Leitungsassistenz

Universität Hamburg

Job Description

Die Exzellenzuniversität Hamburg gehört zu den forschungsstärksten Wissenschafts- und Bildungs­einrichtungen Deutschlands. Durch Forschung und Lehre, Bildung und Wissenstransfer auf höchstem Niveau fördern wir die Entwicklung einer neuen Generation verantwortungs­bewusster Weltbürger:innen, die den globalen Herausforderungen unserer Zeit gewachsen ist. Mit unserem Leitmotiv „Innovating and Cooperating for a Sustainable Future in a Digital Age“ gestalten wir die Zusammenarbeit mit wissenschaftlichen und außerwissen­schaftlichen Partner­institutionen in der Metropolregion Hamburg und weltweit. Wir laden Sie ein, Teil unserer Gemeinschaft zu werden, um gemeinsam mit uns einen nachhaltigen und digitalen Wandel für eine dynamische und pluralistische Gesellschaft zu gestalten.

Leitungsassistenz

Einrichtung: Digital Office
Wertigkeit: EGR. 9A TV-L
Arbeitsbeginn: schnellstmöglich, unbefristet
Bewerbungsschluss: 11.04.2025
Arbeitsumfang: Teilzeit
Wochenstunden: 50 % der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit


  • klassische Assistenztätigkeiten für den CDO, auch in seiner Funktion als CIO v. a. Terminkoordination und Kalenderpflege, Dokumentenfluss managen (digital und analog), zentrales E-Mail-Postfach pflegen, zentralen Telefonanschluss besetzen
  • Reisemanagement (Buchung, Abrechnung)
  • Veranstaltungen vorbereiten (Raumbuchung, Catering, Betreuung von Gäst:innen und bei auswärtigen Gäst:innen Buchung von Hotel und Anreise)
  • CDO und DO-Team in Verwaltungs- und organisatorischen Angelegenheiten unterstützen, kleinere eigenständige Rechercheaufträge

  • abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltenden Beruf

oder

  • gleichwertige Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen

Bei den letztgenannten Einstellungsvoraussetzungen erfolgt die Prüfung der gleich­wertigen Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen mit der Einstellung.

Erforderliche Fachkenntnisse und persönliche Fähigkeiten

  • IT‑Kenntnisse (MS Office und z. B. SAP, SharePoint, Datenbanken, Onlineplattformen, CMS, Projektmanagementsoftware)
  • Kenntnisse in der Hochschul- und Wissenschaftsorganisation Deutschlands
  • einschlägige Erfahrung im Bereich Leitungsassistenz oder gleichwertige Fähigkeiten
  • ausgeprägte Fähigkeit zur selbständigen Organisation und Verantwortungs­bewusstsein
  • Koordinations- und Teamfähigkeit in kooperativen Arbeitskontexten
  • gute Kommunikationsfähigkeit und sehr gute Ausdrucksfähigkeit im Deutschen und Englischen
  • Flexibilität und Bereitschaft, sich in neue Aufgabengebiete einzuarbeiten
  • Affinität zu Digitalisierungsthemen

  • Sichere Vergütung nach Tarif
  • Weiterbildungs­möglichkeiten
  • Betriebliche Altersvorsorge
  • Attraktive Lage
  • Flexible
    Arbeitszeiten
  • Möglichkeiten zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
  • Gesundheitsmanagement, EGYM Wellpass
  • Beschäftigten-Laptop
  • Mobiles Arbeiten
  • Bildungsurlaub
  • 30 Tage Urlaub/Jahr

Die FHH fördert die Gleichstellung von Frauen und Männern. Wir fordern Männer gem. § 7 Abs. 1 des Hamburgischen Gleichstellungsgesetzes (HmbGleiG) daher ausdrücklich auf, sich zu bewerben. Sie werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.

Wir begrüßen ausdrücklich die Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund.

Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte behinderte Menschen haben Vorrang vor gesetzlich nicht bevorrechtigten bewerbenden Personen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung.

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