Job Description
Die Stadt Villingen-Schwenningen mit rund 90.000 Einwohnern ist einer der vielfältigsten und größten Arbeitgeber im Schwarzwald-Baar-Kreis. Mit 1.900 Beschäftigten decken wir unterschiedlichste öffentliche Aufgaben ab - von der Verwaltung über soziale und kulturelle bis hin zu technischen Themen. Für diese Vielfalt suchen wir engagierte Fachkräfte, die gemeinsam mit uns die Zukunft unserer Stadt gestalten möchten.
Für unser Team suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine
Abteilungsleitung Verwaltung (m/w/d)
Grünflächen- und Tiefbauamt, Abteilung Verwaltung, Stadtbezirk Schwenningen, unbefristet, Vollzeit, EG 12 TVöD
Sie möchten eine zentrale Verwaltungsabteilung leiten und gestalten?
Mit Erfahrung in Verwaltung, Haushaltssteuerung oder Vergabeprozessen übernehmen Sie Verantwortung für eine zentrale Schnittstelle zwischen technischer Verwaltung und städtischer Organisation.
Übernehmen Sie eine Schlüsselrolle und steuern Sie die zentralen Verwaltungsprozesse, das Finanzcontrolling und die personalbezogenen Angelegenheiten des Amts - für eine effiziente und zukunftsorientierte Verwaltung.
Mit Erfahrung in Verwaltung, Haushaltssteuerung oder Vergabeprozessen gestalten Sie eine zentrale Schnittstelle zwischen technischer Verwaltung und städtischer Organisation. Sie verantworten die organisatorische und personelle Leitung der Abteilung, koordinieren innerbetriebliche Abläufe (z. B. Vertretungsregelungen, Urlaubsplanung) und treffen Entscheidungen in personellen Angelegenheiten. Zudem steuern und überwachen Sie die zentralen Verwaltungsprozesse der Abteilung, darunter Haushalts-, Auftrags- und Rechnungswesen, Vergabewesen, Gebühren- und Beitragsrecht, Controlling in laufenden Projekten, Fördermanagement sowie die Erstellung und den Vollzug des Teilhaushalts GuT und des Wirtschaftsplans für SEVS und AZV.
- Führung und Steuerung der Abteilung Verwaltung: Sie leiten ein Team mit rund 10 Mitarbeitenden und sorgen für reibungslose Abläufe in den Bereichen Organisation, Personal und Finanzen
- Strategische Steuerung und Weiterentwicklung der Verwaltungsabläufe: Sie analysieren bestehende Prozesse, identifizieren Optimierungspotenziale und setzen Maßnahmen zur Effizienzsteigerung um
- Zentrale Ansprechperson für Personalfragen des Amts: Sie steuern und koordinieren alle personalbezogenen Prozesse des Grünflächen- und Tiefbauamts, darunter Stellenbeschreibungen, Einstellungen, Zulagen, Befristungen und Wiederbesetzungen. Zudem sorgen Sie für eine enge Abstimmung mit der Personalverwaltung und unterstützen die Amtsleitung bei strategischen Personalentscheidungen
- Weiterentwicklung und Optimierung des Controlling-Systems: Sie koordinieren die kaufmännische Steuerung der Bau- und Infrastrukturprojekte des Amts, stellen die fristgerechte Zuarbeit der Projektleiter sicher und überwachen gemeinsam mit dem Baustellen-Investitionscontrolling die Budgeteinhaltung. Zudem erstellen Sie Berichte für die Amtsleitung und die Verwaltungsspitze, um fundierte Entscheidungen zu ermöglichen
- Abgeschlossenes Studium im Bereich Public Management, Verwaltungswissenschaften oder eine vergleichbare Qualifikation (z. B. Verwaltungsfachwirt/-in
- Fundierte Kenntnisse in den Bereichen Haushaltsrecht, Vergaberecht (VOB, VOL, HOAI, VgV), Eigenbetriebsrecht sowie Beitrags- und Gebührenrecht
- Erfahrung in der Führung von Mitarbeitenden sowie in der Organisation und Steuerung komplexer Verwaltungsprozesse
- Hohes Maß an Eigeninitiative, Durchsetzungsvermögen und Verantwortungsbewusstsein
- Ausgeprägte Kommunikations- und Verhandlungsfähigkeit, insbesondere im Umgang mit politischen Gremien und externen Partnern
- Sehr gute Kenntnisse in den MS-Office Anwendungen sowie Offenheit für neue Tools und Methoden
- Gewissenhafte und selbstständige Arbeitsweise
- Villingen-Schwenningen mitgestalten und entscheidend weiterentwickeln
- Mitarbeit in einem Team mit starkem Zusammenhalt
- Zu jeder Zeit Ihr Fachwissen durch Weiterbildungen stärken
- Einsatz moderner Arbeitsmittel
- Zukunftssichere Beschäftigung
- Im öffentlichen Dienst übliche Leistungen, wie z.B. Zusatzversorgung und leistungsorientierte Bezahlung
- Radleasing im Rahmen der Entgeltumwandlung
- 25 € Arbeitgeberzuschuss zum 'Move-Deutschland-Ticket Job'
- Betriebliches Gesundheitsmanagement und Firmenfitness in Kooperation mit Hansefit
- Attraktiver Arbeitsplatz und sehr gute Rahmenbedingungen zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie sowie für eine ausgeglichene 'Work-Life-Balance'
- Unterstützung bei der Kinderbetreuung in Kindertagesstätten