Job Description
Die Fraunhofer-Gesellschaft betreibt in Deutschland derzeit 76 Institute und Forschungseinrichtungen und ist eine der führenden Organisationen für anwendungsorientierte Forschung. Rund 32 000 Mitarbeitende erarbeiten das jährliche Forschungsvolumen von 3,4 Milliarden Euro.
Die Geschäftsstelle »Senat« ist als Stabsstelle in der Fraunhofer-Zentrale angesiedelt. Aufgaben dieser Geschäftsstelle sind das Management, die Beratung sowie die inhaltliche und organisatorische Koordination aller Sitzungen des Senats der Fraunhofer-Gesellschaft und seiner Ausschüsse. Der Senat fungiert als Überwachungs- und Beratungsorgan gegenüber dem Vorstand der Fraunhofer-Gesellschaft. Unter anderem bestellt er den/die Präsident*in sowie die weiteren Vorstandsmitglieder, beschließt den Wirtschaftsplan, einschließlich der Finanzplanung, und muss der Festlegung der Grundzüge der Wissenschafts- und Forschungsstrategie sowie der Forschungs- und Ausbauplanung zustimmen. Darüber hinaus befasst sich der Senat mit Errichtungen, Wandlungen oder Auflösungen von Einrichtungen der Fraunhofer-Gesellschaft.
- Organisatorische Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Sondersitzungen und Ausschüssen des Senats, inklusive Terminkoordinierung, Gästebetreuung, Bewirtungsorganisation, unterstützender Begleitung des Eventmanagements sowie Abstimmung und Koordination mit anderen Abteilungen
- Zuarbeit in der Vorbereitung und Formatierung von Unterlagen (bspw. Präsentationen) sowie in der Erstellung von Protokollvorlagen oder bei Recherchen
- Aufsetzung und Bearbeitung von Beschaffungsprozessen (insbesondere Büromaterial und Bewirtung)
- Bearbeitung eingehender Anträge zu Reisekostenerstattung von Senatsmitgliedern
- Regelmäßige und anlassbezogene Erstellung und Aktualisierung von (Mitglieder-)Listen
- Administrative Unterstützung beim allgemeinen Office-Management und der Entwicklung von Prozessoptimierungen der Geschäftsstelle
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Zusatzqualifikationen wie bspw. Verwaltungsfachwirt*in oder einer Weiterbildung im Bereich Management-Assistenz
- Idealerweise mehrjährige Erfahrung in einer administrativen oder assistierenden Rolle, möglichst in der Gremienbetreuung oder Verwaltung
- Routine in allen Microsoft-Office-Programmen, idealerweise auch in SAP
- Sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift, insbesondere in Deutsch, idealerweise auch in Englisch
- Ausgeprägtes Organisationstalent, eine schnelle Auffassungsgabe und Hands-on-Mentalität
- Lösungsorientierte und genaue Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, diskret, effektiv und diplomatisch mit verschiedenen Hierarchieebenen und unterschiedlichen Persönlichkeiten zu interagieren
- Eine spannende Aufgabe in der Unterstützung des hochkarätig besetzten Senats der Fraunhofer-Gesellschaft – Europas führenden Organisation für anwendungsorientierte Forschung und als zentraler Partner der Wirtschaft, Wissenschaft und Politik
- Angenehme Arbeitsatmosphäre in einem kollegialen Team sowie ein offenes und kommunikatives Arbeitsklima
- Einen sicheren Arbeitsplatz mit 30 Urlaubstagen und einer attraktiven betrieblichen Altersvorsorge (VBL)
- Zuschuss zum Deutschland-Ticket Jobticket
- Die Möglichkeit des mobilen Arbeitens – bis zu 60 % Ihrer Arbeitszeit
- Strukturierte Einarbeitung sowie vielfältige Weiterbildungs- und Qualifizierungsmöglichkeiten
- Corporate Benefits: Vergünstigte Angebote namhafter Hersteller und Marken