Persönliche Referentin / Persönlicher Referent (w/m/d) des Präsidenten des KIT

Job Description

Als „Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft“ schafft und ver­mittelt das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Wissen für Gesellschaft und Umwelt. Ziel ist es, zu den globalen Herausforderungen maßgebliche Beiträge in den Feldern Energie, Mobilität und Information zu leisten. Daran arbeiten am KIT rund 10.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einer breiten disziplinären Basis in Forschung, Lehre und Innovation zusammen.

Wir suchen für unser Präsidium zum nächst­möglichen Zeitpunkt befristet auf 2 Jahre eine/einen

Persönliche Referentin / Persönlichen Referenten (w/m/d)
des Präsidenten des KIT

Vollzeit

In dieser verantwortungsvollen Position unterstützen Sie zusammen mit dem Sekretariat den Präsidenten aktiv bei der Umsetzung seiner vielseitigen Aufgaben. Ihr Schwerpunkt liegt auf der selbstständigen koordinativen und inhaltlichen Unter­stützung eines breiten Spektrums an Themen aus seinem Verantwortungs­bereich:

• Organisation, Koordination und Steuerung: Sie managen den reibungslosen Ablauf des operativen Tagesgeschäftes. Dabei treiben Sie vielfältige Themen und Prozesse mit Sorgfalt und Eigeninitiative voran, während Sie den Überblick über deren Fortschritt selbstständig behalten. Hierbei gewährleisten Sie eine reibungslose Organisation der Abläufe, verteilen gezielt Informationen und fördern eine effektive Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und Teams – insbesondere an Schnittstellen. Aus Sitzungen und Gesprächen filtern Sie die wesentlichen To-dos heraus und adressieren diese bei den zuständigen An­sprechpartnern.
• Eigenständige Bearbeitung und Nachverfolgung: Sie bereiten die Termine des Präsidenten inhaltlich vor, übernehmen eigenverantwortlich ausgewählte Auf­gaben, etwa im Zusammenhang mit Präsidiumssitzungen, Veranstaltungen oder spezifischen Projekten und begleiten hochschulpolitische Entwicklungen.
• Kommunikation und Gremienarbeit: Sie bereiten ebenfalls Sitzungen des Präsidiums und anderer Gremien inhaltlich vor und nach. Zudem koordinieren Sie die Nachverfolgung der dort beschlossenen Maßnahmen. Der Infor­ma­tions­austausch mit internen und externen Stakeholdern wird durch Ihre voraus­schauende Kommunikation sichergestellt.
• Erstellung von Präsentationen und Entscheidungs­vorlagen: Sie recherchieren eigenständig, entwickeln fundierte Konzeptpapiere und erstellen professionelle Präsentationen sowie entscheidungsreife Vorlagen. Dabei arbeiten Sie eng mit relevanten Beteiligten zusammen, um eine umfassende und präzise Vorbe­reitung zu gewährleisten.

• Akademische Qualifikation: Sie haben ein abgeschlossenes wissen­schaft­liches Hochschulstudium (Master) absolviert und bringen ein ausgeprägtes Interesse an den hauptsächlich natur- und ingenieurwissenschaftlich ausge­richteten Forschungsthemen des KIT und hochschulpolitischen Themen­stellungen mit.
• Berufserfahrung und Kenntnisse: Sie verfügen über eine mindestens drei­jährige Berufserfahrung im Wissenschaftsmanagement, an einer Hochschule, einer Forschungseinrichtung oder im hochschulnahen Umfeld. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie ein sicherer Umgang mit MS Office sowie gängigen IT-Tools runden Ihr Profil ab.
• Fachliche und methodische Kompetenz: Ihre schnelle Auffassungsgabe er­laubt es Ihnen, komplexe Sachverhalte systematisch zu durchdringen und zu analysieren. Ihre konzeptionellen Fähigkeiten und Ihr strategisches Denken setzen Sie gezielt ein, um komplexe Prozesse effizient zu steuern und Priori­täten klar zu definieren.
• Interaktionskompetenz: Sie agieren kooperativ, bauen effektive Schnittstellen zu verschiedenen Akteuren auf und lösen Konflikte souverän und konstruktiv. Mit Ihrer klaren Ausdrucksweise und Überzeugungskraft bereiten Sie Entschei­dungsprozesse professionell vor und präsentieren Ihre Ideen überzeugend.
• Personale Kompetenz: Sie übernehmen Verantwortung, arbeiten eigenständig sowie zielorientiert und behalten auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick. Mit Ausdauer reagieren Sie auf wechselnde Anforderungen und reflektieren Ihre Arbeit kontinuierlich, um nachhaltige Ergebnisse zu erzielen. Ihr klares Rollenbewusstsein ermöglicht es Ihnen, in dieser verantwortungs­vollen Position souverän zu agieren.

Teil bei der einzigen deutschen Exzellenz­universität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervor­ragenden Arbeits­bedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer ziel­gerichteten Einarbeitung sowie breit­gefächerten Weiterqualifizierungs­angeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeits­zeit­modellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeit­angeboten sowie Kinder- und Ferien­betreuungs­angeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat und ein viel­seitiges Angebot in verschiedenen Mensen.

Wir streben eine möglichst gleichmäßige Besetzung der Arbeitsplätze mit Beschäftigten (w/m/d) an und würden uns daher insbesondere über Bewerbungen von Frauen freuen.

Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.

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