Job Description
Wenn du gerne im Team arbeitest, ein Organisationstalent bist und ein Auge fürs Detail mitbringst, dann bist du in unserem Backoffice-Team genau richtig. Da wir stetig wachsen und unsere Prozesse immer vielfältiger werden, suchen wir motivierte Unterstützung vor Ort. Deine Aufgabe ist es, für eine angenehme Arbeitsumgebung am Standort zu sorgen – sei es durch die Bereitstellung von Getränken, Obst oder Arbeitsmaterialien, damit sich unsere Kolleg:innen voll und ganz auf ihre Arbeit konzentrieren können. Wir freuen uns auf dich!
*Wir bei inovex mögen Vielfalt und Individualität. Deshalb freuen wir uns, wenn du unser Team noch bunter machst.
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Als Office Manager:in an unserem Standort Karlsruhe Park Plaza sorgst du dafür, dass im Büroalltag alles reibungslos läuft und deine Kolleg:innen sich auf ihre Arbeit konzentrieren können.
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Du betreust den Empfangsbereich unseres Offices und bist damit die erste Ansprechperson für Besucher:innen. Wichtige organisatorische Abläufe (z.B. Besucherlisten, Park- und Chipkarten) hast du dabei immer im Blick. Zudem beantwortest du alle Anfragen, die per Mail oder Telefon eingehen und stellst sicher, dass alle Informationen dort ankommen, wo sie gebraucht werden.
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Du schaffst eine angenehme Arbeitsatmosphäre, indem du Besprechungs- und Gemeinschaftsräume in Schuss hältst und dafür sorgst, dass sich alle wohlfühlen.
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Im Bereich Facility Management koordinierst du Dienstleister wie z. B. Reinigungspersonal, handwerkliches Fachpersonal oder die Hausverwaltung, behältst die Ausstattung der inovex WG im Blick und kümmerst dich um alles, was den Standort am Laufen hält.
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Zu deinen weiteren administrativen Aufgaben gehören ebenfalls die Organisation des Postein- und -ausgangs sowie die Verwaltung von Bestellungen – von Büromaterial bis hin zu Snacks und Hygieneartikeln. Außerdem unterstützt du bei administrativen Themen im Fuhrpark und hilfst deinem Team bedarfsweise bei der Bearbeitung unseres Ticketsystems.
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Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und bereits mehr als ein Jahr Erfahrung im Office Management oder einem ähnlichen Bereich gesammelt.
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Als Organisationstalent behältst du immer den Überblick, packst gerne mit an und bringst frische Ideen ins Team.
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Administrative Aufgaben meisterst du mit Leichtigkeit und bist versiert im Umgang mit digitalen Tools und Software.
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Sehr gute Deutschkenntnisse sind Voraussetzung (mind. Level C1), gute Englischkenntnisse runden dein Profil ab.
- inovex Culture: Kommunikation auf Augenhöhe, flache Hierarchien, Arbeiten in selbstorganisierten und agilen Teams, Vertrauen und Offenheit, starker Zusammenhalt
- Level Up: Weiterbildungsbudget, eigene inovex Academy, Onboarding- und Mentoring-Programm, enger Austausch mit der Community
- Balance: Flexibles und mobiles Arbeiten, keine Kernarbeitszeiten, Workation, 30 Tage Urlaub
- Familienfreundlichkeit: Flexibles Arbeitszeitmodell, Zuschuss zur Kinderbetreuung, Überstunden nur im Ausnahmefall
- Individualität: Betriebliche Altersvorsorge, E-Gym Wellpass, inovex Sportgruppen/ Sport-Community
- Mobilität: JobRad, Firmenwagen-Leasing