Job Description
Die Edgar Schall GmbH ist ein mittelständisches Unternehmen, das sich auf den Vertrieb von Industrieschmierstoffen und Industrieklebstoffen führender Marken spezialisiert hat. Seit 1998 beraten wir über 3 000 Industriekunden in unterschiedlichsten Branchen und stehen für Qualität, Innovation und exzellenten Service. Als Castrol Ambassador und DELO-Premium-Vertriebspartner bieten wir höchste Standards in unserem Bereich.
Unser Erfolgsgeheimnis? Ein starkes Team und ein wertschätzendes Miteinander! Wir glauben an flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und die Freude am gemeinsamen Erfolg.
Teamassistenz / Office Manager (m/w/d)
Offenbach an der Queich (Großraum Karlsruhe) | Teilzeit (25 Std./Woche) | Ab sofort
Du bist ein echtes Organisationstalent?
Dann bist du bei uns genau richtig! In dieser vielseitigen Rolle sorgst du mit deiner strukturierten Arbeitsweise, deinem Kommunikationstalent und deiner Hands-on-Mentalität für einen reibungslosen Büroalltag.
Als zentrale Anlaufstelle im Unternehmen hältst du den Betrieb am Laufen und sorgst für eine gut organisierte Arbeitsumgebung.
- Telefonzentrale & Verwaltung der Telefonanlage: Du bist für die Telefonzentrale sowie die Verwaltung der Telefonanlage verantwortlich. Dabei bearbeitest du eingehende Anfragen und leitest sie an die zuständigen Ansprechpartner:innen weiter. Zudem kümmerst du dich um die Verwaltung der Telefonanlage, indem du Störungsmeldungen bearbeitest, neue Benutzer:innen anlegst und Auswertungen durchführst.
- Standort- & Dienstleistungsmanagement: Du stellst einen gepflegten und reibungslosen Büroalltag sicher. Dabei koordinierst du Reinigungsdienste, Handwerker:innen sowie externe Dienstleister:innen aus den Bereichen IT, Versicherungen und Technik.
- Ansprechperson für das Team: Du unterstützt Kolleg:innen bei organisatorischen Fragen und hältst das Büro in Schwung.
- Fuhrparkmanagement: Du übernimmst die organisatorische Betreuung unserer Firmenfahrzeuge – von der Bestellung über die Terminüberwachung für Wartung und Reparaturen bis zur Fahrzeugübergabe und -abnahme.
- Meetings, Besucherbetreuung & Firmenevents: Du organisierst Räume für interne Meetings sowie Hotelbuchungen und Verpflegung für Gäste. Außerdem koordinierst du Firmenevents (z. B. Weihnachtsfeiern, Sommerfeste) in Zusammenarbeit mit einer Kollegin und externen Dienstleister:innen.
- Postmanagement: Du nimmst die Post entgegen, verteilst bzw. frankierst diese und behältst den Überblick.
- Erste Berufserfahrung: Idealerweise hast du bereits Erfahrung als Teamassistenz, Office Manager (m/w/d) oder im Empfangs- bzw. Kundenservicebereich gesammelt.
- Organisationstalent & strukturierte Arbeitsweise: Du hast Freude am Organisieren und behältst stets den Überblick.
- Technisches Verständnis & IT-Affinität: Der Umgang mit MS Office, Telefonanlagen sowie ERP- und CRM-Systemen ist für dich selbstverständlich.
- Zuverlässigkeit & Eigeninitiative: Du erkennst, wann und wo es etwas zu tun gibt, und handelst proaktiv.
- Hands-on-Mentalität & Teamgeist: Du findest pragmatische Lösungen und arbeitest gerne mit Menschen zusammen.
- Resilienz & Verantwortungsbewusstsein: Auch bei hohem Arbeitsaufkommen bleibst du souverän, arbeitest eigenverantwortlich und triffst selbständig Entscheidungen.
- Ausbildung & kaufmännisches Wissen: Ein kaufmännischer Ausbildungsabschluss ist von Vorteil, jedoch keine Voraussetzung.
- Sichere Zukunft: Unbefristeter Arbeitsvertrag in einem wachstumsstarken Unternehmen
- Flexibilität & Work-Life-Balance: Flexible Arbeitszeiten in Teilzeit (25 Std./Woche) und 30 Tage Urlaub
- Weiterentwicklung: Strukturiertes Onboarding sowie regelmäßige Schulungen und Trainings
- Moderne Arbeitskultur: Flache Hierarchien, direkte Kommunikation und ein wertschätzendes Team
- Gesundheit & Mobilität: Fahrradleasing, kostenlose Getränke und ergonomische Arbeitsplätze
- Teamevents & Gemeinschaft: Regelmäßige Firmenevents & Team-Aktivitäten
- Umzugsunterstützung: Finanzielle Unterstützung beim Umzug in die Region