Job Description
Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (MPG) ist eine von Bund und Ländern finanzierte Selbstverwaltungs organisation der Wissenschaft. Sie betreibt in gegenwärtig 84 Instituten und Forschungs stellen im In- und Ausland Grundlagen forschung auf natur- und geistes wissenschaftlichen Gebieten und ist damit eine der international führenden Forschungs einrichtungen mit zahlreichen Nobelpreis träger*innen in ihren Reihen. Werden Sie Teil von Deutschlands renommiertester Forschungsorganisation Die Generalverwaltung der MPG sucht für ihre Abteilung Institute zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Teilzeit für 29,25 Stunden pro Woche eine*n Kaufmann*frau Büromanagement für das Büro der Vizepräsident*innen (Teilzeit 75 %) Kennziffer 34/25 In dieser Funktion unterstützen Sie die Vizepräsident*innen und deren Referent*innen bei der Wahrnehmung ihrer vielfältigen Aufgaben gemeinsam mit zwei weiteren Kolleg*innen im Bereich Sachbearbeitung und Teamassistenz und übernehmen dabei alle Aufgaben, die zu einem modernen Büromanagement gehören. Ihre Aufgaben werden sein Sie sind auf administrativer Ebene verantwortlich für die Durchführung von internationalen wissenschaftlichen Begutachtungen und sind in Abstimmung mit den Referent*innen für die Betreuung und Koordination von Programmen zuständig. Sie koordinieren und betreuen das Max-Planck-Fellow-Programm in Zusammenarbeit mit den involvierten Fachabteilungen und in Abstimmung mit den zuständigen Vizepräsident*innen; Sie sind verantwortlich für die jährliche Ausschreibung und das Monitoring der Begutachtung der eingegangenen Anträge. Sie sind zuständig für die Verlängerungs anträge sowie Ansprechpartner*in für allgemeine Anfragen zum Programm. Sie bereiten Besprechungen, Tagungen, Kommissions sitzungen und Veranstaltungen der Vizepräsident*innen organisatorisch vor und erarbeiten in Abstimmung mit den Referent*innen auch redaktionelle Beiträge. Sie sind verantwortlich für die Dokumentation von Besprechungs ergebnissen und für das Monitoring sämtlicher relevanter Prozesse und Fristen in der Zuständigkeit des VP-Büros. Sie entwickeln Vorschläge zur Optimierung der (digitalen) Büro- und Prozess abläufe im VP-Büro gemeinsam mit Ihren Kolleg*innen. Sie erledigen selbstständig und eigenverantwortlich eingehende Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache. Sie sind mitverantwortlich für die Terminkoordination und die Reiseplanung von Vizepräsident*innen, Referent*innen und von den VPs bestellten Expert*innen. Was Sie mitbringen Abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann*frau Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation Erste Berufserfahrung in einer vergleichbaren Tätigkeit im wissenschaftlichen Umfeld oder im Bildungsbereich ist wünschenswert, gerne aber auch als Einstiegsposition nach Ausbildungs abschluss Sehr gute Microsoft-Office-Kenntnisse Organisatorische Stärken und kommunikative Kompetenzen Selbstständigkeit und Fähigkeit zum Priorisieren Diskretion Sehr gute Deutsch- als auch sehr gute Englischkenntnisse (B1- bis B2-Niveau) Das bieten wir Ihnen Im Rahmen eines unbefristeten Arbeitsverhältnisses bieten wir Ihnen je nach Qualifikation und Berufserfahrung eine Bezahlung bis Entgeltgruppe 9a (Bund) sowie verschiedene Sozialleistungen. Unverbindliche Informationen zum Gehalt finden Sie in der Entgel ttabelle des öffentlichen Dienstes (TVöD Bund). Ihr Arbeitsplatz liegt in der Stadtmitte Münchens und ist gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen. In der Nähe des Dienstgebäudes sind Betreuungs möglichkeiten für Kinder im Alter von 6 Monaten bis 3 Jahren vorhanden. Was Sie von uns erwarten können Wir unterstützen Sie bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeit modelle Wir fördern Ihre persönliche Entwicklung durch vielfältige individuelle Weiterbildungs maßnahmen und bieten Ihnen ein umfangreiches Angebot zur Gesundheits förderung sowie eine betriebliche Altersvorsorge Wir bieten vergünstigte Jobtickets zur Nutzung des öffentlichen Personen nahverkehrs Daneben werden die üblichen Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes (Bund) gewährt Wir bieten die Möglichkeit des mobilen Arbeitens Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht. Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir freuen uns über Bewerber*innen jeglichen Hintergrunds. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre vollständige Online-Bewerbung (Kennziffer 34/25) . Bewerbungsfrist: 30. März 2025 Jetzt bewerben MAX-PLANCK-GESELLSCHAFT zur Förderung der Wissenschaften e. V. Generalverwaltung München Abteilung Personal und Personalrecht www.mpg.de
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