Verwaltungsmitarbeiterin oder Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) für Assistenz- und Servicebürotätigkeiten

Job Description

Oberbayern mitgestalten

Wir sind eine moderne, leistungsfähige und zukunftsorientierte Behörde in München mit über 2.000 Beschäftigten und verschie­denen Stand­orten in Oberbayern. Als Ansprech­partner für Bürgerinnen und Bürger, Kommunen, Behörden und Verbände tragen wir in einem viel­fältigen Auf­gabenspektrum zum Wohl der Allge­meinheit und des Einzelnen in Oberbayern bei. Verant­wortungs­bewusst sorgen wir für einen gerechten Aus­gleich zwi­schen den unter­schiedlichen öffent­lichen und priva­ten Interessen.

Für unser Sachgebiet Z1 – Organisation suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine oder einen

Verwaltungsmitarbeiterin oder Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) für Assistenz- und Servicebürotätigkeiten
für den Standort in München

Die Regierung von Oberbayern wird im Rahmen der Heimatstrategie der Bayerischen Staats­regierung bis 31.12.2030 teilweise nach Ingol­stadt und Rosenheim verlagert. Dement­sprechend werden an den Dienst­stellen in Ingol­stadt und Rosenheim auch Service­einheiten des Sachgebiets Z1 vor Ort angesiedelt.

Da die Verlagerung sukzessive erfolgt, ist zunächst ein Einsatz in München vorgesehen, da die zu betreuenden Einheiten in München angesiedelt sind.

Die Servicebüros der Regierung von Oberbayern unterstützen die einzelnen Fachbereiche der Regierung von Oberbayern bei den organisatorischen Abläufen. Das Servicebüro 1A unterstützt den Bereich 1A – Sicherheit, Kommunales und Soziales mit den Themenbereichen wie Sicherheit und Ordnung, Personelles Statusrecht, Kommunale Angelegenheiten, Stiftungen, Kommunales Finanzwesen sowie Soziales und Jugend.

• Dateneingabe in verschiedenen Programmen, Buchung von Kostenrechnungen und Auszah­lungen
• Verteilung des täglichen Postein- und -ausgangs
• Vertretung des Vorzimmers der Bereichsleitung (u. a. Erledigung der klassischen Vorzimmeraufgaben, allgemeine Sekretariatsaufgaben und Schriftverkehr, Abwicklung des Besucher- und Parteiverkehrs und Terminmanagement für die Bereichsleitung, Erfassung und Über­wachung von Krank- und Gesund­meldungen, Vorbereiten von Veranstaltungen und Terminen)
• EDV-mäßige Erfassung der eingehenden Dienstpost
• Registraturarbeiten, d. h. Verwaltung und Pflege des Aktenguts, Aktennutzung und ‑pflege, Ablage sowie Aussonderung von Akten, in Papier- oder digitaler Form in der E-Akte
• Bestellung und Verteilung von Arbeitsmaterial
• Allgemeine Servicetätigkeiten (Ablage, Kopien erstellen usw.)
• Telefondienst

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen Beruf (z. B. Kauffrau oder Kaufmann [m/w/d] für Bürokommunikation oder Büromanagement)
• Planungs- und Organisations­fähigkeit, Teamorientierung
• Soziale Kompetenz, insbesondere Team- und Konfliktfähigkeit
• Sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Produkte
• Sehr gute Rechtschreibkenntnisse
• Selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise
• Flexibilität, Einsatzbereitschaft und Zuverlässigkeit
• Körperliche Belastbarkeit

Darüber hinaus wünschen wir uns:

• Bereitschaft zur Einarbeitung in individuelle Anwenderprogramme (z. B. IHV, ZEUS, Fabasoft eGov-Suite)

• Für Bewerberinnen und Bewerber (m/w/d) als Tarifbeschäftigte besteht die Möglichkeit einer Eingruppierung in die Entgeltgruppe 5 TV-L; nähere Informationen finden Sie z. B. unter oeffentlicher-dienst.info
• Einen unbefristeten, interessanten und abwechslungsreichen Arbeitsplatz
• Alle unsere Standorte verfügen über eine sehr gute Verkehrsanbindung

Darauf dürfen Sie sich freuen:

• Wertschätzenden Umgang zwischen Führungskräften sowie allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern
• Flexible Arbeitszeitmodelle; im Rahmen der Vertretung des Vor­zimmers ist die Anwesenheit in der Dienststelle von Montag bis Donnerstag von 08:00 Uhr bis 16:30 Uhr und freitags bis 13:00 Uhr erwünscht
• Hauseigene Kinderkrippe
• Attraktive Sozialleistungen, wie zum Beispiel eine betrieb­liche Altersvorsorge, ver­mögens­wirksame Leistungen, gegebenenfalls Ballungs­raumzulage für den Verdichtungs­raum München
• JobBike Bayern
• Kooperationsvereinbarung mit Anbieter für Sport­möglichkeiten für eine vergünstigte Mitgliedschaft („Fitness-Flatrate“)
• Fortbildungsmöglichkeiten
• Einen krisensicheren Arbeitsplatz

Die Stelle ist grundsätzlich teilzeitfähig, sofern die Wahrnehmung der Auf­gaben in Vollzeit gesichert ist. Sollte die Position im Jobsharing ausgeübt werden, muss im Vertretungsfall die Arbeitszeit ggf. auch auf die Nachmittage gelegt werden.

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