Job Description
Die Hans und Ria Messer Stiftung ist eine gemeinnützige Stiftung mit Geschäftsstelle in Bad Soden/Ts. Neben der Wissenschaftsförderung und den zahlreichen Kontakten zum universitären Umfeld, gehört vor allem die Bildungsarbeit mit eigenem Stipendiaten*innen – Netzwerk zu ihren Handlungsfeldern. Ihr soziale Engagement erstreckt sich auf die Wohlfahrtsförderung und Förderung mildtätiger Projekte erkrankter Mitmenschen.
Assistenz Stiftungsadministration in Teilzeit (20-24 Wochenstunden) zum nächstmöglichen Zeitpunkt für unsere Geschäftsstelle im Bereich Verwaltung/Sekretariat/Büroorganisation (m/w/d)
Sie unterstützen bei uns
als Assistenz im Bereich der Geschäftsstelle der Stiftung unsere Geschäftsleitung bei allen Anforderungen im Organisationsalltag (Administration, Förderungen, Finanzen).
Dazu gehört das Führen des Tagesgeschäfts des Sekretariats, inklusive Korrespondenz, Termin- und Reiseplanung, Bearbeitung von Rechnungen sowie Büroorganisation, so vor allem
- die administrative Unterstützung: Verwaltung und Pflege interner Datenbanken, die Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs sowie die Bearbeitung von E-Mails und Telefonanfragen.
- die Unterstützung beim Fördermanagement: das Erfassen von Anträgen, das Ausfertigen von Förderzusagen und die Überwachung der dazugehörigen Berichtspflichten und Zahlungsanweisungen als Schnittstelle zur Buchhaltung.
- das Führen und die Pflege von Registern.
- die Unterstützung bei der Pflege der Internetseite, der Erstellung von Präsentationen und bei der Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen und Veranstaltungen.
Sie bringen mit
- eine Ausbildung zur Kauffrau / Kaufmann für Bürokommunikation oder vergleichbare Qualifikation / Ausbildung, gern aus dem Verwaltungsbereich.
- ausgeprägte Diskretion und Loyalität, Empathie und Kommunikationsstärke.
- eine eigenständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise.
- sehr gute MS-Office Kenntnissen (Word, Excel, Outlook).
- eine verantwortungsvolle, abwechslungsreiche und sinnstiftende Tätigkeit bei einer bedeutenden deutschen Forschungs- und Bildungs- und Sozialstiftung.
- eine positive Arbeitsatmosphäre, geprägt von Wertschätzung und Teamgeist.
- 30 Tage Urlaub (bei Vollzeit/Teilzeit entsprechend), flexible Arbeitszeiten, Fortbildungsbudget.
- ein kostenfreies ÖPNV-Ticket / Job-Ticket.
- Kantinennutzung.
- Parkplatzmöglichkeiten.
- einen gut erreichbaren Arbeitsort mit dem Auto oder öffentlichen Verkehrsmitteln (S-Bahn-Anschluss direkt vor der Tür).