Job Description
Als „Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft“ schafft und vermittelt das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Wissen für Gesellschaft und Umwelt. Ziel ist es, zu den globalen Herausforderungen maßgebliche Beiträge in den Feldern Energie, Mobilität und Information zu leisten. Daran arbeiten am KIT rund 9.800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einer breiten disziplinären Basis in Forschung, Lehre und Innovation zusammen.
Wir suchen für die Dienstleistungseinheit Personalservice (PSE) zum 01.05.2025 befristet auf 2 Jahre mehrere
Sachbearbeiterinnen / Sachbearbeiter (w/m/d) Reisekostenstelle
- Komplexe Auslandsdienstreisen: Bearbeitung von Auslandsdienstreisen mit komplexen Wirtschaftlichkeitsberechnungen und Abrechnung von Auslandsdienstreisen. Sie legen erstattungsfähige Reisekosten unter Abwägung, Prüfung und Berücksichtigung der Vielzahl der Regelungen und Vorschriften fest. Sie bearbeiten komplizierte Abrechnungen bei verschiedenen Ländern in einer Dienstreise bzw. mehreren zusammenhängenden Dienstreisen. Sie arbeiten mit dem Reisebüro bei Buchungen zusammen und prüfen Vorschüsse.
- Reisestornierungen: Sie beachten, dass alle Beförderungsmittel und Unterkünfte rechtzeitig storniert werden.
- Beratung: Sie unterstützen die Reisenden ausführlich hinsichtlich der vielfältigen nationalen und internationalen Bestimmungen im Reisekostenrecht, der zu beachtenden Sonderregelungen je Reiseland und stellen sicher, dass notwendige VISA im Zusammenhang mit Flugbuchungen vorliegen.
- Dienstreiseabrechnungen: Sie prüfen und geben Dienstreiseabrechnungen frei.
- Ausbildung: Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung z. B. als Kauffrau / Kaufmann (w/m/d) für Büromanagement mit langjähriger Berufserfahrung mit.
- Kenntnisse: Sie sind vertraut mit den gängigen MS Office-Programmen, verfügen über gute Englischkenntnisse und haben idealerweise bereits Erfahrung im Landesreisekostengesetz BW.
- Kompetenzen: Sie arbeiten strukturiert, zuverlässig, haben Freude an komplexeren Vorgängen und können sich gut organisieren. Sie arbeiten gerne in einem internationalen Umfeld, sind serviceorientiert und der Kontakt zu Kunden bereitet Ihnen Freude.
Teil bei der einzigen deutschen Exzellenzuniversität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervorragenden Arbeitsbedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer zielgerichteten Einarbeitung sowie breitgefächerten Weiterqualifizierungsangeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeitmodellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeitangeboten sowie Kinder- und Ferienbetreuungsangeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat und ein vielseitiges Angebot in verschiedenen Mensen.
Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.
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