Job Description
Das Max-Planck-Institut für Meteorologie in Hamburg zählt zu den führenden Forschungsinstituten auf dem Gebiet der Erdsystemforschung. Das Institut mit derzeit rd. 230 Beschäftigten besteht aus drei wissenschaftlichen Abteilungen und Serviceeinrichtungen. Hier können Sie sich einen Eindruck von unserem Campus verschaffen.
DIE STELLE
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir Sie als
Assistent*in der Lise‑Meitner-Forschungsgruppe
(S-0014 | WMD | Vollzeit, befristet auf 2 Jahre)
Sie übernehmen die Sekretariatsaufgaben für eine neu gegründete Forschungsgruppe und unterstützen gleichzeitig das Sekretariat einer Abteilungsdirektorin. Sie arbeiten selbständig und eigenverantwortlich und übernehmen zentrale kaufmännische, organisatorische und administrative Aufgaben für die Forschungsgruppe.
Die Stelle umfasst folgende Aufgaben:
- Sie organisieren und koordinieren das Tagesgeschäft, inklusive des Terminmanagements, der Reisebuchungen, der proaktiven Bearbeitung des Posteingangs sowie der Organisation von Meetings und Protokollerstellung
- Darüber hinaus fungieren Sie als Kommunikationsschnittstelle zu internen und externen Gesprächspartnern
- Sie unterstützen bei der Organisation und Koordination strategischer Initiativen und Projekte und koordinieren die Zusammenarbeit mit den relevanten Schnittstellen
- Weiterhin übernehmen Sie Sonderaufgaben und arbeiten eigenständig zur Entlastung der Gruppenleiterin sowie der Direktorenebene
- Sie übernehmen die Planung und Buchung von Dienstreisen – Themen wie Hotelbuchungen, Bahntickets und Flugreisen sind bei Ihnen gut aufgehoben
- Darüber hinaus fungieren Sie als Ansprechpartner*in rund um das Thema Reisekostenabrechnungen und Buchhaltung
- Sie haben eine kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau*mann für Büromanagement, eine Ausbildung als Sekretär*in, Fremdsprachen‑/Europasekretär*in oder im Office‑Management oder ein betriebswissenschaftliches Studium
- Sie verfügen über mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion
- Sie sind es gewohnt, strukturiert, selbständig und proaktiv zu arbeiten
- Ihre Persönlichkeit ist geprägt von Verlässlichkeit, Engagement und Organisationsstärke; Loyalität und großes Interesse an einem vielfältigen Aufgabengebiet zeichnen Sie aus
- Office‑Programme sind Voraussetzung für diese Position
- Exzellente Deutschkenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift runden Ihr Profil ab
- Wir bieten eine auf zwei Jahre befristete Stelle mit einer vielseitigen und anspruchsvollen Tätigkeit im Umfeld interdisziplinärer Forschung, familienfreundliche Arbeitszeitmodelle, umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten und flache Hierarchien. Eine Verlängerung der Stelle ist in Aussicht
- Die Eingruppierung erfolgt gemäß den tarifrechtlichen Bestimmungen und Qualifikation in E 9a TVöD Bund; zusätzlich gewähren wir eine Altersversorgung in Anlehnung an den öffentlichen Dienst (VBL)
- Das Max-Planck-Institut ist zentral und verkehrsgünstig gelegen. Wir bieten einen attraktiven Zuschuss zum Deutschlandticket
- Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht. Außerdem strebt die Max‑Planck-Gesellschaft nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrunds
- Wir fördern die Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch gleitende Arbeitszeit, Home‑Office und die Unterstützung bei der Vermittlung von Betreuungsmöglichkeiten