Job Description
Seit 1921 übernehmen wir nach dem Motto „Bildung für alle!“ die kommunale Aufgabe öffentlicher Weiterbildung. Aktuell führen wir mit über 70 festangestellten Mitarbeitenden sowie 600 freiberufl ich Lehrenden pro Jahr rund 120.000 Unterrichtsstunden bei 35.000 Teilnahmen durch. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab sofort eine/n
Fachbereichsassist*in (w/m/d) mit Schwerpunkt Schulabschlüsse und Programmbereich
(Voll- oder Teilzeit)
Sie unterstützen den täglichen Ablauf des umfangreichen und vielfältigen Fachbereichs, Arbeit und Beruf. Hierzu gehören die telefonische, persönliche und schriftliche Bearbeitung von Kundenanfragen, Terminplanung, Veranstaltungsvorbereitung/-evaluation, Protokolle, allgemeiner Schriftverkehr, Bearbeitung von Schriftstücken.
Bereich Schulabschlüsse
- Schriftliche Korrespondenz und telefonische Kommunikation mit Interessent*innen und Teilnehmenden
- Einladungen zu Kursbeginn, Prüfungen und Abschlüssen
- Vorbereitung der Honorarverträge von Lehrkräften
- Gestalten und Aktualisieren von Informationsblättern, Flyern und weiteren Werbemitteln
- Kopierarbeiten und Vorbereitung von Handouts und Unterlagen
- Bearbeiten der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen/Entschuldigungen der Teilnehmenden und Weiterleitung an den Kosten- träger
- Materialbeschaffung und –bereitstellung, Kontrolle von Lieferscheinen und Rechnungen
- Allgemeine Schreibarbeiten, Serienbriefe, Postbearbeitung
Programmbereich
- Assistierende und verwaltende Zuarbeit in allen Vorgängen des Programmbereichs
- Programmerstellung und –planung mittels Kufer SQL
- Kundenberatung zu allen Angeboten des Fachbereichs, zu Anmelde- und Zahlungsmodalitäten
- Organisatorische Vorbereitung und Abwicklung aller Kursveranstaltungen (Anmeldungen und Stornierungen, Reklamationen, Absprache mit Kursleitenden, Vorbereitung Räume, Erstellung von Kursunterlagen und –bescheinigungen)
- Erstellung von Statistiken und Durchführung von Evaluationen
- Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit einschlägiger Berufserfahrung
- Sehr gute IT-Anwenderkenntnisse, vor allem sichere Nutzung von Word und Excel
- wünschenswert gute Anwenderkenntnisse mit Kufer SQL
- Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksweise
- gutes Zahlenverständnis, ggf. Erfahrung in Rechnungsstellung und Rechnungscontrolling
- Verbindliche, terminbewusste und selbständige Arbeitsweise
- Eine freundliche, selbstbewusste, durchsetzungsstarke und kommunikative Persönlichkeit
- Loyale und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Leitung Schulabschlüsse und der Assistenz der Fachbereichsleitung
- freundliche Kolleginnen und Kollegen
- das spannende Umfeld einer Bildungseinrichtung, die sich ständig weiterentwickelt und neuen Ideen offen gegenübersteht
- ermäßigtes JobTicket für das gesamte RMV-Gebiet
- Firmenfitness mit EGYM Wellpass
- kostenfreie Teilnahme an unseren Bildungsangeboten
- attraktive betriebliche Altersvorsorge (ZVK)
- Vergütung in Anlehnung an den Tarifvertrag für den Öffentlichen Dienst (Entgeltgruppe 8)