Administrative:r Assistent:in (w/m/d)

Forschungszentrum Jülich GmbH

Job Description

Forschung für eine Gesell­schaft im Wandel: Das ist unser Antrieb im For­schungs­zen­trum Jülich. Als Mitglied der Helmholtz-Gemein­schaft stellen wir uns großen gesell­schaft­lichen Heraus­forde­rungen unserer Zeit und erfor­schen Optionen für die digi­tali­sierte Gesell­schaft, ein klima­schonendes Energie­system und res­sour­cen­schüt­zendes Wirt­schaften. Arbeiten Sie gemein­sam mit rund 7.400 Kolleg:innen in einem der größten For­schungs­zen­tren Europas und gestalten Sie den Wandel mit uns!

Das Forschungszentrum Jülich adressiert mit seiner Mission einer nutzen­inspirierten Grundlagen­forschung die großen, gesellschaftlichen Heraus­forderungen unserer Zeit und forscht hierzu in den Bereichen Energie, Information und Bioökonomie. Der Vorstand (VS) führt die Geschäfte der Forschungs­zentrum Jülich GmbH nach Maßgabe des Gesellschafts­vertrags. Er gliedert sich in die Vorstands­bereiche Wissenschaft, Außen­beziehungen und Infrastruktur sowie zwei wissen­schaftliche Geschäftsbereiche. Sie möchten durch Ihre Arbeit einen Beitrag zu diesen Themen leisten und unsere Vorstands­vorsitzende mit Ihrer Expertise und Ihrem Organisations­geschick unterstützen? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Verstärken Sie unsere Vorstands­vorsitzende zum nächst­möglichen Zeitpunkt als

Administrative:r Assistent:in (w/m/d)


  • Selbstständige Erledigung allgemeiner administrativer Aufgaben für die Vorstands­vorsitzende
  • Terminmanagement mit Termin­planung und -koordination unter Berücksichtigung von Prioritäten sowie zeitlichen und logischen Zusammen­hängen; zudem Organisation von Terminen und Veranstaltungen des Vorstands­bereichs und Vorbereitung entsprechender Unterlagen
  • Betreuung und Weiter­entwicklung des digitalen Ablagesystems zur Aufbereitung und Verfolgung termin- und themen­relevanter Unterlagen
  • Planung sowie Vor- und Nach­bereitung von Dienst­reisen im In- und Ausland
  • Betreuung von nationalen und inter­nationalen Gästen inklusive aktiver Unterstützung der Reiseplanung sowie Prüfung der Abrechnungs­unterlagen auf Voll­ständigkeit
  • Bearbeitung, Aufbereitung und Verteilung der Eingangspost sowie eingehender Anfragen und Informationen in deutscher und englischer Sprache
  • Erstellung und/oder Prüfung von allgemeinen Schrift­stücken, Notizen und Präsentationen sowie interner und externer Korrespondenz (selbst­ständig und nach Vorgaben in Deutsch und Englisch)
  • Verwaltung und Pflege von Kontaktdaten und anderen relevanten Informationen
  • Enger fachlicher Austausch mit den anderen Vorstands­sekretariaten, den Vorstands­referent:innen, dem Vorstands­büro sowie internen und externen Ansprech­personen

  • Wünschenswert ist eine mit guten Ergebnissen abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungs­bezogene Ausbildung, beispiels­weise als Kauffrau:Kaufmann (w/m/d) für Büro­management
  • Umfangreiche Kenntnisse und Erfahrung in der selbst­ständigen Übernahme und Organisation von Sekretariats- und Administrations­aufgaben
  • Freude an der serviceorientierten Unterstützung der Vorstands­vorsitzenden und an einer kooperativen, team­orientierten Zusammen­arbeit mit den Kolleg:innen
  • Gepflegte Umgangsformen sowie ein freundliches, verbindliches und über­zeugendes Auftreten
  • Überdurchschnittliches mündliches und schriftliches Kommunikations­vermögen in deutscher und englischer Sprache
  • Äußerst sorgfältiger Arbeitsstil, eine strukturierte und systematische Arbeits­weise sowie ein hohes Maß an Belastbarkeit, Leistungs­bereitschaft und Vertrauens­würdigkeit

Wir arbeiten an hochaktuellen gesellschaftlich relevanten Themen und bieten Ihnen die Möglichkeit, den Wandel aktiv mitzu­gestalten! Wir unterstützen Sie in Ihrer Arbeit durch:

  • WISSEN & WEITERBILDUNG: Wir fördern die Weiter­entwicklung Ihrer persönlichen Stärken. Freuen Sie sich auf eine umfassende Einarbeitung und unser großes Weiter­bildungs­angebot.
  • TRANSPARENTE ARBEITSZEITEN: Mit unserer elektronischen Zeit­erfassung behalten Sie stets den Überblick. Freuen Sie sich auf eine Vollzeit­tätigkeit (39 Stunden / Woche), die bei Bedarf auch vollzeitnah ausgeübt werden kann.
  • WORK-LIFE-BALANCE: Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie hat für uns hohe Priorität. Bei einer Gleitzeit ohne Kern­arbeits­zeit bieten wir Ihnen zudem die Möglichkeit, Ihre Arbeiten teilweise im Home-Office auszuführen, insofern es mit den Terminen vor Ort zu vereinbaren ist. Außerdem bieten wir 30 Tage Urlaub sowie freie Brückentage und zusätzliche freie Tage zwischen Weihnachten und Neujahr.
  • GESUNDHEIT & WOHLBEFINDEN: Ihre Gesundheit liegt uns am Herzen. Freuen Sie sich auf ein umfangreiches betriebliches Gesundheits­management mit viel­fältigen Angeboten zur Förderung Ihres Wohlbefindens.

Neben spannenden Aufgaben und einem kollegialen Miteinander bieten wir Ihnen noch viel mehr: go.fzj.de/Benefits.

Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet, bietet jedoch die Möglichkeit einer länger­fristigen Perspektive. In Abhängigkeit von Ihren vorhandenen Qualifikationen und je nach Aufgaben­übertragung erfolgt eine Eingruppierung im Bereich der Entgelt­gruppe 7–9a TVöD-Bund. Alle Informationen zum TVöD-Bund finden Sie auf der Seite des BMI: go.fzj.de/bmi.tvoed. Die monatlichen Entgelte in Euro entnehmen Sie bitte dort der Seite 66 des PDF-Downloads. Zusätzlich zum Grundgehalt gibt es eine Jahres­sonder­zahlung, eine betriebliche Alters­vorsorge mit Arbeitgeber­zuschuss, vermögens­wirksame Leistungen sowie Zugang zu Corporate Benefits.

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