Job Description
Die Vorwerk SE & Co. KG ist ein im Jahr 1883 gegründetes Familienunternehmen mit Sitz in Wuppertal. Das Kerngeschäft von Vorwerk ist die Produktion und der Vertrieb innovativer Premium-Haushaltsgeräte. Darüber hinaus gehören Produkte für die Gebäudereinigung, Finanzierungslösungen sowie eine Ventures-Capital-Gesellschaft zum Portfolio. Heute ist die weltweit tätige Vorwerk Gruppe mit rund 11.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in über 60 Ländern aktiv.
- Administrative Unterstützung des CFO: Sicherstellung eines effizienten Arbeitsablaufs und Organisation von Team-Meetings.
- Erstellung von Vorlagen für Geschäftsstrategien: Ausarbeitung fundierter Vorlagen zur Unterstützung strategischer Entscheidungsprozesse.
- Koordination des Tagesgeschäfts: komplexes Termin- und umfassendes Travelmanagement, sowohl national als auch international.
- Steuerung des Wiedervorlagensystems: Nachverfolgung von Aufgaben für termingerechte Ergebnisse.
- Meeting-Management: Selbstständige Organisation, Vorbereitung, Nachbereitung inklusive Protokollierung und Dokumentation.
- Präsentationen: Entwicklung und Gestaltung professioneller Präsentationen für den CFO und das Management-Team.
- Internet-Recherchen: Bereitstellung relevanter Informationen für strategische Entscheidungen.
- Informationsmanagement: Sicherstellung eines effektiven Informationsflusses innerhalb der Direct Reports der Unternehmensleitung.
- Internationale Koordination: Betreuung von internationalen Kolleginnen und Kollegen sowie Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartnern.
- Anlaufstelle für interne und externe Anfragen: Schnittstellenfunktion zwischen zwischen Board Vorwerk International, Unternehmensleitung in Wuppertal sowie Führungsebene und Fachabteilungen.
- Vertragsmanagement: Überwachung und Steuerung von Vertragsinhalten bezüglich Budgets, Fristen und Rechnungsstellungen.
- Steuerung und Überwachung von Geschäftsprozessen: Genehmigungen, Verschwiegenheitserklärungen, Zahlungsverkehr, Bewerbermanagement und Kundenreklamationen.
- Event-Organisation: Planung und Begleitung von Unternehmens-Events, wie kommunale Veranstaltungen oder Abendessen mit VIPs und Politikern.
- Dokumentenmanagement: Ablage, Digitalisierung und Pflege von Stammdaten.
- Rechnungsprüfung und Budgetüberwachung: Kontrolle der Rechnungen und Unterstützung bei der Budgetüberwachung.
- Mehrjährige Expertise: Fundierte Erfahrung, bevorzugt in einer Sekretariats- oder Assistenzfunktion in einem international agierenden Unternehmen.
- Ausbildung: Erfolgreich abgeschlossene 3-jährige kaufmännische Ausbildung (z. B. Industriekauffrau/-mann).
- Empathie & Unternehmensverständnis: Hohes Maß an Einfühlungsvermögen für die Unternehmenskultur sowie die Bedürfnisse verschiedener Geschäftsbereiche.
- Interkulturelle Kompetenz und persönliche Integrität: Sicherer Umgang mit internationalen Teams und Geschäftspartnern, gepaart mit Loyalität, einem souveränen Auftreten und professionellen Umgangsformen.
- Sprachkompetenz: Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- Team- & Kommunikationsfähigkeit sowie strukturierte Arbeitsweise: Ausgeprägte soziale Kompetenz, kooperativer Arbeitsstil und starke organisatorische Fähigkeiten mit einer hohen Eigeninitiative.
- Belastbarkeit & Stressresistenz: Fähigkeit, auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick zu behalten.
- IT-Affinität: Sehr gute Kenntnisse in MS Office sowie Erfahrung mit SAP, Ariba und xFlow.
- Flexibilität, Eigenverantwortung und effizientes Zeitmanagement: Hohe Anpassungsfähigkeit sowie ausgeprägte Fähigkeit zur Priorisierung und effizienten Organisation von Aufgaben.
- Dienstleistungsmentalität, Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit: Ausgeprägte Serviceorientierung, hohe Belastbarkeit sowie ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und eine verbindliche und präzise Arbeitsweise.
- Interesse über den eigenen Aufgabenbereich hinaus: Bereitschaft, sich auch mit übergreifenden Fragestellungen auseinanderzusetzen.
- Flexibler Arbeitsrahmen durch Gleitzeit, Gleitzeittage und 30 Urlaubstage
- Möglichkeit des mobilen Arbeitens in definiertem Rahmen
- Attraktive Altersvorsorge durch mehrere Bausteine sowie die Option auf ein Zeitwertkonto
- Benefits eines Familienunternehmens wie z.B. Belegschaftsrabatte und Zuschuss zu Kinderbetreuungskosten
- Interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten
- Umfangreiche Gesundheitsleistungen wie betriebliche Krankenzusatzversicherung, vielseitige Fitnessangebote und die Möglichkeit zur Physiotherapie vor Ort
- Subventionierte Snacks und Menüs
- Vergünstigtes Deutschlandticket und kostenfreie Parkplätze direkt am Arbeitsplatz