Kaufmännische Assistenz (m/w/d)

Job Description

Kaufmännische Assistenz (m/w/d)
in Voll- oder Teilzeit

KENNZIFFER 128 | 9826

• Vertretung der Direktorin in interner und externer Kommunikation
• Erledigung sämtlicher Assistenz- und Sekretariatsaufgaben im Zweier-Team, insbesondere Terminmanagement und ‑koordination
• Reiseorganisation und ‑abrechnung für die Direktorin
• Internationale Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Organisatorische Vor- und Nachbereitung von personellen Maßnahmen
• Erstellung und Aktualisierung von Dokumenten in Word, Powerpoint, Excel
• Organisation von Veranstaltungen (z. B. Vorlesungen, Meetings, Workshops und Tagungen)
• Kommunikation mit dem PR-Team zur Aktualisierung von Inhalten auf der Abteilungswebsite
• Assistenz bei der Leitung der Abteilung sowie bei über die Abteilung hinausgehenden Institutsaufgaben

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine diesen Tätigkeiten entsprechend qualifizierende Ausbildung oder nachweisbare Fachkenntnisse in diesem Aufgabengebiet
• Starkes Organisationstalent, Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke, Eigeninitiative und Selbstständigkeit
• Erfahrung im Management oder wissenschaftlichen Bereich einer Forschungseinrichtung oder einer Universität ist wünschenswert
• Ein hohes Maß an Zuverlässigkeit und diplomatischem Geschick
• Berufserfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich
• Exzellente deutsche und englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift
• Fundierte IT-Kenntnisse insbesondere Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)

• Vielseitige, selbstständige und verantwortungsvolle Aufgaben in einem der führenden Forschungsinstitute auf dem Gebiet der Psychiatrie
• Wir fördern Ihre persönliche Entwicklung durch vielfältige individuelle Weiterbildungsmaßnahmen und bieten Ihnen ein umfangreiches Angebot zur Gesundheitsförderung sowie eine betriebliche Altersvorsorge
• Eine private Unfallversicherung innerhalb eines Rahmenvertrags für alle Mitarbeiter/innen
• Gute Arbeitsatmosphäre in einem motivierten, leistungsorientierten und multiprofessionellen Team
• Bezahlung richtet sich nach dem TVöD Bund (Einstufung abhängig von Qualifikation und Berufserfahrung)
• mit allen Leistungen des öffentlichen Dienstes, wie z. B. eine attraktive Altersvorsorge (VBL), Jahressonder­zahlung
• Bei Bedarf vorübergehend Bereitstellung einer Wohnung
• Unterstützung bei der Suche nach Kinder- und Angehörigenbetreuung
• Wir sind mit dem ÖPNV (Tram, U‑Bahn und Bus) sehr gut erreichbar
• Wir leisten einen Zuschuss zum DeutschlandJobTicket DJT

Die Stelle ist mit der Entgeltgruppe 6 TVöD-Bund bewertet (Einstufung abhängig von Qualifikation und Berufserfahrung).

Die Stelle ist auf die Dauer von 2 Jahren befristet. Die Übernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis wird bei Bewährung in Aussicht gestellt.

Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrunds und zur Sicherung der Gleichstellung sind Bewerbungen qualifizierter Frauen besonders willkommen. Darüber hinaus sind wir bemüht, mehr Menschen mit Behinderungen zu beschäftigen. Die Institutsleitung steht der Inanspruchnahme von Elternzeit, insbesondere auch der Väter, sehr positiv gegenüber.

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