Assistant Program Officer, Specialty Exchanges (m/w/d)

Job Description

Cultural Vistas gGmbH ist eine gemeinnützige Austauschorganisation, die internationale Verständigung und die globale Zusammenarbeit von Menschen und Institutionen fördert. Die globale Organisation wurde in den USA im Jahr 1963 gegründet. Unsere europäische Niederlassung in Berlin bietet eine große Auswahl an Programmen in Europa und den Vereinigten Staaten wie praxisbasierte Austauschprogramme, individuell zugeschnittene Praktika im Ausland und Studienreisen zu global wichtigen Themen.

Unsere Mutterorganisation Cultural Vistas Inc. ist eine 501(c)(3) gemeinnützige Organisation mit Hauptsitz in Washington, D.C.

Jedes Jahr unterstützen wir rund 6.000 Teilnehmende weltweit dabei, internationale Erfahrungen in ihren Berufsfeldern durch berufsbezogene interkulturelle Austauschprogramme und berufliche Weiterbildungsmöglichkeiten zu sammeln, die Einzelpersonen wie Institutionen in die Lage versetzen, ihre Fähigkeiten zum kritischen Denken zu stärken, ihre Wertschätzung für Vielfalt zu erweitern, Kooperationsnetzwerke aufzubauen und Herausforderungen mit einer inklusiven Herangehensweise zu begegnen. Unsere Programme inspirieren neugierige, kulturell kompetente und engagierte Führungskräfte, die sich in unserer komplexen und sich ständig verändernden Welt zurechtfinden.

Der/die Assistant Program Officer, Specialty Exchanges ist dem Senior Program Officer of Specialty Exchanges unterstellt und unterstützt eine Reihe von Kurzzeit-Spezialprogrammen wie DAICOR, Beyond Washington, Connect with Rwanda, STEM & Enterprise LAUNCH, Climate Action Artist Residencies (CAAR) und andere Austauschprogramme, die vom Auswärtigen Amt, der US-Botschaft in Berlin, Stiftungssponsoren und neuen Initiativen finanziert werden. Die Tätigkeit wird in Form von administrativer und logistischer Unterstützung, Kundenservice, Einhaltung der Programmvorgaben und weiteren Maßnahmen zur Unterstützung der Programme umgesetzt. Die Specialty Exchanges Abteilung führt persönliche und virtuelle Besucherprogramme für Fachkräfte und Student:innen in aller Welt zu bestimmten Themen in einem globalen Kontext durch, von Menschenrechten über Gedenkkultur bis hin zum Klimawandel. Die Austauschprogramme dauern in der Regel zwischen 7 und 21 Tagen. Besonderes Augenmerk wird auf Themen gelegt, die mit der strategischen Ausrichtung von Cultural Vistas übereinstimmen, einschließlich der Überbrückung von Grenzen, der Bewältigung globaler Herausforderungen auf integrative Weise und der Stärkung der Demokratie.

Programmverwaltung:

• Unterstützt Program Officers und Senior Program Officers bei der Konzeption, Planung und Durchführung mehrerer, gleichzeitig stattfindender Austauschprogramme unter der notwendigen Anleitung.
• Übernimmt die Verantwortung für die Logistik und den thematischen Inhalt aller Programme, einschließlich der Reservierung von Reisen und Unterkünften im In- und Ausland, des Abschlusses von Kranken- und Haftpflichtversicherungen, der Recherche von kulturellen Aktivitäten, der Erstellung von Programmmaterialien und der Unterstützung bei der Budgetverwaltung und den Programmfinanzen.
• Begleitet bei Bedarf Gruppen vor Ort in einer unterstützenden Funktion.
• Dient als Hauptansprechpartner für alle Teilnehmenden, einschließlich der Koordinierung von Auswahlgesprächen, Platzierungsgesprächen, Logistikanfragen und laufenden Teilnehmenden-Check-Ins während des Programms. Dies beinhaltet, ist aber nicht beschränkt auf:
  • Verwaltung und Beantwortung von Programmanfragen
  • Sammeln und Erfassen von Bewerbungen sowie von An- und Abreisedaten.
  • Bearbeitung der von den Teilnehmern eingereichten Unterlagen und anderer Dokumente.
  • Unterstützung von Programmorientierungen, um die Teilnehmer auf die Reise vorzubereiten.
  • Organisation der Vorbereitungen für Orientierungsveranstaltungen zu Beginn des Austauschprogramms und/oder Abschlussreflexionen, in Absprache mit den Programmteams.
• Erstellt Materialien und Beiträge für die Programmdokumentation und Öffentlichkeitsarbeit in den sozialen Medien.
• Arbeitet eng mit anderen Abteilungen von Cultural Vistas zusammen, um die Programmanforderungen zu erfüllen (z. B. Buchhaltung, Personalwesen, IT, Marketing & Kommunikation, Programm Learning & Impact, ICDE&I).
• Überwacht Fristen und sorgt für eine regelmäßige Nachbereitung mit allen Beteiligten und Teilnehmenden.
• Setzt Prioritäten, löst Probleme und übernimmt mehrere Aufgaben in einer zeitbewussten, kundenorientierten Vorgehensweise.
• Entwickelt, pflegt und analysiert Daten aus Umfragen.
• Andere Aufgaben wie zugewiesen.

Management von Kundenbeziehungen:

• Direkte und kontinuierliche Pflege von Kundenbeziehungen durch pädagogische Betreuung, Unterstützung und proaktive Kommunikation, um sinnvolle Aktivitäten und einen nahtlosen Ablauf zu gewährleisten.
• Bietet exzellenten Kundenservice durch Telefon-/E-Mail-/E-Mail-Kommunikation mit allen internen und externen Partnern, einschließlich der Teilnehmer:innen, des US-Department of State und des Auswärtigen Amtes, der Mitglieder der Gemeinschaft und der in der EU und den USA ansässigen Organisationen.

Professionelle Weiterentwicklung:

• Entwickelt und pflegt ein fortgeschrittenes Wissen über bewährte Praktiken in der Programmverwaltung, Visabestimmungen und Antragsvoraussetzungen.
• Hält sich an die Richtlinien und Verfahren von Cultural Vistas sowie an die programmspezifischen Richtlinien, um Cultural Vistas ordnungsgemäß zu vertreten.
• Entwickelt und pflegt Branchenkenntnisse durch die Teilnahme an Workshops, Kursen und die Lektüre entsprechender Publikationen.
• Unterstützt die reibungslose Kommunikation mit den zuständigen Mitarbeitern in Bezug auf Initiativen sowie neue und bestehende Geschäfte.
• Überprüft die ordnungsgemäße Umsetzung von Aufträgen und gibt Feedback und Anerkennung.

Arbeitet in Übereinstimmung mit dem Auftrag, den Zielen, den Werten und der strategischen Ausrichtung von Cultural Vistas.

Anforderungen:

• Bachelor-Abschluss plus 2-3 Jahre Erfahrung in Verwaltung und Projektmanagement. Erfahrung in einem interkulturellen Umfeld erforderlich (internationaler Austausch/Bildung, internationale Beziehungen usw.).
• Nachgewiesene Fähigkeit, Ergebnisse zu antizipieren und Probleme zu lösen.
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu erledigen, Prioritäten zu setzen, zu organisieren und Entscheidungen in einem zeitkritischen Umfeld zu treffen.
• Ausgeprägte Fähigkeiten im Umgang mit Plattformen für soziale Medien und Kommunikation.
• Ausgeprägte analytische Fähigkeiten, gutes Urteilsvermögen und Fähigkeit zu kritischem Denken.
• Nachgewiesene Fähigkeit, proaktiv, flexibel und innovativ vorzugehen.
• Engagement für Professionalität und offene Kommunikation.
• Fähigkeit, sowohl internen als auch externen Kunden einen hervorragenden Kundenservice zu bieten.
• Fähigkeit, eine kollegiale Einstellung an den Tag zu legen und sich in einem kollaborativen Teamarbeitsumfeld zu bewähren.
• Ausgeprägte Fähigkeit zur effektiven mündlichen und schriftlichen Kommunikation in einem multikulturellen Umfeld und mit Menschen aus verschiedenen Kulturen und Ländern.
• Starkes persönliches Engagement für eine kontinuierliche berufliche Weiterentwicklung.
• Interesse an und Engagement für den Auftrag von Cultural Vistas.
• Beherrschung der Microsoft Office Suite.
• Fließende Beherrschung der deutschen Sprache und volle professionelle Anwendung der englischen Sprache.

Zusätzliche Kompetenzen:

• CRM-Erfahrungen und frühere Erfahrungen mit Salesforce sind von Vorteil.

Berufliche Entwicklung:

• Kudos-Mitarbeiteranerkennungssystem (mit Pluxee-Kartenprämien)
• Möglichkeit, vierteljährliche Spot Awards zu erhalten (3 Mitarbeiter/Quartal, 700€/Mitarbeiter)
• Professionelle Entwicklungsmöglichkeiten
  • Zugang zu Nonprofit Ready (Online-Plattform für berufliche Weiterbildung)
  • Berufliche Weiterbildungskurse, je nach Geschäftsbedarf

Zusätzliche Leistungen:

• 85 € pro Jahr auf der Pluxee-Karte des Mitarbeiters
• Bis zu 40 € pro Monat Erstattung der Kosten für öffentliche Verkehrsmittel für Mitarbeiter, die an mindestens zwei Tagen pro Woche ins Büro pendeln
• Bis zu 225 € einmaliger Zuschuss zu den Kosten für das Home Office
• Bis zu 35 €/Monat zum Ausgleich von Kommunikationskosten (Telefon- /Internetrechnungen - vierteljährliche Erstattung)

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