Assistenz / Sekretär*in (m/w/d) der Geschäftsführung

Job Description

Als inhabergeführte Familienunternehmensgruppe mit Sitz in Dortmund sind wir seit rd. 20 Jahren in der Immobilien- und Finanzdienstleistungswirtschaft tätig und bedienen mit unserer Unternehmensgruppe (u. a. Maklersozietät Sellmann & Worm GmbH, Dortmunder Immobilienservicegesellschaft mbH, Sellmann´s Grundbesitzgesellschaft mbH) folgende Geschäftsfelder mit einem Team von > 20 Teammitgliedern:

• Immobilieninvestor
• Immobilienmakler und -händler
• Immobilienentwickler
• Finanzierungsmakler u. Versicherungsmakler
• Immobilienverwaltung
• Handel von Baumaterialien u. Einrichtungen
• Hotelbetrieb

Als Makler (Immobilien, Finanzierungen und Versicherungen) betreuen wir rd. 16.000 Bestandskunden, halten in Funktion des Immobilieninvestors historisch gewachsen mittlerweile rd. 1.300 Wohn-, Geschäfts- und Stellplatzeinheiten mit dem regionalen Fokus auf Dortmund und die umliegenden Ruhrgebietsstädte, verwalten diese mit eigenem Team, sanieren den Immobilienbestand, bauen diesen weiter aus und entwickelten sowie Betreiben mit Stolz, eines, der am besten bewerteten Hotels, in Dortmund.

Als Team legen wir viel Wert auf eine gute Arbeitsatmosphäre sowie Teamarbeit - auch innerhalb der Abteilungen in der Unternehmensgruppe. Unser Team ist geprägt von Motivation, Aufmerksamkeit, kollegialem Verhalten, Zusammenhalt sowie einem Miteinander, schlussendlich einem guten Betriebsklima. Bestätigt wird unser Team nicht nur durch Lob und Dankbarkeit, sondern auch erfolgreichen Entwicklungen in sämtlichen Geschäftsbereichen.

Die Arbeit unserer Mitarbeiter schätzen wir, daher werden Sie bereits nach der Einarbeitung, einem intensiven ON-Boarding schon verantwortungsvoll eigene Aufgaben übernehmen. Gerne besprechen wir Ihre zukünftigen Arbeitszeiten und bieten hierzu flexible Modelle, bald auch mit einer erweiterten, Home-Office Möglichkeit, nicht nur in Ihrem Zuhause, sondern gerne auch Ihre „Lebensqualität steigernd“ zeitweise in unserer Liegenschaft im ruhigen Ort „Santanyi“ auf Mallorca.

Die Aufgaben unserer Geschäftsführung sind umfangreicher und den Alltag füllender geworden, zur Erweiterung unseres Teams und Unterstützung unserer Geschäftsführung in alltäglichen Aufgaben der umfangreichen Geschäftsgebiete, freuen wir uns auf Dich als

Assistenz / Sekretär*in (m/w/d) der Geschäftsführung

Sie unterstützen die Geschäftsführung mit umfangreichen Projekten und bei wichtigen Controlling-Aufgaben.

Als Assistenz der Geschäftsführung sind Sie in unserem Hause die rechte Hand des Top-Managements und unterstützen die Geschäftsleitung bei allen Aufgaben rund um die Organisation des Büros, terminieren Kundengespräche und bereiten Besprechungen vor. Sie sind eine wichtige Schnittstelle zwischen dem Management und der Belegschaft.

Die Aufgaben der Assistenz der Geschäftsleitung gehen über reguläre Sekretariatstätigkeiten hinaus. Diese Position ist eine Allrounder-Funktion, die oft mit eigenverantwortlichen Projekten im Rahmen Ihrer Kompetenzen betraut wird, um die Geschäftsführung zu entlasten. Sie erstellen Präsentationen und führen Controlling-Aufgaben durch. Darüber hinaus stellen Sie wichtige Informationen zusammen, um die Geschäftsführung bei strategischen Entscheidungen mit einer soliden Datengrundlage zu unterstützen.

Sie übernehmen vielfältige Aufgaben im Projektmanagement, Eventmanagement und der Personalbetreuung.

Neben der täglichen Kommunikation per Telefon und E-Mail haben Sie als Assistenz der Geschäftsführung anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben, die über das Tagesgeschäft hinaus gehen. Zu den Aufgaben gehören:

• Allgemeine Unterstützung: Sie unterstützen bei allen möglichen Aufgaben im Tagesgeschäft. Dazu gehören beispielsweise die Erstellung von Präsentationen, die Vorbereitung von Berichten oder die Organisation von Firmenevents.
• Organisatorische Aufgaben: Sie sind für die Organisation von Meetings, Terminen und Reisen verantwortlich. Sie sorgen dafür, dass die Geschäftsführung immer gut vorbereitet ist und alle wichtigen Informationen und Unterlagen rechtzeitig zur Verfügung hat. Sie übernehmen mitunter die Verantwortung für wichtige Projekte oder Teilprojekte, beispielsweise bei der Einführung neuer IT-Systeme oder in anderen Transformationsprozessen.
• Kommunikation: Sie sind oft die erste Kontaktperson für Kundenunternehmen, Mitarbeitende und andere externe Parteien. Sie beantworten Anrufe, E-Mails und Briefe im Namen des Geschäftsführung und sorgen dafür, dass alle Anfragen schnell und effektiv bearbeitet werden.
• Controlling: Sie überwachen Unternehmenszahlen und erstellen Analysen. Sie helfen bei der Erstellung von Budgets und Finanzplänen und erarbeiten Entscheidungsgrundlagen für das Management.
• Projektmanagement: Sie unterstützen bei der Planung und Umsetzung von Projekten. Sie koordinieren die Arbeit von verschiedenen Abteilungen und stellen gemeinsam mit der Geschäftsführung sicher, dass alle Projektziele erreicht werden.

Als Geschäftsleitungsassistenz sollte Sie schnell denken und gut kommunizieren können sowie über ausgezeichnete organisatorische sowie sprachliche, Fähigkeiten verfügen. Als berufliche Mindestqualifikation betrachten wir eine kaufmännische Ausbildung.

Ein Studium der Betriebswirtschaftslehre oder eines verwandten Bereichs sowie

gegebenenfalls Berufserfahrung im gehobenen Assistenzumfeld, sind von Vorteil,

jedoch keine Voraussetzung.

Eine berufsbegleitende Weiterbildung zum geprüften Management Assistent (m/w/d) o. Ä. wird auf Ihren Wunsch hin, in unserem Hause unterstützt und ist auch ohne Studium nach dem mittleren Bildungsabschluss und einer abgeschlossenen Berufsausbildung möglich.

Folgende Eigenschaften sollten Sie zu einer zukünftigen Zusammenarbeit „mitbringen“:

• Freude an der Arbeit im Team
• eine unternehmerische sowie auch Kunden-, Mieter-, Partner- und Service orientierte Einstellung zeichnet Ihre Persönlichkeit aus
• Sie sind beständig
• Sie sind lösungsorientiert
• Sie haben eine schnelle Auffassungsgabe
• Sie haben ein hohes Maß an Eigeninitiative
• Sie arbeiten selbstständig, strukturiert, gewissenhaft sowie eigenverantwortlich und handeln kostenbewusst.
• Sie haben einen sicheren Umgang mit den MS-Office Anwendungen
• Sie pflegen einen verhandlungssicheren Umgang mit Geschäftspartnern (u. a. Banken), Kunden und Mietern und Dienstleistern und sowie ein kundenorientiertes Verständnis
• Sie haben eine hohe Motivation, Engagement und Lernbereitschaft
• Sie haben ein hohes Maß an Empathie
• Sie haben Spaß in der Entwicklung einer kleinen, aber bereits gut gewachsenen Unternehmensgruppe

• Unbefristetes Anstellungsverhältnis mit 30 Tagen Urlaub, auch in Teilzeit möglich
• Familienfreundliches, inhabergeführtes Unternehmen mit flachen Hierarchien
• Bezuschussung einer betriebliche Altersvorsorge
• tolles, motiviertes Team in der Duz-Kultur
• Eigenverantwortliches, selbstständiges Arbeiten mit Raum für eigene Ideen
• Modern ausgestatteter Arbeitsplatz
• Homeoffice, nicht nur in Ihrem Zuhause, sondern in Zukunft (ab Mitte 2025) gerne auch Ihre „Lebensqualität steigernd“, zeitweise in unserer Liegenschaft im ruhigen Ort „Santanyi“ auf Mallorca.
• sehr gute Verkehrsanbindung am Firmenstandort
• Dienstfahrzeug möglich/verhandelbar
• Einen anspruchsvollen, sicheren Arbeitsplatz mit vielseitigen fachlichen und persönlichen Entwicklungsmöglichkeiten
• eigenverantwortliche Tätigkeit
• Ein positives Arbeitsklima in einem familiären und dynamischen Unternehmen
• umfassende Einarbeitung sowie fachliche und persönliche Weiterentwicklung sowie individuelle Fortbildungsmöglichkeiten

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