Sekretär in besonderer Vertrauensstellung (w/m/d)

NRW.BANK

Job Description

Im Auftrag des Landes unterstützen wir Menschen, Unternehmen und Kommunen in NRW. Als Förderbank sorgen wir dafür, dass gute Ideen die passende Finanzierung finden. Wir tragen dazu bei, dass bezahlbarer Wohnraum geschaffen, Mittelstand und Unternehmensgründungen gestärkt und öffentliche Infrastrukturen verbessert werden. Dabei haben wir die Digitalisierung im Fokus und übernehmen Verantwortung für eine ökologische und soziale Nachhaltigkeit.

Gesucht wird eine engagierte Persönlichkeit mit Qualitätsbewusstsein und Verantwortungsbereitschaft für die Position als

Sekretär in besonderer Vertrauensstellung (w/m/d)

in Düsseldorf für den Fachbereich Geschäftsunterstützung.


  • Führen des Bereichssekretariats des Bereiches Geschäfts­unterstützung
  • Eigenverantwortliche Wahrnehmung administrativer, sekretariats­typischer Aufgaben unter Nutzung digitaler Prozesse und IT-Anwendungen:
    • Organisation/Assistenz der Bereichs- und Abteilungsleitungen (inkl. Reise-/Seminar­buchungen sowie Abrechnungen / sonstige Rechnungs­stellungen)
    • Monitoring von Terminen (inkl. Termin­verein­barungen, -koordination und -vorbereitung) sowie von Fällig­keiten und internen Abstimmungen
    • Unterstützung bei der monatlichen Personal­bedarfs­rechnung
    • Sicherstellung eines reibungs­losen internen und externen Kommuni­kations­flusses
    • Kontakt zum Gebäudemanagement und sonstigen internen und externen Partnern
    • Zuständigkeit für Listen (Bürobelegung, Abwesenheiten, Hardware­evidenz, usw.) inkl. jährliche Abonnement­überwachung für den Bereich
    • Zuständigkeit für die Ausstattung von Büros und Home-Office-Arbeits­plätzen, für (Material-)Bestellungen und Post
    • Übernahme von Sonderaufgaben, wie z. B. EVA- und PUR-Beauftragungen oder WebEx-Koordination
    • Verantwortung für die strukturierte Ablage und Archivierung auf­bewahrungs­pflichtiger Unterlagen
    • Eigenverantwortliche Überprüfung von Verzeichnis­berechtigungen für die Bereichsleitung
  • Organisation von internen Veranstal­tungen (u. a. Führungskräfte­tagung, Offsite, Mitarbeiter­veranstal­tungen)

  • Abgeschlossene Ausbildung zur/m Kauffrau/-mann für Bürokommunikation oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung
  • Mehrjährige Erfahrung im Sekretariats-/Assistenzbereich
  • Grundkenntnisse des Bankgeschäfts sind von Vorteil
  • Sehr gute Kenntnisse in den MS-Office-Produkten, SharePoint und digitalen Kommuni­kations­formaten (Skype, WebEx, etc.)
  • Erfahrungen bei der Digitalisierung/Automatisierung von Arbeits­abläufen/-prozessen, damit verbunden eine entsprechende IT-Affinität
  • Selbstständige und strukturierte Arbeits­weise, ausgeprägte Selbst­organisation und Organi­sations­fähigkeit
  • Freundliches, verbind­liches Auftreten und klare, zugewandte Kommunikation
  • Hohe Service- und Dienst­leistungs­orientierung
  • Hohe Belastbarkeit und die Fähigkeit, Konflikt­situationen professionell zu „managen“
  • Ausgeprägte Team­fähigkeit und sehr hohe Integrität und Loyalität

  • eine vielseitige und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigen­verantwortung
  • viel Teamgeist und gegenseitige Unterstützung in einem wertschätzenden und mitarbeiterfördernden Umfeld
  • flexible Arbeits­zeit­gestaltung – im Homeoffice oder Büro
  • die Möglichkeit zur fachlichen und persön­lichen Weiter­entwickelung
  • ein Job-/Deutschland-Ticket oder ein Job-Rad
  • eine an den Mitarbeitenden orientierte nach­haltige Unternehmens­kultur – für uns als Förderbank selbst­verständ­lich
  • Angebote, die das tägliche Leben bereichern, wie eine arbeitgeber­finanzierte Alters­versorgung, hohe Familien­orientierung, Gesund­heits­management, ein hervorragendes Betriebs­restaurant

Wir sind eine der Banken mit den zufriedensten Mitarbeitenden und auch für 2025 wieder als Top Company bei kununu ausgezeichnet worden.

Die NRW.BANK verfolgt offensiv das Ziel der beruflichen Gleich­behandlung ihrer Mitarbeitenden. Vielfalt und Chancen­gleichheit sind ihr als Unter­zeichnerin der Charta der Vielfalt sehr wichtig. Sie greift damit nicht nur wichtige gesellschafts­politische Themen auf, sondern kommt auch ihrer Verpflichtung gemäß Allgemeinem Gleichbehandlungs­gesetz (AGG) nach. Auswahl­entschei­dungen erfolgen zudem unter Berück­sichtigung des Landes­gleich­stellungs­gesetzes NRW (LGG NRW). Bewerbungen von Frauen werden ausdrücklich begrüßt. Es besteht grund­sätzlich die Möglichkeit der Teilzeit­beschäftigung.

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