Job Description
Die Charité – Universitätsmedizin Berlin ist eine gemeinsame Einrichtung der Freien Universität Berlin und der Humboldt-Universität zu Berlin. Sie hat als eines der größten Universitätsklinika Europas mit bedeutender Geschichte eine führende Rolle in Forschung, Lehre und Krankenversorgung inne. Aber auch als modernes Unternehmen mit Zertifizierungen im medizinischen, klinischen und im Management-Bereich tritt die Charité hervor.
Assistenz (d/w/m) Institutsleitung Medizinische Immunologie
Campus Virchow-Klinikum, Wedding
Kennziffer: 4295 | Arbeitszeit: Vollzeit (38,5 Std./Wo.) | Eintrittsdatum: Ab sofort | Dauer der Anstellung: Unbefristet | Bewerbungsfrist: 10.03.2025
Das Institut für Medizinische Immunologie (IMI) mit dem Schwerpunkt klinisch translationale Forschung und Patientenversorgung bietet ein diverses Umfeld aus Wissenschaftlerinnen / Wissenschaftlern und Fachärztinnen / Fachärzten unterschiedlicher Disziplinen, MFA und Study Nurses. Geforscht wird in nationalen und internationalen Projekten in mehreren dem Institut zugeordneten Forschungsgruppen. Das Institut beteiligt sich an der Lehre insbesondere im Modellstudiengang Medizin.
Ihr Aufgabengebiet umfasst im Wesentlichen die Planung, Durchführung, Koordination und Kontrolle der administrativen Vorgänge des Institutssekretariates, insbesondere die Unterstützung der Institutsleitung im operativen Bereich.
- Erledigung von Korrespondenzen in Deutsch und Englisch / Verwaltung von Postein- und -ausgang
- Planung, Koordination und Administration von Dienstreisen und Terminen
- Koordination der Lehrplanung
- Mithilfe bei der dezentralen Personalverwaltung, insbesondere Koordination der Arbeitszeiterfassung und der Urlaubsplanung
- Kommunikationszentrale für interne / externe sowie nationale / internationale Kontakte des Instituts
- Büromaterialbeschaffung und -verwaltung sowie Wartung der Bürogeräte
- Adressenverwaltung / Kontaktdatenbankpflege
- Anlaufstelle für administrative Fragen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Instituts
- Veranstaltungsmanagement bei nationalen und internationalen Veranstaltungen, Kongressen, Tagungen und Seminarreihen
- Budgetverwaltung und Kontrolle von universitären Forschungsmitteln und Spendenkonten
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, abgeschlossenes Studium im Bereich Wirtschaft, Management oder vergleichbare Qualifikation (Bachelor oder Master) von Vorteil
- Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Ausgezeichnete schriftliche Ausdrucksfähigkeit
- Hohe Eigenständigkeit und die Fähigkeit, proaktiv mitzuarbeiten und Lösungen zu entwickeln
- Strukturierte Arbeitsweise sowie eine hohe Zuverlässigkeit, Belastbarkeit und Gewissenhaftigkeit
- Sehr gute Team- und Kommunikationsfähigkeit mit der Fähigkeit, in verschiedenen Kontexten klar und effizient zu kommunizieren
- Erfahrung im Projekt- und Veranstaltungsmanagement sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu koordinieren
- Sehr gute Kenntnisse der MS Officeanwendungen (insbesondere Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Erfahrung im Umgang mit SAP oder vergleichbaren ERP-Systemen wünschenswert
- Professionelles, zuvorkommendes und gepflegtes Auftreten sowie sehr gute Umgangsformen auch in stressigen und herausfordernden Situationen
- Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
- Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
- Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
- Zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge
- Zertifizierung als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen seit 2007
Informationen zur Stelle
- Entgeltgruppe E9a / E9b TVöD VKA-K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation, die jeweilige Erfahrungsstufe errechnet sich aus den geleisteten Berufsjahren. Das Jahresgehalt (brutto) ist für eine Vollzeitstelle ohne Jahressonderzahlung angegeben.
- Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard.