Job Description

Für den Standort Hamburg suchen wir:

Verwaltungsangestellte (w/m/d) als Abteilungs­assistenz und für das Controlling in der BAU‑Abteilung

Unbefristet | Start: frühestmöglich | ID: VMA006/2025 | Bewerbungsschluss: 31.03.2025 | Vollzeit / Teilzeit | Mobile Arbeit möglich

Das Deutsche Elektronen-Synchrotron DESY mit mehr als 2900 Mitarbeiter:innen an den Standorten Hamburg und Zeuthen zählt zu den weltweit führenden Forschungszentren. Im Mittelpunkt der Forschung steht die Entschlüsselung der Struktur und Funktion von Materie, von den kleinsten Teilchen des Universums bis hin zu den Bausteinen des Lebens. Damit trägt DESY zur Lösung der großen Fragen und drängenden Herausforderungen von Wissenschaft, Gesellschaft und Wirtschaft bei. Mit hochmoderner Forschungs­infrastruktur, interdisziplinär angelegten Forschungs-Plattformen und internationalen Vernetzungen verfügt DESY über ein hochattraktives Arbeitsumfeld im wissenschaftlichen, technischen und administrativen Bereich sowie für die Ausbildung von hochqualifiziertem Nachwuchs.

Bei der baulichen Weiterentwicklung des DESY-Campus kommt der Abteilung BAU eine zentrale Rolle zu. Sie kümmert sich um die Neubau-, Instandhaltungs- und Sanierungs­maßnahmen auf dem DESY‑Campus. BAU übernimmt für sämtliche Hochbaumaßnahmen des Wissenschafts­zentrums die Bauherren­funktion und das Projekt­management. Ebenfalls kümmert sich die Abteilung BAU um die Versorgung mit Trink- und Grünwasser sowie um die Schmutz- und Regen­entwässerung. Darüber hinaus koordiniert sie in enger Zusammenarbeit mit der DESY‑Abteilung MKK (8) die beteiligten Fachplaner der Technischen Gebäude­ausrüstung. Schwerpunkte der Arbeit sind die Beauftragung und Überwachung der externen Objekt- und Fachplaner sowie weiterer am Bau Beteiligter, die Begleitung der Ausschreibung der Gewerke am Bau und die Überwachung der Budget- und Termin­pläne. Je nach Auslastung können alle Objekt- und Fachplanungs­leistungen auch selbst übernommen werden. Für unser Team suchen wir zum nächstmöglichen Termin in unbefristeter Festanstellung eine:n Verwaltungs­angestellte:n für das Controlling der Abteilung BAU.

Ihre Aufgabenbereiche umfassen das BAU‑Controlling, die technische/​​kaufmännische Projekt-Sachbearbeitung, die Führung des Sekretariats/​​Assistenz der BAU‑Abteilung sowie die Unterstützung bei der IT‑Administration für die Gruppe BAU. Aufgabenschwerpunkte sind dabei unter anderem:

• Pflege und selbstständige Weiterentwicklung eines Kostenkontroll­werkzeuges zur Abbildung aller Kosten­kontrolleinheiten und Aufträge im Bereich Instandhaltung und für alle kleineren Baumaßnahmen
• Kostenverfolgung in SAP und Erstellen monatlicher Berichte
• Erstellen von Aufträgen sowie Prüfen und Freigeben von Rechnungen nach LV/​​Aufmaß/​​StLB
• Unterstützen bei der Erstellung von Verwendungs­nachweisen gem. RZBau
• Nachhalten von allen Aufträgen und Abrufen in Excel-Tabellen
• Zusammenstellen der Ausschreibungs­unterlagen
• Entwerfen, Pflegen und Führen von Formularen/​Listen – projekt- und abteilungs­bezogen
• Unterstützung bei der Sicherstellung aller Zugangs­daten für interne und externe Mitarbeitende von BAU
• Unterstützung bei der Betreuung und Beschaffung aller Hardware- und Software­komponenten für BAU

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsmäßige Ausbildung oder gründliche und vielseitige Kenntnisse in einem der vorgenannten Bereiche
• Gute EDV‑/PC‑Kenntnisse, vor allem in den Microsoft-Office-Programmen und Microsoft Project
• Sehr gute Fachkenntnisse in der Anwendung von Microsoft Excel und Microsoft Access
• Sehr gute Fachkenntnisse im Umgang mit SAP (ORCA, E.biss‑Bestellsystem)
• Gute Fachkenntnisse in der Erstellung und Bearbeitung von Ausschreibungs­unterlagen
• Strukturiere Arbeitsweise sowie Verständnis für administrative Vorgänge
• Langjährige Erfahrung in der Erstellung von komplexen Excel-Tabellen und Datenbanken
• Englischkenntnisse auf B2‑Niveau
• Affinität zu IT‑Systemen

Freuen Sie sich auf ein einzigartiges Arbeitsumfeld auf unserem internationalen Forschungs­campus. Wir legen großen Wert auf ein wertschätzendes Miteinander und das Wohlbefinden unserer DESYanerinnen und DESYaner. Die Gleichstellung aller Menschen ist uns ein wichtiges Anliegen. Für eine bessere Vereinbarkeit von beruflichem und privatem Leben bietet DESY flexible Arbeitszeiten, variable Teilzeit, Job-Sharing-Modelle und die Teilnahme an Mobiler Arbeit (bis zu 50 %). Sie profitieren von unserer familien­freundlichen und kollegialen Atmosphäre, unserem etablierten Gesundheits­management sowie unserer betrieblichen Altersvorsorge. Als öffentlich finanzierter Arbeitgeber bieten wir Ihnen einen sicheren Arbeitsplatz und unterstützen Ihre individuelle Entwicklung mit unseren umfangreichen Aus- und Weiterbildungs­angeboten. Die Vergütung erfolgt nach den Regelungen des TV‑AVH. DESY bietet seinen Beschäftigten an beiden Standorten einen Arbeitgeber­zuschuss zum Jobticket (Deutschland-Ticket).

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