Job Description
Die bayerische KI-Agentur sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt zur Verstärkung unseres Teams am Standort München eine/n
Office Manager (m/w/d)
Vergütung nach TV-L (bis E8)
befristet bis 15.05.2026 (Elternzeitvertretung) | Voll- oder Teilzeit (mind. 80%)
Die KI-Agentur der Bayerischen Akademie der Wissenschaften macht die bayerischen Aktivitäten im Bereich Künstliche Intelligenz unter dem Netzwerknamen BAIOSPHERE weltweit sichtbar und verknüpft Akteure und Projekte synergetisch mit klarer Output-Orientierung.
Als Office Manager sorgst du für den reibungslosen Ablauf des Bürobetriebs und trägst damit zur Verbesserung der täglichen Arbeitsabläufe bei.
- Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams der KI-Agentur im Tagesgeschäft, beispielsweise durch Koordination von Terminen, Erstellung von Unterlagen wie Präsentationen und Listen, Reisekostenabrechnungen, etc.
- Selbständige Organisation des Bürobetriebs, z.B. Empfang, Telefon, Büromaterialbestellungen, etc.
- Betreuung und Pflege der Kontaktdatenbank, inkl. Einträge und Auswertungen
- Vor- und Nachbereitung von Meeting und Veranstaltungen
- Zusammenarbeit mit Facility Management und Vermieter
- Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung, vorzugsweise im kaufmännischen oder Verwaltungsbereich
- Mehrjährige Berufserfahrung, auch der Quereinstieg von verwandten Tätigkeiten ist möglich
- Sicherer Umgang mit den MS-Office-Anwendungen und Online-Konferenztools
- Kenntnisse des bayerischen Haushaltsrechts von Vorteil
- Erfahrungen im Event- und ggf. Projektmanagement wünschenswert, vorzugsweise im internationalen Umfeld
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Mitarbeit in einem hochmotivierten, sympathischen Team mit Start-up-Mentalität
- Spannende Projekte rund um das Zukunftsthema Künstliche Intelligenz und Zusammenarbeit mit interessanten Menschen aus diesem Bereich
- Vielfältige Entwicklungsfelder, Gestaltungsspielraum und anspruchsvolle Aufgaben
- Individuelle Fortbildungsmöglichkeiten
- Gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf
- Attraktive Sozialleistungen, z.B. eine betriebliche Altersvorsorge, vergünstigtes Ticket für den öffentlichen Nahverkehr sowie vermögenswirksame Leistungen
Wir begrüßen Bewerbungen von allen Interessierten, unabhängig von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Bewerber (m/w/d) mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls bevorzugt.
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