Job Description
Die Mansour-Initiative für Demokratieförderung und Extremismusprävention gGmbH – MIND prevention - wurde 2017 durch Ahmad und Beatrice Mansour gegründet.
Prävention gegen Extremismus und Antisemitismus sowie der Einsatz für Gleichberechtigung stehen im Zentrum der Arbeit von MIND prevention. Entsprechend dem Leitmotiv „Freiheit beginnt im Kopf“, entwickelt und realisiert MIND prevention Konzepte, mit denen gelernt und geübt werden kann, den eigenen Standpunkt zu hinterfragen und kritisch zu denken. MIND prevention glaubt an ein gleichberechtigtes Miteinander. Wir glauben an Begegnung und Austausch als Schlüssel für eine zukunftsfähige Gesellschaft. Als Team kämpfen wir für Freiheit und Selbstbestimmung. Für unsere Demokratie. Hast Du Lust mit uns daran zu arbeiten?
Ab sofort suchen wir Dich als…
Office-Manager*in (m/w/d)
…zunächst auf zwei Jahre befristet, in Vollzeit (40 Stunden/Woche), Vergütung orientiert sich am TV-L 2025, Eingruppierung E 9b, Einstufung je nach Berufserfahrung
- Du repräsentierst MIND prevention als erste*r Ansprechpartner*in für sämtliche Anfragen, die per E-Mail oder telefonisch eingehen und leitest diese an die entsprechenden Teammitglieder weiter
- Du bist die/der erste Ansprechpartner*in für unsere Besuchenden im Büro und kümmerst Dich um deren Bewirtung
- Du bist verantwortlich für die Ordnung und Funktionalität der Büroräumlichkeiten
- Du bist zuständig für das Terminmanagement, hast die Übersicht über den Terminkalender des MIND-Teams und der Geschäftsführung und sorgst für eine gute Terminplanung
- Zu Deinen Hauptaufgaben zählen die Reiseplanung, -organisation, -buchung und -abrechnung für den Geschäftsführer unter Beachtung der sicherheitsrelevanten Rahmenbedingungen sowie die Koordination der Reiseplanung zwischen internen und externen Beteiligten
- Du bist mitverantwortlich für die vorbereitende Buchhaltung des Geschäftsführers
- Du leitest die interne Poststelle, d.h. Du stellst einen reibungslosen Ablauf bei der Zustellung von ein- und ausgehender Post sicher
- Du planst, koordinierst und stellst textliche Inhalte der MIND-Kommunikationsmittel (Newsletter, Flyer, Weihnachtskarten) zusammen und kümmerst Dich um deren Versand
- Du bist verantwortlich für das Bestellwesen und pflegst die Inventarliste
- Du unterstützt bei der Planung & Organisation von (internen & externen) Veranstaltungen in Abstimmung mit der Geschäftsführung und dem Team
- Du pflegst und aktualisierst die Website von MIND prevention
- Du veröffentlichst vorgefertigte Postings auf den Social-Media-Profilen von MIND prevention
- Du berichtest direkt an die GF
- Du hast eine kaufmännische Berufsausbildung oder Weiterbildung im Bereich Office-Management, Assistenz oder Reiseverkehr
- Du bringst wünschenswerter Weise bereits Berufserfahrung im Bereich Office-Management oder Assistenz mit
- Du besitzt interkulturelle Kompetenzen, bist unvoreingenommen, empathisch und hast Freude an der Arbeit mit ganz unterschiedlichen Menschen
- Du wünschst Dir einen Job mit Sinn und ein motiviertes Team, mit dem Du gemeinsam wachsen kannst
- Du bist freundlich, serviceorientiert sowie aufgeschlossen und hast eine gewinnende Art im Umgang mit Kolleg*innen und externen Ansprechpartner*innen
- Du besitzt eine strukturierte, selbstständige, genaue und organisierte Arbeitsweise
- Du hast ein gutes Zeitmanagement, arbeitest gewissenhaft und verlierst auch bei vielen To-dos weder die gute Laune noch den Überblick
- Du bist sicher in den gängigen MS Office Anwendungen
- Du bringst Deutschkenntnisse auf sehr gutem bis muttersprachlichem Niveau sowie gute Englischkenntnisse mit
- Du verfügst über gute Social-Media Kenntnisse
- Flexible Arbeitszeiten
- Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
- 30 Tage Urlaub
- Zusätzlich Heiligabend und Silvester frei
- Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege
- Sehr gutes, familienfreundliches Arbeitsklima
- Individuelle, jobbezogene Fortbildungsmöglichkeiten
- Arbeitgeberzuschuss zur Firmenfitness bei Urban Sports Club & Wellhub
- Möglichkeit der betrieblichen, arbeitgebergeförderten Altersvorsorge
- Job mit Sinn und regelmäßigen Team-Events
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