Job Description
Das Max-Planck-Institut für Astrophysik (MPA) ist ein international ausgerichtetes Forschungsinstitut, das sich mit Grundlagenforschung auf dem Gebiet der theoretischen Astrophysik befasst. Derzeit besteht das Institut aus vier Abteilungen und etwa 120 Wissenschaftler*innen und ist mit seinen Arbeitsbereichen Kosmologie, Galaxienentstehung, Stellarer Astrophysik und Numerische Astrophysik weltweit führend auf dem Gebiet der theoretischen Astronomie.
Zur Mitarbeit im Sekretariat und Unterstützung der Informationsfeldtheorie-Gruppe am MPA suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n
Assistenz bzw. Fremdsprachensekretär*in (m/w/d)
Kennziffer 03/2025
Erwünscht ist eine teamfähige, flexible, kreative und belastbare Persönlichkeit mit Organisationstalent und guten interpersonellen Kommunikationsfähigkeiten sowie der Fähigkeit, selbständig Problemlösungen zu erarbeiten.
- Abwicklung der Korrespondenz in Deutsch, Englisch und weiteren Sprachen
- Terminplanung und ‑überwachung
- Organisation und Betreuung von Veranstaltungen (z. B.: Projektmeetings, Tagungen, Telekonferenzen)
- Organisation und Planung von In- und Auslandsreisen
- Unterstützung der Erstellung von Anträgen und Berichten für wissenschaftliche Projekte
- Onboarding von Mitarbeiter*innen und Studierenden und Pflege von Mitglieder- und Mailinglisten
- Allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben und administrative Aufgaben zur Unterstützung der Projektleiter
- Ausbildung zur/zum Fremdsprachensekretär*in, Kaufmann/‑frau für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich, vorzugsweise in Wissenschaftseinrichtungen oder Forschungsorganisationen
- Nachgewiesene ausgezeichnete Englisch- und Deutschkenntnisse
- Interesse an Wissenschaft
- Sehr gute Kenntnisse in den gängigen Büro-IT‑Anwendungen (Microsoft Word, PowerPoint, Excel)
- Bereitschaft zu lernen (Grundlagen von anderen Textverarbeitungsprogrammen, HTML, LaTeX, git)
- Sehr gute kommunikative Fähigkeiten
- Arbeiten in einem internationalen Umfeld an einem der führenden Forschungsinstitute auf dem Gebiet der Astronomie
- Gute Arbeitsatmosphäre in einem motivierten, leistungsorientierten und multiprofessionellen Team
- Transparente Bezahlung nach dem TVöD Bund (Einstufung abhängig von Qualifikation und Berufserfahrung) mit allen Leistungen des öffentlichen Dienstes, wie z. B. eine attraktive Altersvorsorge (VBL) und einer garantierten Jahressonderzahlung
- Gezielte Einarbeitung von erfahrenen Kolleg*innen
- Interne und externe Fort- und Weiterbildungen nach den individuellen Bedürfnissen
- Bei Bedarf vorübergehend Bereitstellung einer Wohnung
- Unterstützung bei der Suche nach Kinder- und Angehörigenbetreuung
- Eine private Unfallversicherung innerhalb eines Rahmenvertrags für alle Mitarbeiter*innen
- Gute Erreichbarkeit mit dem ÖPNV (U‑Bahn und Bus)
- Einen Zuschuss zum IsarCardJob-Ticket und dem DeutschlandJobTicket
- Kantine in unmittelbarer Nähe. Weitere Verpflegungsmöglichkeiten in der Umgebung