Job Description

Die Exzellenzuniversität Hamburg gehört zu den forschungsstärksten Wissenschafts- und Bildungs­einrichtungen Deutschlands. Durch Forschung und Lehre, Bildung und Wissenstransfer auf höchstem Niveau fördern wir die Entwicklung einer neuen Generation verantwortungs­bewusster Weltbürger:innen, die den globalen Herausforderungen unserer Zeit gewachsen ist. Mit unserem Leitmotiv „Innovating and Cooperating for a Sustainable Future in a Digital Age“ gestalten wir die Zusammenarbeit mit wissenschaftlichen und außerwissen­schaftlichen Partner­institutionen in der Metropolregion Hamburg und weltweit. Wir laden Sie ein, Teil unserer Gemeinschaft zu werden, um gemeinsam mit uns einen nachhaltigen und digitalen Wandel für eine dynamische und pluralistische Gesellschaft zu gestalten.

Projekt- und Teamassistenz

Einrichtung: Stabsstelle Smart Administration
Wertigkeit: EGR. 9B TV-L
Arbeitsbeginn: schnellstmöglich, unbefristet
Bewerbungsschluss: 28.02.2025
Arbeitsumfang: teilzeitgeeignete Vollzeitstelle

Wir, die Stabsstelle Smart Administration (SmA), unterstützen die Verwaltungseinheiten der Universität bei der Optimierung von Prozessen, der Entwicklung moderner Digitalisierungsprojekte sowie im Bereich Qualitäts- und Change-Management. Unser Ziel ist es, administrative Prozesse effizienter, nutzendenzentriert und zukunftsorientiert zu gestalten. Um dies zu erreichen, arbeiten wir mit agilem Mindset, projektbasiert und cross-funktional.

• Projektleiter:innen der Stabsstelle beim Projektmanagement unterstützen (Planung, Controlling, Berichtswesen, Kommunikation, Taskmanagement etc.)
• Stabsstellenleiter:in assistieren (Monitoring aller Aktivitäten, Terminkoordination, Veranstaltungsmanagement, Budgetcontrolling etc.)
• gesamte Team SmA unterstützen (Internetauftritt, Büromaterial, Urlaubsverwaltung, On- und Offboarding etc.)

• Hochschulabschluss (Bachelor oder gleichwertig)

oder

• abgeschlossene Ausbildung in einem verwaltenden oder kaufmännischen Beruf mit mindestens dreijähriger fachbezogener Berufserfahrung

Erforderliche Fachkenntnisse und persönliche Fähigkeiten

• umfassende Kenntnisse in Projektmanagementmethoden
• Erfahrungen in der Projektarbeit
• Kenntnisse über kaufmännische und Beschaffungsprozesse
• Erfahrungen in der effizienten Gestaltung von Büro- und Verwaltungsabläufen
• Erfahrungen im Veranstaltungsmanagement
• sicherer Umgang mit gängigen MS-Office- und anderen IT‑Anwendungen
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (mind. Niveau C1 GER)
• idealerweise Erfahrungen in hochschulspezifischen Abläufen und Strukturen
• ausgeprägte Fähigkeiten in der Organisation und Selbstorganisation
• Kommunikationsgeschick sowie Empathie und Teamfähigkeit
• strukturiertes und genaues Arbeiten
• Fähigkeit, fachliche Zusammenhänge selbstständig zu erkennen und zuordnen zu können
• Belastbarkeit und Veränderungsfreude
• Sensibilität im Umgang mit vertraulichen Informationen

• Sichere Vergütung nach Tarif
• Weiterbildungs­möglichkeiten
• Betriebliche Altersvorsorge
• Attraktive Lage
• Flexible
  Arbeitszeiten
• Möglichkeiten zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• Gesundheitsmanagement, EGYM Wellpass
• Beschäftigten-Laptop
• Mobiles Arbeiten
• Bildungsurlaub
• 30 Tage Urlaub/Jahr

Die FHH fördert die Gleichstellung von Frauen und Männern. Wir fordern Männer gem. § 7 Abs. 1 des Hamburgischen Gleichstellungsgesetzes (HmbGleiG) daher ausdrücklich auf, sich zu bewerben. Sie werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.

Wir begrüßen ausdrücklich die Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund.

Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte behinderte Menschen haben Vorrang vor gesetzlich nicht bevorrechtigten bewerbenden Personen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung.

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