Job Description
In den Bereichen Organisations- und Personalentwicklung (OPE) und Informationstechnik und Organisationsservice (IT.OS) im Ressort 4 der ver.di-Bundesverwaltung ist zum nächsten möglichen Termin die Stelle einer Projektassistenz für das Projekt „Organisationseinführung MS 365“ zu besetzen. Die Stelle ist auf 33 Monate befristet.
Die Bereiche OPE und IT.OS koordinieren gemeinsam das Projekt „Organisationseinführung MS 365“. Damit einher gehen umfangreiche Sekretariatsaufgaben, insb. hinsichtlich der Projektorganisation, der Veranstaltungs- und Seminarorganisation und der Teilnehmendenverwaltung. Wir suchen eine*n sekretariatserfahrene*n, freundliche*n, engagierte*n Kolleg*in, die*der unser Team bei der Umsetzung dieser Kernaufgaben tatkräftig unterstützt.
Die Stelle ist disziplinarisch dem Bereich OPE zugeordnet. Der*die Stelleninhaber*in übernimmt dabei auch administrative Projektaufgaben des Bereichs IT.
- Selbstständige Organisation von Projektgremien und-terminen (u.a. Führungskräfte-Runden, Prozessbotschafter*innen, Projektkoordination)
- Selbstständige Organisation und Durchführung von Standardaufgaben des Seminarmanagements für die Qualifizierungsangebote im Projekt „Organisationseinführung MS 365“. Zur Umsetzung gehört insbesondere:
- Anlage von Veranstaltungen und Teilnehmendenverwaltung in den Softwaresystemen rexx und/ oder MS Bookings
- Anlage von Webinar-Räumen in Videokonferenz-Lösungen MS Teams
- Terminplanung, -überwachung und -koordination
- Zusammenstellung und Versand von Unterlagen
- Unterstützung der quantitativen und qualitativen Seminarevaluation mit Hilfe von Umfragen (Forms)
- Koordination der Trainer*inneneinsätze
- Teilnehmenden-Support
- Co-Moderation von Info-Veranstaltungen zum Qualifizierungsprogramm
- Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen im Rahmen von Projekten der Organisationsentwicklung insbesondere Arbeitsorganisations-Workshops
- Unterstützung im Kommunikationsmanagement, insbesondere:
- Selbstständige Pflege des Informationsportals (Sharepoint) des Projektes
- Erstellen bzw. Qualitätssicherung und Layout von im Projekt erstellten Kommunikationsmaterialien wie Posts, Newsletter und Präsentationen
- Unterstützung des IT- und Fachsupports im Projekt, insbesondere:
- Selbstständige Konfiguration von Teams/ Gruppen in MS 365
- Selbstständige Beantwortung von Standardanfragen zur MS 365 Einführung in ver.di
- Selbstständiges Controlling des Projektbudgets
- Weitere allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsarbeiten
- Umfangreiche Erfahrung in allgemeinen Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben
- Fundierte Erfahrung im Seminarmanagement
- Bereitschaft Standards für organisatorische Abläufe mit zu entwickeln, zu optimieren und einzuhalten
- Praktische Kenntnisse in der Arbeit mit den MS 365 Modulen und der Software Rexx oder Bereitschaft, sich diese zügig anzueignen
- Strukturierte vorausschauende Arbeitsweise
- Ausgeprägte Bereitschaft zum eigenverantwortlichen und projektorientierten Arbeiten im Team
- Eine spannende und herausfordernde Tätigkeit in einem zukunftsweisenden Projekt.
- Die Möglichkeit, aktiv an der digitalen Transformation der Gewerkschaftsarbeit mitzuwirken.
- Ein dynamisches und unterstützendes Arbeitsumfeld.
- Eine auf 33 Monate befristete Anstellung mit der Chance, wertvolle Erfahrungen in der Personalentwicklung und Digitalisierung zu sammeln.