Büroassistentin / Büroassistent | Sekretärin / Sekretär (w/m/d) beim Institut für Boden- und Felsmechanik

Job Description

Als „Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft“ schafft und ver­mittelt das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Wissen für Gesellschaft und Umwelt. Ziel ist es, zu den globalen Herausforderungen maßgebliche Beiträge in den Feldern Energie, Mobilität und Information zu leisten. Daran arbeiten am KIT rund 9.800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einer breiten disziplinären Basis in Forschung, Lehre und Innovation zusammen.

Wir suchen für das Institut für Bodenmechanik und Felsmechanik (IBF) zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet eine/einen

Büroassistentin / Büroassistent | Sekretärin / Sekretär (w/m/d) beim Institut für Boden- und Felsmechanik


Das Institut für Boden und Felsmechanik (IBF) am Karlsruher Institut für Technologie (KIT) ist ein führendes Forschungsinstitut in den Bereichen Geotechnik, Boden- und Felsmechanik. Mit inter­disziplinären Projekten und modernster Labor­ausstattung leisten wir einen wichtigen Beitrag zur Lösung der immer komplexeren Heraus­forde­rungen.

Ihr Aufgabengebiet umfasst viel­seitige Büro- und Verwaltungs­aufgaben. Sie unter­stützen sowohl die Instituts­leitung als auch die Mitarbeitenden (w/m/d) des Instituts. Der Schwer­punkt Ihrer Tätigkeit liegt in der Bearbeitung allgemeiner Büro- und Verwaltungs­tätig­keiten, der Organisation und Abwicklung von Dienstreisen sowie der Termin- und Besprechungs­koordi­nation. Darüber hinaus gehören zu Ihren Aufgaben die Planung und Durch­führung von Veranstal­tungen sowie die Unter­stützung bei der Vorbereitung und Zusammen­stellung von Unter­lagen für Personal­maßnahmen und bei der finanz­technischen Abwick­lung instituts­bezogener Buchungen. Dazu zählen auch die Bestell- und Rechnungs­abwicklung.


  • Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte / Verwaltungsfachangestellter (w/m/d)), eine vergleichbare Ausbildung oder nachweis­bare Kenntnisse auf entsprechendem Niveau.
  • Berufserfahrung ist erwünscht.
  • Sie besitzen profunde PC- und MS-Office-Kenntnisse und sind aufge­schlossen gegenüber neuen Systemen und neuer Software.
  • Gute Englisch­kenntnisse ergänzen Ihre Quali­fikation.
  • Persönlich zeichnen Sie sich durch eine selbst­ständige, sorg­fältige und struk­turierte Arbeits­weise, hohe Zuverlässig­keit sowie schnelle Auf­fassungs­gabe aus.
  • Sie bringen zudem Organi­sations­talent, Team­fähig­keit sowie eine ausge­prägte Kommuni­kations­fähig­keit mit. Ein sensibler, diskreter und verant­wortungs­bewusster Umgang mit geschützten und personen­bezogenen Informationen und Daten sind für Sie selbst­verständ­lich.

Teil bei der einzigen deutschen Exzellenz­universität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervor­ragenden Arbeits­bedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer ziel­gerichteten Einarbeitung sowie breit­gefächerten Weiterqualifizierungs­angeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeits­zeit­modellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeit­angeboten sowie Kinder- und Ferien­betreuungs­angeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat und ein viel­seitiges Angebot in verschiedenen Mensen.

Wir streben eine möglichst gleichmäßige Besetzung der Arbeitsplätze mit Beschäftigten (w/m/d) an und würden uns daher insbesondere über Bewerbungen von Frauen freuen.

Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.

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