Job Description
Zu den offiziellen Vertretungen Kanadas in Deutschland gehören die Botschaft von Kanada in Berlin sowie die Konsulate in Düsseldorf und München. Die Mitglieder des Teams arbeiten in einem schnelllebigen, multidisziplinären und internationalen Umfeld. Die Aufgabe der drei Büros und ihrer mehr als 100 in Kanada ansässigen und vor Ort tätigen Mitarbeiter besteht darin, die Beziehungen zwischen Kanada und Deutschland in einer Reihe von Bereichen auszubauen.
Der Bereich Allgemeine Dienste ist für das effektive und effiziente Management und den Betrieb der Botschaft von Kanada verantwortlich. Dies wird durch die Bereitstellung hochwertiger interner Dienstleistungen für die Botschaft und das Netzwerk der kanadischen diplomatischen Vertretungen in Deutschland gewährleistet.
Die Botschaft von Kanada in Berlin sucht eine:
Assistenz Allgemeine Dienste (Immobilien) (m/f/d)
Die Assistenz Allgemeine Dienste (Immobilien) ist der Leitung Allgemeine Dienste (Immobilien) unterstellt und leistet innerhalb der Abteilung Immobilien täglich Unterstützung bei der Verwaltung. Ferner übernimmt die Assistenz bei Bedarf weitere Aufgaben. Die Assistenz Allgemeine Dienste (Immobilien) trägt auch zur regionalen Ausrichtung des Programms Immobilien bei, indem sie proaktiv mit den kanadischen Konsulaten in Deutschland bei immobilienbezogenen Projekten zusammenarbeitet.
Zu den Aufgaben gehören die Überwachung langfristiger Verträge, die Überwachung der Gebäudeinstandhaltung, die Organisation von Renovierungen und das Ausmustern überschüssiger Vermögenswerte. Die Assistenz übernimmt zudem administrative Aufgaben, nutzt Informationsmanagement-Software und führt Akten zu den Mietverträgen.
Die Assistenz führt Vorortbegehungen durch, beaufsichtigt Mitarbeitende von Fremdfirmen und erstellt Finanzberichte im Zusammenhang mit Immobilienaktivitäten. Darüber hinaus ist die Assistenz für Zollabfertigungen zuständig, koordiniert die Arbeit von zwei Haustechnikern und unterstützt andere nach Anweisung. Diese Rolle erfordert eine proaktive Zusammenarbeit und effektive Kommunikation mit anderen Mitgliedern der Botschaft sowie Auftragnehmenden, um einen reibungslosen Ablauf der immobilienbezogenen Tätigkeiten zu gewährleisten.
Zu den wesentlichen Qualifikationen gehören Abitur oder ein gleichwertiger Abschluss; Erfahrung (mindestens ein Jahr Berufserfahrung innerhalb der letzten fünf Jahre) in einer Abteilung, die administrative Unterstützung im Bereich Immobilienverwaltung, Wartung oder ähnlichem bietet; Erfahrung (mindestens ein Jahr Berufserfahrung innerhalb der letzten fünf Jahre) in einem Kundenservice-Bereich (intern und/oder extern); sowie ein gültiger europäischer Führerschein der Klasse B oder höher.
Bewerbende müssen über fortgeschrittene Englischkenntnisse (mündlich und schriftlich) - CEFR-Niveau B2 oder höher - und fortgeschrittene Deutschkenntnisse (mündlich und schriftlich) - CEFR-Niveau C1 oder höher - verfügen.
Die Stelle ist unbefristet und in Vollzeit (37,5 Stunden pro Woche) zu besetzen. Das Anfangsgehalt beträgt 48.801 EUR brutto pro Jahr. Gemäß den aktuellen Bedingungen umfassen die Zusatzleistungen einen Jahresbonus in Höhe eines 13. Monatsgehalt im November sowie ein zusätzliches halbes 14. Monatsgehalt im Juni, 30 Tage Jahresurlaub und eine leistungsabhängige jährliche Gehaltserhöhung.
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