Job Description
Willkommen im Team der Ärztekammer Westfalen-Lippe!
Sie lieben es, wenn kein Tag wie der andere ist? Sie möchten eigene Ideen einbringen und umsetzen? Sie sind schnell im Denken und Handeln, dabei freundlich und bestimmt? Wenn Sie sich hier wiederfinden, dann haben wir genau den richtigen Job für Sie!
Assistenz (w/m/d) für die kaufmännische Geschäftsführung
- Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben: Sie übernehmen eigenständig die Korrespondenz des kaufmännischen Geschäftsführers und stellen sicher, dass alle Abläufe reibungslos funktionieren.
- Büroorganisation: Sie bereiten Termine für den kaufmännischen Geschäftsführer optimal vor (ggf. auch inhaltlich), managen Terminpläne, Unterlagen und Reisen. Gleichzeitig sind Sie die erste Ansprechperson für unsere ehrenamtlichen Mitglieder.
- Präsentationen: Sie erstellen ansprechende und aussagekräftige Präsentationen, recherchieren die Inhalte eigenständig und bereiten diese strukturiert auf.
- Veranstaltungsorganisation: Sie planen und koordinieren Gremiensitzungen und ausgewählte Veranstaltungen. Dazu gehören die Tagesordnungsorganisation, Erstellung der Beschlussvorlagen und Protokollführung.
- Projektarbeit: Sie unterstützen bei unseren vielfältigen Projekten und bilden bei ausgewählten Projekten die Schnittstelle zum Project Management Office (PMO)
- ein erfolgreich abgeschlossenes Bachelor-Studium der BWL, Rechtswissenschaften, Verwaltungswissenschaften/Public Management oder Kommunikationswissenschaften oder
- eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r o. ä. mit einschlägiger Berufserfahrung
- mehrjährige Berufserfahrung in einem vergleichbaren Bereich
- ausgezeichnete kommunikative Fähigkeiten und organisatorisches Talent
- sehr gute Kenntnisse in MS-Office mit einer hohen Affinität zu neuen Medien
- Freude an selbstständigem Arbeiten, und an der Optimierung von Arbeitsabläufen, Entscheidungsfreude
- Aufgeschlossenheit gegenüber neuen Themen und Entwicklungen
- Die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen ruhig und fokussiert zu arbeiten, sowie Flexibilität im Umgang mit wechselnden Aufgaben.
- ausgeprägte soziale Kompetenzen, Integrität, Loyalität und Diskretion aufgrund der Vertrauensstellung
- Ein motiviertes Team: Eine angenehme Arbeitsatmosphäre, die durch regelmäßige Teamveranstaltungen und betriebliche Gesundheitsförderung (z. B. Hansefit) unterstützt wird.
- Sicherheit und Vielfalt: Ein krisensicherer Arbeitsplatz mit abwechslungsreichen Aufgaben.
- Attraktive Vergütung: Leistungsgerechte Bezahlung nach TV-L 9 b (je nach Qualifikation) sowie betriebliche Altersvorsorge.
- Entwicklungsmöglichkeiten: Förderung Ihrer fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung, abgestimmt auf Ihre Aufgaben.
- Strukturiertes Onboarding: Ein professionelles Einarbeitungsprogramm und eine ausgeprägte Willkommenskultur.
- Work-Life-Balance: Gleitende Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub im Jahr, Kinderferienbetreuung und eine moderne Arbeitsumgebung.
- Zusätzliche Vorteile: Ergonomische Arbeitsplätze, klimatisierte Büros, eine ausgezeichnete Kantine, Jobrad-Leasing, kostenlose Parkplätze und eine gute ÖPNV-Anbindung.