Job Description
Das Universitätsklinikum Freiburg ist ein Krankenhaus der Maximalversorgung mit über 2.100 Betten, dessen Einzugsgebiet sich von Basel bis Karlsruhe, von der französischen Grenze bis hin zum Bodensee erstreckt. Es werden jährlich rund 90.000 stationäre Patient*innen und rund 900.000 ambulante Besucher*innen behandelt. Das Universitätsklinikum beschäftigt mehr als 15.000 Mitarbeiter*innen und zählt zu den größten Arbeitgebern in der Region.
Sie bringen gerne verschiedene Aufgaben unter einen Hut und sind ein Organisationstalent im Büroalltag? Der Geschäftsbereich Technik sucht zur Verstärkung des Teams zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine
Assistenz im Leitungssekretariat mit Schwerpunkt Qualitätsmanagementbeauftragte*r (m/w/d)
I. Adminitrative Tätigkeiten im Leitungssekretariat
- Unterstützung und Entlastung der Geschäftsbereichs- und Abteilungsleitungen im operativen Tagesgeschäft
- Terminplanung, -koordination und -überwachung
- Erstellung von Präsentationen und Protokollen
- Organisation von Meetings und Veranstaltungen
- allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben sowie Korrespondenz
- Führen und Überwachen der Zeitkonten in SAP / HCM
- Vor- und Aufbereiten von Personalmaßnahmen Organisation von Bewerbungsverfahren (Ausschreibung, Ablage, Kommunikation mit Bewerber*innen)
- Verantwortung für die Einhaltung des Corporate Design in allen G5-Bereichen (Pflege des Intranet- und Internetbereiches)
- SAP-Benutzerverwaltung
- Planung und Organisation von Dienstreisen
II. Qualitätsmanagement (QMB)
- Verantwortung für die Einführung, Pflege und Weiterentwicklung des Qualitätsmanagementsystems (z. B. DIN ISO 9001)
- Organisation und Durchführung interner und externer Zertifizierungsaudits
- Analyse und Optimierung von Prozessen zur Qualitätssicherung
- Schulung und Unterstützung der Mitarbeiter bei qualitätsrelevanten Themen
- Überwachung der Umsetzung von Maßnahmen aus Auditberichten und Kundenfeedback
- Dokumentation und Pflege des QM-Handbuchs
- Sicherstellung der Einhaltung von Qualitätsstandarts und gesetzlichen Vorgaben
- abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Bereich Büromanagement/-kommunikation oder vergleichbare Ausbildung, idealerweise mit Zusatzqualifikation im Qualitätsmanagement
- einschlägige Berufserfahrung im Bereich Assistenz und QM
- sicherer Umgang mit MS Office, gängigen Videokonferenz-Anwendungen und Outlook
- Kenntnisse in SAP HCM, Typo3 und sicherer Umgang mit QM-Tools sind wünschenswert
- strukturierte und organisierte Arbeitsweise und Zuverlässigkeit
- ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit gepaart mit Durchsetzungsvermögen, freundliches Auftreten
- ein hohes Maß an Engagement, Loyalität und zeitliche Flexibilität
- eine abwechslungsreiche Position mit Verantwortung und Gestaltungsfreiraum
- fachliche und persönliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten
- ein modernes Arbeitsumfeld und kollegialer Unternehmenskultur
- einen sicheren Arbeitsplatz mit einer leistungsgerechten Bezahlung im Rahmen des TV-UK
- einen familienfreundlichen Arbeitsplatz und Kinderbetreuungsmöglichkeiten
- attraktive Angebote für Beschäftigte, z. B. Jobticket UKF, Bonus-Programm "corporate benefits" sowie weitere klinikumsübliche Vergünstigungen
- Arbeitszeitmodell mit Gleitzeit bei 38,5 Stunden Wochenarbeitszeit
- Betriebliche Altersvorsorge