Job Description
Werde Teil der Geschäftsstelle der Helmholtz-Gemeinschaft! Mit rund 100 Mitarbeiter:innen gestalten wir die Strategieentwicklung von Helmholtz und koordinieren die wettbewerblichen Prozesse zur Ausrichtung und Finanzierung unserer Forschung. Dabei reagieren wir dynamisch auf drängende Herausforderungen. Wir informieren über die Helmholtz-Gemeinschaft und vertreten die Interessen der Wissenschaft gegenüber der Politik.
Wir stehen so für eine starke Gemeinschaft aus 18 Zentren mit mehr als 46 000 Mitarbeiter:innen und weltweit einmaligen Versuchsanlagen. Zusammen leisten wir Spitzenforschung – und liefern Technologien und Lösungen für die Welt von morgen.
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir für die Geschäftsstelle am Standort Berlin eine:n
Studentische:r Mitarbeiter:in (m/w/d) Empfang
Du unterstützt den Empfangsbereich der Helmholtz-Geschäftsstelle/des HIDA Office in Berlin-Mitte an zwei bis drei flexiblen Wochentagen. Die Arbeitszeit wird nach Absprache überwiegend in den Nachmittagsstunden (Montag bis Donnerstag ab 15:30 Uhr, Freitag ab 13:00 Uhr) zu leisten sein. Zu Vertretungszeiten wird die Arbeitszeit ggf. erweitert.
Zu deinen Aufgaben gehört insbesondere:
- das Entgegennehmen von eingehenden Telefonaten,
- die Begrüßung der nationalen und internationalen Gäste der Geschäftsstelle sowie des HIDA Office,
- Veranstaltungsbetreuung (z. B. Koordination von Terminen und Konferenzraumbuchungen, Vor- und Nachbereitung der Konferenzräume) sowie
- die Unterstützung des Facility Managements (z. B. unterstützende Abwicklung der Inventur)
- Du bist eingeschriebene:r Student:in an einer deutschen (Fach-)Hochschule.
- Du verfügst über ein ausgeprägtes Servicebewusstsein, bist zuverlässig, freundlich und kommunikationsstark.
- Du beherrschst den Umgang mit den gängigen MS-Office Produkten und bist vertraut mit der Anwendung moderner Kommunikationskanäle (Slack, Zoom).
- Du verfügst über gute englische Sprachkenntnisse.
- Mitarbeit in der größten Wissenschaftsorganisation Deutschlands mit einem breiten Netzwerk aus Forschung, Wirtschaft und Politik
- Gesundes Arbeiten an ergonomischen Arbeitsplätzen mit moderner Büroausstattung
- Einen modernen Arbeitsplatz im Herzen Berlins sowie eine sehr gute Anbindung an den ÖPNV & Fahrradparkplätz
- Eine Anstellung im Umfang von ca. 15 Stunden pro Woche, befristet auf zunächst 12 Monate. Eine Zusammenarbeit über mehrere Semester wird angestrebt
- Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund) bis EG 2