Job Description
Assistenz Abteilungsleitung Kommunikation (m/w/d)
Wir suchen Sie für die Abteilung Kommunikation der Landeshauptstadt Stuttgart. Die Stelle ist unbefristet zu besetzen.
Die Abteilung Kommunikation informiert Bürger/-innen sowie Medien über die Themen der Stadtverwaltung und der politischen Gremien. Das Vorzimmer nimmt zentrale Assistenzaufgaben für die Abteilung mit ihren sechs Teams und über 60 Mitarbeitenden wahr.
- Sie unterstützen vorrangig die Abteilungsleiterin in allen Bereichen sowohl bei der Leitung der Abteilung als auch in ihrer Rolle als Sprecherin des Oberbürgermeisters
- Sie übernehmen die organisatorische Vor- und Nachbereitung von Presseterminen jeder Art
- Sie erledigen selbstständig sämtliche Sekretariatsaufgaben und unterstützen im Team mit einer Kollegin den reibungslosen Ablauf aller Aktivitäten der Abteilung
- Sie nehmen Presseanfragen entgegen, erfassen diese, leiten sie intern weiter, haben Bearbeitungszeiten im Blick und wirken beim Versand des täglichen Pressedienstes mit
- Sie führen die zentrale Terminübersicht, koordinieren die Termine und Besprechungen der Abteilung, stellen die Telefon- und Videokonferenzen sicher, einschließlich technischer und organisatorischer Vor- und Nachbereitung
- Sie organisieren und buchen Dienstreisen für die Abteilung, kümmern sich um die Bearbeitung der entsprechenden Reiseunterlagen und die Abrechnungen
Eine Änderung oder Ergänzung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten.
- abgeschlossene dreijährige Ausbildung, bevorzugt im Verwaltungs-, Sekretariats- oder kaufmännischen Bereich oder anderweitig erworbene entsprechende Fachkenntnisse
- von Vorteil sind Kenntnisse aus der Kommunalverwaltung sowie von Abläufen und Strukturen großer Verwaltungen oder Institutionen
- möglichst Berufserfahrung im Assistenz- bzw. Sekretariatsbereich
- sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift in der deutschen Sprache, hohe Sicherheit in Bezug auf Rechtschreibung und Zeichensetzung
- sicheres und freundliches Auftreten, auch am Telefon
- fundierte Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit dem PC, dem Internet und den üblichen MS-Office-Programmen
- Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit, mobil bzw. im Homeoffice zu arbeiten
- einen Arbeitsplatz in zentraler Innenstadtlage direkt am Marktplatz
- die Mitarbeit an interessanten aktuellen Themen der städtischen Kommunikation
- persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch unseren BildungsCampus
- Gesundheitsmanagement und Sportangebote
- betriebliche Altersvorsorge und Jahressonderzahlung
- Stuttgart-Zulage für Tarifbeschäftigte – bis zu 150 € monatlich
- ein kostenfreies Deutschlandticket für den ÖPNV
- vergünstigtes Mittagessen
Wir bieten Ihnen eine Stelle der Entgeltgruppe 8 TVöD.
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