Job Description
Die Stiftung Grone-Schule – gemeinnützig – und ihre Tochtergesellschaften sind als führender Anbieter von beruflicher Aus- und Weiterbildung sowie von Trainings- und Coaching-Konzepten bundesweit präsent. Unser Ziel ist es, für unterschiedliche Menschen berufliche Perspektiven zu schaffen und eine stabile Beschäftigung auf dem ersten Arbeitsmarkt zu ermöglichen.
Zu unseren Auftraggebern zählen neben den Agenturen für Arbeit und Jobcentern auch zugelassene kommunale Träger, die Bundeswehr, Ministerien auf Bundes- und Landesebene sowie private Auftraggeber.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine/n engagierte/n und strukturierte/n
Mitarbeiter/in im Schulsekretariat
der/die Freude daran hat, unsere Bildungsmaßnahmen im Bereich kaufmännische Umschulungen administrativ zu unterstützen.
- Administrative Unterstützung: Erfassung, Pflege und Verwaltung von Daten in unserer Datenbank.
- Koordination: Vorbereitung und Organisation von Unterlagen, Raumplanung und Abstimmung mit den Dozierenden.
- Kommunikation: Ansprechpartner/in für Teilnehmende, Dozentinnen und Kostenträger (telefonisch und schriftlich).
- Dokumentenmanagement: Erstellung und Bearbeitung von Verträgen, Anträgen und Bescheinigungen.
- Qualitätsmanagement: Unterstützung bei der Einhaltung von Prozessen und Dokumentationen gemäß Zertifizierungsanforderungen.
- Organisationsaufgaben: Unterstützung bei der Planung von Veranstaltungen wie Infotagen oder Eignungstests.
- Vertrags- und Prüfungsmanagement: Eintragung von Umschulungsverhältnissen und Anmeldung zu Abschlussprüfungen
- Rechnungswesen: Prüfung und Kontierung von Eingangsrechnungen
- Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Sie verfügen über Berufserfahrung im verwaltenden Bereich / Sekretariat
- Sie bringen fundierte MS Office Kenntnisse mit
- Sie arbeiten sich schnell in neue Programme ein
- Sie verfügen über eine selbständige Arbeitsweise
- Sie besitzen organisatorische Fähigkeiten und arbeiten strukturiert
- Sie besitzen eine gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
- Erfahrungen im Bereich der Bildungsträger/Bildungsmaßnahmen sind von Vorteil
- Sie sind kommunikationsstark und haben Freude am Umgang mit Menschen
- eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem multiprofessionellen freundlichen Team
- Fortbildungsmöglichkeiten
- Zuschuss zum Deutschlandticket
- Möglichkeit der flexiblen Arbeitszeitgestaltung
- Heiligabend und Silvester Freistellung
- 30 Tage Urlaub pro Kalenderjahr
- Diese Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet
- Urban Sports Mitgliedschaft