Job Description
Stellenausschreibung (VER 01/2025)
Am Leibniz-Institut für Ostseeforschung Warnemünde (IOW) ist ab sofort eine unbefristete
Sachbearbeitungsstelle mit Schwerpunkt Reisekostenabrechnung
in Vollzeit (40 h/Woche) zu besetzen. Die Vergütung richtet sich nach dem TV-L EG 9a. Eine individuelle Stufenzuordnung wird geprüft, im Einzelfall ist eine Übernahme der bisherigen Erfahrungsstufe oder eine Stufenvorweggewährung (als Maßnahme zur Personalgewinnung) möglich. Die Stelle ist teilzeitfähig, jedoch mit mindestens 30 Wochenarbeitsstunden zu besetzen.
Wer sind wir?
Das IOW ist ein unabhängiges Forschungsinstitut der Leibniz-Gemeinschaft, für das Chancengleichheit, Familienfreundlichkeit und Work-Life-Balance einen hohen Stellenwert hat. Unser Forschungsschwerpunkt sind die Küsten- und Randmeere, insbesondere die Ostsee. Die Mitarbeitenden der fünf Sektionen Physikalische Ozeanographie und Messtechnik, Meereschemie, Biologische Meereskunde, Marine Geologie und Meeresbeobachtung arbeiten interdisziplinär im Rahmen eines gemeinsamen Forschungsprogramms.
Die Verwaltung übernimmt eine zentrale Dienstleistungsfunktion im IOW. Hier werden u. a. Finanzangelegenheiten nach kaufmännischen und haushaltsrechtlichen Vorgaben des öffentlichen Dienstes mit einem jährlichen Finanzvolumen von ca. 28 Mio. € und Personalangelegenheiten von mehr als 280 Beschäftigten nach den Bestimmungen des öffentlichen Dienstes bearbeitet.
- Verantwortliche Bearbeitung von Anträgen auf Reisekostenerstattung für Dienstreisen im Inland und Ausland nach dem LRKG M-V
- Erledigung der Buchungen von Reisekosten und Reisenebenkosten
- Beantragung von A1- und Entsendebescheinigungen für Auslandsdienstreisen sowie Beratung der Beschäftigten bei dieser Thematik
- Assistenztätigkeiten (Vor-/Nachbereitung von Veranstaltungen, Bestellung von Büromaterialien, allgemeine Sekretariatsaufgaben)
- Mitarbeit an der Erstellung von Regularien und Optimierung von Arbeitsabläufen
- Wir erwarten eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsrechtliche Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation (mit mindestens gutem Erfolg)
- Zusätzlich erwarten wir sehr gute Kenntnisse im Umgang mit Standard-IT-Anwendungen, insbesondere MS Office, ERP-Systeme, ausgeprägte soziale Kompetenz, insbesondere Loyalität und Teamfähigkeit, Leistungsfähigkeit, Belastbarkeit und Lernfähigkeit
- Wünschenswert sind Berufserfahrung in der Abrechnung von Dienstreisen nach reisekostenrechtlichen Bestimmungen, fundierte Kenntnisse im Reisekostenrecht (idealerweise LRKG M-V), Gute Englischkenntnisse
- unbefristetes Arbeitsverhältnis
- Tarifgerechtes Gehalt nach dem TV-L
- Arbeitszeiten flexibel gestalten
- Offene Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien
- Kollegialer Teamspirit
- Option auf Homeoffice
- Moderne Arbeitsatmosphäre und Büroausstattung
- Firmenevents und -veranstaltungen
- Ein Laptop mit der notwenigen Software wird zur Verfügung gestellt
- Ausführliche Einarbeitung
- Weitere Entlohnung durch Weihnachtsgeld
- Bezuschussung bei der betrieblichen Altersvorsorge
- Ergonomisch ausgestattete Arbeitsplätze
- Weiterbildungsmöglichkeiten
- Parkplatz
- Gute Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel