Job Description
In der Abteilung Risikokommunikation des Bundesinstituts für Risikobewertung (BfR) ist ab sofort folgende Stelle zu besetzen:
Abteilungsassistenz / Office Management (w/m/d)
Kennziffer: 3661 | Entgeltgruppe 8 TVöD | Dienstort: Berlin | Unbefristet | Bewerbungsfrist: 04.02.2025
Das BfR erstellt unabhängig auf der Grundlage international anerkannter wissenschaftlicher Bewertungskriterien Gutachten und Stellungnahmen zu Fragen der Lebensmittel-, Futtermittel- und Chemikaliensicherheit und des gesundheitlichen Verbraucherschutzes in Deutschland.
In diesen Bereichen berät es die Bundesregierung sowie andere Institutionen und Interessengruppen. Damit leistet das BfR einen wichtigen Beitrag zum Schutz der Menschen.
Die Abteilung Risikokommunikation verantwortet die interne und externe Kommunikation des BfR. Neben Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, visueller Kommunikation und Veranstaltungs-management liegt ein Schwerpunkt der Abteilung in der sozialwissenschaftlichen Forschung. Hierbei stellt das regelmäßige Monitoring der öffentlichen Wahrnehmung von Themen aus dem gesundheitlichen Verbraucherschutz wie z. B. vegane Ernährung, Tattoos, Küchenhygiene, Energy Drinks, Nahrungsergänzungsmittel oder E-Zigaretten einen Schwerpunkt dar. Mit Repräsentativbefragungen, Laborstudien und Interviews werden Einstellungen und das Risikoverhalten verschiedener Zielgruppen analysiert und Kommunikationsmaßnahmen entwickelt. Weitere Informationen zum Aufgabengebiet der Fachgruppe finden Sie hier auf unserer Homepage.
Aufgaben:
- Allgemeine Verwaltungs- und Organisationsaufgaben zur Unterstützung der Abteilungsleitung inklusive Terminkoordination, Telefonservice sowie die Mitarbeit bei der Organisation von Dienstreisen
- Dokumenten- und Schriftverkehrsmanagement sowie organisatorische Unterstützung bei der Umsetzung von modernen Konzepten zum digitalen Datenmanagement in einer zunehmend digitalisierten Arbeitsumgebung (z. B. E-Akte)
- Durchführung von Internet-, Literatur- und Datenbankrecherchen nach vorgegebenen Kriterien
- Anfertigung von Entwürfen/Reinschriften, Vortragsfolien und tabellarischen Übersichten (teilweise in englischer Sprache)
- Mitwirkung bei Koordinationsaufgaben innerhalb der Abteilung sowie beim Qualitätsmanagement
- Umgang mit öffentlichen Institutionen auf nationaler und internationaler Ebene, insbesondere der europäischen Behörde für Lebensmittelsicherheit EFSA
Ihr Profil:
- Abgeschlossene Berufsausbildung als Bürokauffrau/Bürokaufmann, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation oder entsprechende (mehrjährige) Erfahrungen
- Organisations- und Kommunikationsgeschick sowie eine gute Serviceorientierung
- Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache und sehr gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift
- Erfahrungen in der Anwendung von Datenbank-Software oder Systemen zur digitalen Kommunikation (Videokonferenz-Systeme/-Software)
- Gute EDV-Kenntnisse (bevorzugt MS Office) sowie eine gewissenhafte Arbeitsweise, hohe Einsatzbereitschaft, Flexibilität, Kreativität und Aufgeschlossenheit, Teamfähigkeit und Belastbarkeit werden vorausgesetzt
Erwünscht:
- Praxis im Bereich der öffentlichen Verwaltung
- Interesse an einer Tätigkeit in einer zunehmend digitalisierten Arbeitsumgebung verbunden mit der Bereitschaft zur Weiterentwicklung der EDV-Kompetenz im Rahmen von Fortbildungen
Unser Angebot:
- Ein abwechslungsreicher Aufgabenbereich in einer wachsenden Ressortforschungseinrichtung
- Flexible Arbeitszeiten ohne Kernarbeitszeit
- 30 Tage Urlaub (5-Tage-Woche) sowie arbeitsfreie Tage am 24.12. und 31.12.
- Möglichkeit der Inanspruchnahme von zusätzlichen Zeitausgleichstagen bei Zeitguthaben
- Attraktiver Zuschuss (50%) zum Firmenticket/Deutschlandticket Job
- Möglichkeiten des mobilen Arbeitens
- Sehr gute Anbindung an das öffentliche Verkehrsnetz
- Umfangreiche Fortbildungsmöglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
- VBL-Betriebsrente & vermögenswirksame Leistungen
- AWO-Familienservice