Job Description
Arbeitgeber: SELL2B GmbH
Einsatzort: 90475 Nürnberg
Stellenausschreibung: Office Manager / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
Über uns:
SELL²B steht für erfolgreichen B2B-Vertrieb und deckt den gesamten Zyklus von Research, Marketing und Projektierung über aktiven Vertrieb bis hin zur Kundenbetreuung ab. Wir legen großen Wert auf eine effiziente Organisation und starke interne Strukturen. Daher suchen wir eine engagierte und erfahrene Fachkraft als Office Manager / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d), die unsere internen Abläufe unterstützt und optimiert.
Arbeitszeit: Vollzeit oder Teilzeit nach Absprache
Beginn: Ab sofort oder nach Vereinbarung
Büroorganisation und Verwaltung
- Eigenverantwortliche Planung und Koordination von Terminen sowie Verwaltung der zentralen E-Mail-Korrespondenz
- Kompetente Betreuung der Telefonzentrale und erste Anlaufstelle für externe Kontakte
- Sicherstellung der Büroversorgung (z. B. Bestellung und Verwaltung von Verbrauchsmaterialien wie Kaffee, Wasser, Reinigungsmittel und Büromaterialien)
- Unterstützung bei der Organisation von internen und externen Veranstaltungen (z. B. Meetings, Workshops)
- Koordination mit externen Dienstleistern (z. B. Lieferanten, Gebäudemanagement, ITSupport)
- Pflege der internen Unternehmenskommunikation, z. B. durch Erstellen von Rundmails oder Newslettern
Buchhalterische Unterstützung
- Vorbereitende Buchhaltung, einschließlich der Verwaltung und Überprüfung von Belegen sowie die Übergabe an DATEV und die Steuerberatung
- Koordination und Überwachung von Zahlungen (z. B. Eingangs- und Ausgangsrechnungen)
- Zentraler Ansprechpartner für unsere Steuerberatung in buchhalterischen Angelegenheiten
- Ordnungsgemäße Ablage und Dokumentation von Rechnungen und Finanzunterlagen
- Erstellung von einfachen Berichten oder Auswertungen zur finanziellen Übersicht für die Geschäftsführung
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Steuerprüfungen oder Jahresabschlüssen Assistenz der Geschäftsführung
- Übernahme administrativer und organisatorischer Tätigkeiten zur Entlastung der Geschäftsführung
- Unterstützung bei der Vorbereitung wichtiger Unterlagen sowie bei der Terminplanung und -koordination
- Organisation und Koordination von Geschäftsreisen, einschließlich Reisebuchungen und Spesenabrechnungen
Administrative Aufgaben im Personalbereich
- Unterstützung im Rekrutierungsprozess, von der Terminierung von Bewerbungsgesprächen bis hin zur Nachverfolgung
- Koordination des Einstellungsprozesses, einschließlich der Einholung und Verwaltung aller relevanten Unterlagen sowie Kommunikation mit der Steuerberatung
- Organisation und Begleitung des Onboarding-Prozesses neuer Mitarbeiter
- Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Idealerweise mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Office Management, Buchhaltung oder in einer vergleichbaren Position
- Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook) sowie die Fähigkeit, sich schnell in neue Systeme einzuarbeiten
- Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Organisationstalent, Kommunikationsstärke und ein ausgeprägter Sinn für Diskretion und Zuverlässigkeit