Job Description
Arbeitgeber: IT Assist GmbH
Einsatzort: 40233 Düsseldorf
Unterstützung im Büroalltag - Effizient und organisiert an der Seite unseres Teams
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Büroorganisation: Verwaltung und Koordination von Terminen, Besprechungen und Reisen.
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Dokumentenmanagement: Erstellen, Sortieren und Archivieren von Dokumenten und Akten.
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Kommunikation: Bearbeitung von E-Mails, Telefonanrufen und Anfragen, sowohl intern als auch extern.
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Datenpflege: Aktualisierung und Verwaltung von Datenbanken und Kundendaten.
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Unterstützung des Teams: Assistenz bei administrativen Aufgaben und Projektmanagement.
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Vorbereitung von Präsentationen und Reports: Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen, Berichten und Protokollen.
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Rechnungsprüfung und -vorbereitung: Überwachung und Bearbeitung von Rechnungen und Ausgaben.
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Allgemeine Bürokoordination: Aufrechterhaltung eines reibungslosen Büroablaufs und Unterstützung der Abteilungen.
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Ausbildung: Abgeschlossene Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation (z.B. Fachabitur).
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Erfahrung: Erste Erfahrungen im administrativen Bereich sind von Vorteil, jedoch keine Voraussetzung.
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Organisationstalent: Sie besitzen eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise, mit einem hohen Maß an Verantwortungsbewusstsein.
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Kommunikationsstärke: Sie sind sicher im Umgang mit verschiedenen Kommunikationskanälen und haben ein freundliches und professionelles Auftreten.
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Teamfähigkeit: Sie arbeiten gerne im Team und unterstützen Ihre Kollegen, um gemeinsame Ziele zu erreichen.
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Flexibilität: Sie können sich schnell auf neue Aufgaben und Herausforderungen einstellen und behalten auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf.
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IT-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit Microsoft Office (insbesondere Word, Excel, Outlook) und idealerweise Erfahrung in der Nutzung von gängigen Bürosoftwarelösungen.
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Zuverlässigkeit: Sie arbeiten sorgfältig und genau, achten auf Details und stellen sicher, dass Aufgaben termingerecht erledigt werden.
Weitere gewünschte Eigenschaften:
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Eigeninitiative: Sie erkennen Aufgaben eigenständig und übernehmen Verantwortung.
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Lernbereitschaft: Offenheit für neue Themen und Bereitschaft zur Weiterbildung.
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Diskretion: Sie gehen verantwortungsbewusst mit vertraulichen Informationen um.