Job Description
Wir im Ruhrgebiet sind die Erfinder der Industriekultur und nun schreiben wir ein neues Kapitel: Mit der Internationalen Gartenausstellung im Jahr 2027 werden wir die grünste Industrieregion der Welt. Dies wird mehr als eine Gartenschau. Unsere Leitfrage: Wie wollen wir morgen leben, wohnen und arbeiten? Gemeinsam mit 11 Städten und vier Kreisen, den Menschen vor Ort und vielen weiteren Partnern beschreiten wir neue Wege, bauen Brücken und geben Impulse für eine lebenswerte Zukunft.
Wir sind die Projektgesellschaft IGA Metropole Ruhr 2027 gGmbH und haben die Aufgabe, die Internationale Gartenausstellung, welche sich über die gesamte Metropole Ruhr verteilen wird, vorzubereiten, zu planen und durchzuführen.
Für den Bereich „Beschaffung und Vergaben“ suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt am Standort Essen eine/n
Experten / Expertin für Einkauf und Beschaffung, Vergabemanagement (m/w/d)
in Vollzeit (40 Stunden/Woche) oder Teilzeit, befristet bis zum 31. März 2028.
Die Abteilung Finanzen und Verwaltung bündelt alle finanziellen, bilanziellen und buchhalterischen Aufgaben vom Beschaffungswesen über das Kreditorenmanagement bis hin zur Jahresabschlusserstellung, der Durchführung der jährlichen Wirtschaftsplanung und dem Reporting an unsere in- und externen Stakeholder. Zudem sind wir für das Personalmanagement unserer Gesellschaft zuständig.
- Eigenständige Durchführung von Beschaffungsvorgängen, Angebote einholen, Markterkundungen inklusive Lieferanten- und Terminmanagement
- Operatives Tagesgeschäft: Lieferschein- und Rechnungsprüfung, interne Prozessschulungen
- Vergabemanagement: Begleitung der rechtssicheren Beschaffung von Waren sowie Dienst- und Bauleistungen unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben (GWB, VgV, UVgO, VOB)
- Mitwirkung an Ausschreibungen: Unterstützung bei der Wahl der geeigneten Verfahrensart, Konzeption und Erstellung der Vergabeunterlagen sowie deren Veröffentlichung über ein Vergabemanagementsystem
- Bekanntmachung und Überwachung der Vergabeverfahren, sowie die Kommunikation mit Bietern
- Prüfung und Bewertung von Angeboten unter Berücksichtigung formaler und rechnerischer Aspekte: Führen von Vertragsverhandlungen, Auswahl geeigneter Dienstleister und Lieferanten, sowie Vorbereitung von Vertragsabschlüssen
- Bearbeitung von Eingangsrechnungen
- Sicherstellung der rechtssicheren Beauftragungsdokumentation
- Vertrags- und Vergabemanagement: Erstellung von Vertragsunterlagen, ordnungsgemäße Dokumentation der Vergabeverfahren und die Veröffentlichung der vergebenen Aufträge
- Identifikation und Bewertung von Risiken in Vergabeverfahren
- Prüfung und Weiterentwicklung der bestehenden Einkaufsprozesse
- Erstellung und Weiterentwicklung des Berichtswesens
- Unterstützung im Bereich Finanzen & Verwaltung
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und eine einkaufsspezifische Zusatzqualifikation, bspw. Weiterbildung zum Fachkaufmann „Einkauf und Logistik“ (IHK), Betriebswirt (VWA) oder einen vergleichbaren Abschluss verfügen
- Mehrjährige Erfahrung im operativen Einkauf
- Berufserfahrung in ähnlichen Bereichen, in der privaten Wirtschaft oder der öffentlichen Verwaltung
- Kenntnisse der vergaberechtlichen Vorschriften (GWB, VgV, VOB, UVgO)
- Erfahrungen in der Anwendung von Vergabemanagementsystemen (z.B. Cosinex) und Vergabeplattformen (z.B. Metropole Ruhr) sind von Vorteil
- Routinierter Umgang mit MS-Office-Anwendungen und modernen Kommunikationsmitteln
- Ein hohes Maß an Flexibilität und Belastbarkeit, Einsatzbereitschaft und Eigeninitiative
- Ausgeprägtes Kommunikationsvermögen, sicheres Auftreten, strukturierte und strategische Denkweise
- Organisationstalent mit der Fähigkeit zum interdisziplinären Denken und Handeln
- Begeisterungsfähigkeit für das Projekt
- Hilfreich sind zudem Erfahrungen über die Strukturen und Prozesse der öffentlichen Verwaltung und der kommunalpolitischen Meinungsbildung
- Eine spannende und abwechslungsreiche Aufgabe bei der Gestaltung eines international bedeutsamen Projekts
- Einbringen von eigenen kreativen Ideen ist ausdrücklich erwünscht
- Flache Hierarchien und ein dynamisches interdisziplinäres Team
- Teamorientierte Denk- und Arbeitshaltung
- Attraktives Arbeitsumfeld in verkehrsgünstiger Lage
- Vereinbarkeit von Familie, Beruf und Pflege durch flexible Arbeitszeiten
- Mitarbeiterincentives (u.a. Einkaufsvorteile, bezuschusstes Deutschlandticket, Betriebliche Altersvorsorge, frisches Obst, Getränke, etc.)
- Der Schwerpunkt liegt auf Präsenzarbeit, mit der Möglichkeit eines Anteils an Homeoffice-Tätigkeiten nach Absprache