Job Description
WERDE TEIL UNSERES TEAMS
Zur Unterstützung unseres Teams in den zentralen Diensten suchen wir eine organisierte und kommunikationsstarke Persönlichkeit (m/w/d), die mit Leidenschaft und Engagement administrative und organisatorische Aufgaben übernimmt und unser Team der zentralen Dienste sowie Geschäftsleitung in einem dynamischen Arbeitsumfeld unterstützt.
Bereit für den nächsten Schritt in deiner Karriere?
Bei uns erwarten dich spannende Aufgaben in einem modernen, zukunftsorientierten Unternehmen. Du arbeitest in einem motivierten Team, das Innovation und Effizienz großschreibt, und gestaltest mit deiner Arbeit aktiv den Erfolg unseres Unternehmens mit.
Die IBF Ingenieure sind ein renommiertes Planungsbüro für Technische Gebäudeausrüstung mit Standorten in München und Augsburg. Seit mittlerweile 60 Jahren planen und realisieren wir innovative und moderne Technikkonzepte für die Immobilien unserer Kunden und bieten dabei nachhaltige Lösungen für Versorgungs- und Elektrotechnik und Gebäudeautomation.
Die IBF Ingenieure sind seit 2022 Mitglied der weltweit tätigen Ingérop-Gruppe.
Ingérop mit Stammsitz in Paris (Rueil-Malmaison) ist mit über 3.000 Mitarbeitenden an über 70 Standorten weltweit in folgenden Leistungsfeldern tätig: Städtebau, Mobilität und Transport, Wasser und Umwelt, Hochbau, Energie und Industrie.
Zukunft gestalten.
- Unterstützung der Geschäftsleitung in organisatorischen und administrativen Aufgaben
- Terminkoordination, Kalenderverwaltung und Reiseplanung
- Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, einschließlich Protokollführung
- Erstellung von Präsentationen, Berichten und Dokumenten
- Urlaubsvertretung und Unterstützung des Teams im Vertriebsinnendienst (Rechnungsstellung, Angebotserstellung, etc.)
- Unterstützung/Vorbereitungen der Finanzbuchhaltung
- Kommunikation und Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern
- Verwaltung und Organisation von Posteingängen
- Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags, einschließlich Materialbeschaffung und Vertragsmanagement.
- Unterstützung bei Projekten und Sonderaufgaben
- Unterstützung bei der Onboarding-Organisation neuer Mitarbeiter
- Koordination von Weiterbildungsmaßnahmen und Mitarbeitergesprächen
- Unterstützung bei der Organisation und Koordination von Veranstaltungen und Teamevents
Die Stelle ist in Vollzeit oder auch in Teilzeit (wünschenswert mind. 32h) zu besetzen.
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
- Berufserfahrung im Assistenzbereich, idealerweise in Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung.
- Souveräner Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Hervorragende Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten.
- Diskretion, Zuverlässigkeit und Teamfähigkeit.
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
- Eigenständige und proaktive Arbeitsweise.
- Teamgeist und voneinander lernen
- Entwicklungs- und Fortbildungsmöglichkeiten
- Ein modernes Arbeitsumfeld und flexible Arbeitszeiten.
- Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege.
- Unbefristeter Arbeitsvertrag
- Jobticket für den öffentlichen Nahverkehr
- Betriebliche Altersvorsorge
- Arbeitgebergeförderte BU
- Regelmäßige Firmenevents
- Regionale Gutscheinkarte und Mitarbeiter-Rabatt
- Jobrad
- Firmenfitness Angebot