Office Manager:in & HR Assistent:in (m/f/d)

Job Description

A Swissbit more you.

Bei Swissbit verstehen wir People & Culture als einen Schlüssel zu unserem Erfolg – sowohl in der Entwicklung unserer Talente als auch in der Förderung unserer Produkte. Unser internationales HR-Team arbeitet mit Begeisterung und einer klaren Vision daran, die richtigen Talente für die digitale Zukunft zu gewinnen und unser Unternehmen weiterzuentwickeln. Wir glauben an eine positive, offene und moderne Arbeitskultur, in der jede:r mit Freude und Engagement zur Weiterentwicklung von Swissbit beiträgt.

Aktuell stehen wir vor spannenden Veränderungen im HR-Bereich, sowohl durch neue Positionen als auch durch Nachbesetzungen.

Bist du bereit als Teil davon in dieser Nachbesetzung die Verantwortung für die wichtige Schnittstellenfunktion als Office Manager:in & HR Assistent:in am Berliner Entwicklungs- & Produktionsstandort zu übernehmen?

Job Titel: DE - Office Manager:in & HR Assistent:in (m/f/d) (70%-100%)
Referenz: HROMAss2501
Zeit: Voll- / Teilzeit
Ort: Berlin und hybrides Arbeiten
Eintritt: ab 01.03.2025

Ihre Mission:
Als Office Manager:in und HR-Assistent:in bist du die zentrale Anlaufstelle, die das Herzstück der internen und externen Kommunikation bildet und einen reibungslosen Ablauf im Unternehmen gewährleistet. Durch dein Organisationstalent und dein Engagement schaffst du eine inspirierende Arbeitsumgebung, unterstützt Mitarbeitende und stellst sicher, dass alles vorbereitet ist – von Events bis hin zu Reisebuchungen. Mit deinem Einsatz trägst du maßgeblich dazu bei, dass sich sowohl Kolleg:innen als auch Geschäftspartner:innen rundum gut betreut und willkommen fühlen.
Zentrale Ansprechperson & Kommunikationsmanagement:

• Erste:r Ansprechpartner:in für interne und externe Anliegen sämtlicher Art, auch standortübergreifend.
• Verantwortung für die externe Kommunikation (Telefon und E-Mail) sowie Betreuung und Empfang von Geschäftspartner:innen und Gästen.

Administrative und organisatorische Tätigkeiten:

• Verwaltung und Organisation von Dokumenten, Posteingang und -ausgang.
• Bestellung und Verwaltung von Bürobedarf, Geschäftsausstattung, Mitarbeitergeschenken sowie Merchandise-Artikeln.
• Partielle Unterstützung bei der Buchung von Dienstreisen inklusive Kommunikation zu aktuellen Reisebeschränkungen.

Berufsbekleidung:

• Organisation, Planung und Verwaltung von Berufsbekleidung für Mitarbeitende.

Vertrags- und Sekretariatsmanagement:

• Pflege und Verwaltung von Verträgen.
• Übernahme von Sekretariatsaufgaben auf Führungsebene.
• Kommunikation:
• Koordination sowie Umsetzung der unternehmensweiten Kommunikation im Auftrag von Vorstand / Geschäftsleitung.

Event- und Meetingmanagement:

• Planung und Durchführung von Meetings, Workshops sowie kleinen und großen Events.
• Vorbereitung und Organisation von Räumlichkeiten und öffentlichen Bereichen – bei Bedarf auch standortübergreifend.

HR-Unterstützung:

• Unterstützung bei On- / Mid- & Offboarding-Prozessen.
• Organisation von eLearnings und Jahresbestellungen.
• Mitwirkung an HR-Projekten und weiteren administrativen HR-Aufgaben.

• Kaufmännische Grundausbildung, idealerweise mit Weiterbildung/Studium in BWL, Business Administration oder HR-Management.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion, idealerweise im internationalen Industrieumfeld.
• Präzise Prozess- und Ergebnisdokumentation mit hohem Termin- und Qualitätsbewusstsein.
• Analytisches und praxisorientiertes Denken.
• Erfahrung in der Planung und Steuerung betrieblicher Abläufe.
• Kommunikationsstark und teamorientiert mit Freude an der Zusammenarbeit mit Stakeholdern.
• Durchsetzungsfähig, kreativ und offen für neue Wege.
• Neugierig auf Veränderungen und lernbereit im digitalen Wandel.
• Netzwerkstark und serviceorientiert.
• Ein exzellentes Gespür für Mitarbeitende sowie das passende Quäntchen Humor in der Arbeit mit Menschen.
• Das Herz am richtigen Fleck für eine offene demokratische Kultur #LoveHrHateRacism #HRespect
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Ausgezeichnete MS-Office-Kenntnisse (Teams, Word, Excel, PowerPoint).

• Sorgfältige Einarbeitung in ein motiviertes Team mit angenehmem Arbeitsklima & offener Kommunikationskultur
• Ideale fußläufige Anbindung über die BVG, S7 Raoul-Wallenberg-Str. / S75 Gehrenseestr. / Bus 154, PKW-Parkplatz direkt auf dem Firmengelände sowie überdachte Fahrradstellplätze wie auch Duschen/Umkleiden für die Sportlichen :o)
• Flexible Arbeitszeiten und Jahresarbeitszeitkonto
• Familienfreundliche Unternehmenskultur
• Persönliche und fachliche Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Sehr guten Kaffee, Kicker, Tischtennis oder den Grill auf der Dachterrasse zählen wir gar nicht erst auf ;o) denn es geht uns um Inhalt: das spannende Umfeld bei einem innovativen Mittelständler mit hoher technischer Vielfalt

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