Teamassistenz (m/w/d) im Office Team

Job Description

Das Max‑Planck-Institut für Sicherheit und Privatsphäre in Bochum (www.mpi-sp.org) ist ein Forschungs­institut der Max‑Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V., das die vielfältigen Aspekte der IT‑Sicherheit und des Datenschutzes interdisziplinär erforscht. Das neu gegründete und expandierende Institut wird im Endausbau 18 Forschungs­gruppen umfassen und ca. 200 Mitarbeiter*innen und Gäste beschäftigen. Das Institut kooperiert mit der Fakultät für Informatik der Ruhr‑Universität Bochum (www.informatik.rub.de). Bochum gehört zu den weltweit führenden Forschungs­standorten für Cybersicherheit und ist Heimat der größten Ausbildungs­stätte Europas in diesem Fachgebiet sowie einer lebhaften Start‑up-Szene.

Wir suchen zur administrativen Unterstützung unserer Spitzen­forscher*innen in unserem Office Team ab sofort eine

Teamassistenz (m/w/d)

• Sie unterstützen die wissenschaftlichen Forschungs­gruppen des Instituts und ihre Gruppen­leitungen in allen organisatorischen und administrativen Aufgaben.
• Als Frontoffice sind Sie erste Ansprechstation für alle Belange der wissenschaftlichen Beschäftigten und Sie stimmen sich eng mit den weiteren Fachbereichen der Verwaltung ab.
• Sie übernehmen sämtliche Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache sowie die gesamte Büroorganisation.
• Sie betreuen die Gäste unseres Instituts und übernehmen den Welcome-Service im Rahmen des Onboardings neuer Beschäftigter.
• Sie koordinieren Termine und Dienstreisen, organisieren Seminare und Meetings.
• Sie unterstützen die Optimierung und Digitalisierung der Geschäfts­prozesse im Rahmen des Instituts­aufbaus.
• Ihre aktive Mitarbeit in relevanten Projekten zum Aufbau des Instituts rundet Ihr Aufgaben­spektrum ab.

• Sie verfügen über eine abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung (z. B. Fremdsprachen­­korrespondent*in, kaufmännische Ausbildung) oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Sie besitzen einschlägige Berufserfahrung in organisatorischen und administrativen Service­tätigkeiten (sicherer Umgang mit Microsoft Office vorausgesetzt), wenn möglich auch in interkulturellen Arbeitsumgebungen bzw. im Wissenschafts­management.
• Als internationales Forschungs­institut setzen wir sehr gute Deutsch- und Englisch­kenntnisse in Wort und Schrift voraus (mind. C1‑Niveau), gerne auch in weiteren Fremdsprachen.
• Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und zielorientiert.
• Eigeninitiative, Flexibilität und eine hohe Belastbarkeit gehören zu Ihren Stärken.
• Sie sind in der Lage, durch Ihr sicheres und freundliches Auftreten mit allen Ansprech­partner*innen kompetent und verbindlich zu kommunizieren, auch schwierige Situationen bringen Sie nicht aus der Ruhe.
• Sie sind es gewohnt, bereichs­übergreifend in diversen Teams zusammenzuarbeiten und mit gemeinsamen Lösungen zum Fortschritt des Instituts beizutragen.
• Eine hohe soziale Kompetenz und ein ausgeprägtes Organisations­talent vervollständigen Ihr Profil.

• Wir bieten Ihnen ein eigenständiges und abwechslungs­reiches Arbeitsgebiet in einem jungen und dynamischen Forschungs­institut.
• Wir fördern Ihre persönliche Entwicklung durch vielfältige individuelle Weiterbildungs­maßnahmen und Sprachkurse.
• Wir stehen für kollegialen Zusammenhalt in einem interkulturellen Wissenschafts­umfeld.
• Durch die agilen Strukturen in der Aufbauphase unseres Instituts bieten wir Ihnen die Möglichkeit, sich aktiv in unsere vielfältige Community einzubringen und die Entwicklung des Instituts mit voranzubringen.
• In unserem Institut herrscht eine offene Arbeitsatmosphäre mit einer Kommunikation auf Augenhöhe und flachen Hierarchien.
• Die Bezahlung erfolgt nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD Bund) inklusive entsprechender Sozial­leistungen und einer Jahres­sonderzahlung.
• Zusätzlich bieten wir Ihnen neben 30 Tagen Urlaub eine Alters­vorsorge des öffentlichen Dienstes (VBL).
• Nach einer erfolgten Einarbeitung besteht für Sie die Möglichkeit, nach Absprache auch im Homeoffice zu arbeiten.
• Regelmäßige Teamevents runden unser Angebot ab.

Die Stelle ist ab sofort unbefristet zu besetzen. Die Höhe der Vergütung richtet sich nach Ihrer Qualifikation und Berufs­erfahrung entsprechend TVöD Bund.

View More