Job Description
Arbeitgeber: Zentrale Stelle für Informationstechnik im Sicherheitsbereich
Einsatzort: 80331 München
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt befristet bis zum 30.07.2028 in der Metropolregion München eine
TEAMSSISTENTIN (W/M/D) FÜR DIE KI‑KOORDINIERUNG
EG 8 TVöD Bund/A 8 BBesO | Voll- oder Teilzeit | KI-KO
Zufriedene Mitarbeitende erzeugen die beste Arbeitsatmosphäre. Unser Ziel ist deshalb, ein gesundes, flexibles und inspirierendes Umfeld zu schaffen. Dafür wurden wir bereits mit den Awards „Top Company“ und „Open Company“ ausgezeichnet.
Wir, als Behörde im Geschäftsbereich des Bundesministeriums des Innern und für Heimat, sind so agil und reaktionsschnell wie möglich. Deshalb gehen wir viele Dinge anders an, als man es von einer klassischen Behörde erwarten würde.
Konkret entwickeln wir für die Behörden des Bundes mit Sicherheitsaufgaben Werkzeuge, erforschen Lösungen und beraten über Strategien für die innere Sicherheit Deutschlands. Damit begegnen wir täglich den Herausforderungen im Cyberraum. Dazu gehört selbstverständlich auch das Einstehen für die freiheitlich demokratische Grundordnung.
- Du betreut unsere administrativen (Projekt‑)Prozesse, indem du zum Beispiel die interne Erlassbearbeitung koordinierst und uns im Berichtswesen unterstützt.
- Du verwaltest und koordinierst den (elektronischen) Posteingang in Form von E‑Mails und Tickets.
- Du überwachst die fristgerechte Aufgabenerledigung.
- Du unterstützt das Team in allen administrativen und organisatorischen Aufgaben und bringst dich aktiv ein.
- Du pflegst Inhalte in unseren digitalen Arbeitsräumen, bspw. Laufwerke, Confluence, Teamräume, E‑Akte Bund (EAB).
- Du kümmerst dich um die Korrespondenz und koordinierst das elektronische Postfach des Teams.
- Du bist für die Vor- und Nachbereitung von Terminen und Veranstaltungen zuständig und erstellst dafür beispielsweise Unterlagen und bist für das Protokollwesen zuständig.
- abgeschlossene kaufmännische oder verwaltende Berufsausbildung
- mind. zweijährige Erfahrung in deiner Rolle als Geschäftsführungs‑/Team- oder Projektassistenz
- sicherer Umgang mit den Microsoft-Office-Anwendungen Word, Excel und PowerPoint
- sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
VON VORTEIL SIND:
- sicherer Umgang mit Kollaborations- und Projektmanagementtools, insbesondere Atlassian-Produkten
- Erfahrung in der digitalen Dokumentation von Prozessen
- Erfahrungen und Kenntnisse in SAP, insbesondere in der Rechnungsbearbeitung in SAP
- durch dein offenes, verbindliches Auftreten und deine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit fällt dir der serviceorientierte Umgang mit unterschiedlichen Menschen leicht
- Teamarbeit zeichnet dich aus und du überzeugst mit deinem Organisationstalent