Job Description
Arbeitgeber: Hochschule für Musik und Theater München
Einsatzort: 80331 München
Die Hochschule für Musik und Theater München (HMTM) zählt zu den bedeutendsten und vielfältigsten Ausbildungsstätten für Musik-, Tanz- und Theaterberufe in Europa und ist ein Begegnungsort in einem international geprägten Umfeld. Mehr als 1.300 Studierende lernen hier in über 100 Studiengängen mit künstlerischem, pädagogischem und wissenschaftlichem Profil. Etwa 500 international renommierte Lehrende und zahlreiche erfolgreiche Alumni tragen zur weltweiten Strahlkraft der Hochschule bei. Mit bis zu 900 Veranstaltungen jährlich bereichert die HMTM das kulturelle Leben Münchens.
An der Hochschule für Musik und Theater München (HMTM) ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Position zu besetzen:
Assistenz (m/w/d) im Büro des Präsidiums
(Teilzeit [75 %])
Im Tandem mit einer weiteren Assistenz unterstützen Sie die Präsidentin und die Hochschulleitung in vielseitigen administrativen und organisatorischen Aufgaben des Tagesgeschäfts. Sie tragen maßgeblich zur effizienten Büroorganisation, Terminplanung und ‑koordination, zur Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie zur Kommunikation innerhalb und außerhalb der Hochschule bei. Ihre strukturierte Arbeitsweise ermöglicht einen reibungslosen Ablauf der Aufgaben der Hochschulleitung.
- Terminmanagement: Sie koordinieren interne und externe Terminanfragen, pflegen den Terminkalender der Präsidentin und stellen dessen Aktualität sicher.
- Büroorganisation: Sie übernehmen allgemeine Assistenzaufgaben wie die Bearbeitung von Posteingängen, das Erteilen von Auskünften sowie die Verwaltung von Korrespondenz.
- Sitzungsvorbereitung und Protokollführung: Sie begleiten Gremiensitzungen organisatorisch (Senat, Hochschulrat, Hochschulleitung), erstellen Unterlagen und führen Protokolle.
- Veranstaltungsmanagement: Sie unterstützen bei der Organisation von Veranstaltungen, Besprechungen und hochschulinternen Terminen.
- Berufungsverfahren: Sie koordinieren administrative Abläufe bei Berufungsverfahren, planen Sitzungstermine und organisieren Probelehrveranstaltungen.
- Unterstützung bei Sonderthemen: Sie arbeiten eng mit der*dem persönlichen Referent*in der Präsidentin und der Hochschulleitung zusammen und unterstützen bei Bedarf sowie bei Sonderaufgaben.
Für diese Aufgabe sucht die Hochschule eine selbstständige und organisationsstarke Persönlichkeit mit folgenden Anforderungen:
- Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsnahe Ausbildung (z. B. Verwaltungsfachangestellte*r [m/w/d], Kauffrau*Kaufmann [m/w/d] für Büromanagement) oder eine vergleichbare Qualifikation sowie einschlägige Berufserfahrung im Assistenzbereich.
- Sie besitzen eine sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache; gute Englischkenntnisse runden Ihr Profil ab.
- Sie verfügen über sichere Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) und beherrschen das Tastschreiben routiniert.
- Eine strukturierte, präzise und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie ein hohes Organisationsgeschick sind für Sie selbstverständlich.
- Sie sind in der Lage, Prioritäten zu setzen, und behalten auch in herausfordernden Situationen den Überblick.
- Sie zeichnen sich durch soziale Kompetenz, Teamfähigkeit und Diskretion aus, treten souverän sowie professionell auf und sind sensibel für ein ausgewogenes Verhältnis von Nähe und Distanz.