Job Description
Du bezeichnest dich selbst als Organisationstalent und verhilfst deinem Team gerne zum Erfolg? Du setzt in stressigen Phasen die richtigen Prioritäten und lässt dich nicht aus der Ruhe bringen? Zudem konntest du schon erste Erfahrung im Assistenzbereich sammeln? Dann bist du bei uns richtig!
HPTP ist ein Dienstleister in den Bereichen Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung, Rechtsberatung und Unternehmensberatung. Über 70 Mitarbeiter, darunter zwölf Steuerberater, zwei Wirtschaftsprüfer und zwei Rechtsanwälte betreuen national und international tätige Unternehmen verschiedener Branchen und Größen. Neben umfangreichem steuerlichen und rechtlichen Wissen sowie qualifizierten Prüfungsleistungen bieten wir unseren Mandanten Spezialkenntnisse in fünf Schwerpunktbranchen: Immobilien, Franchise, Kreativwirtschaft, Non-Profit und Dienstleistung.
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Partner- / Bereichsassistenz (m/w/d) in unbefristeter Festanstellung in Voll- oder Teilzeit.
Als Ansprechpartner/in für Führungskräfte, Mandanten und Kollegen bist Du mit der selbstständigen Abwicklung von Sekretariats- und Assistenztätigkeiten betraut. Zu deinen Aufgaben gehören insbesondere
- laufende administrative und organisatorische Unterstützung der Bereiche im Tagesgeschäft
- Erledigung von Schriftverkehr und Betreuung der Telefonzentrale in Deutsch und Englisch
- Terminkoordination und -planung sowie Vor- und Nachbereitung der Besprechungsräume für tägliche Meetings oder In-House-Veranstaltungen wie z. B. Vorträge, Seminare
- Stammdatenpflege, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, Zuarbeiten und Koordination von Unterlagen- und Belegfluss zwischen Mandanten, Kanzlei und Finanzbehörde
- Unterstützung bei übergreifenden strategischen und operativen Projekten
- Ansprechpartner Facilitymanagement (Koordination von Reparatur-, Wartungs- und Reinigungsarbeiten) sowie für Lieferanten und Gäste des Hauses
- Bewirtung bei internen Terminen und Veranstaltungen
- Bestellung, Verwaltung und Verteilung von Büromaterial, Fachliteratur und Lebensmitteln
- erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, gerne Kauffrau/-mann für Bürokommunikation, Fremdsprachensekretär (m/w/d), Rechtsanwalts- und Notarfachangestellter (m/w/d) o. Ä.
- Du hast erste Berufserfahrung, idealerweise in vergleichbarer Branche, sammeln können
- die MS-Office-Tools beherrschst du weitgehend sicher und die Einarbeitung in die internen IT-Systeme ist für dich eine willkommene Erweiterung deiner Kenntnisse
- Deine deutsche Rechtschreibung ist sehr gut
- Du bringst solide Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift mit und hast Spaß daran, diese noch zu verbessern
- Kommunikations- und Organisationsgeschick sowie eine hohe Kundenorientierung
- auch in stressigen Situationen bewahrst du einen kühlen Kopf
- Bereitschaft sich in Früh- und Spätschichten zwischen 08:00 – 18:00 Uhr einzubringen
- Zuverlässigkeit und Genauigkeit bei der Arbeit sind für dich eine Selbstverständlichkeit
- ein freundliches Auftreten und Spaß an der Teamarbeit runden dein Profil ab
- einen modernen und sicheren Arbeitsplatz im Herzen von Berlin
- vielfältige Aufgaben und das Potenzial, sich persönlich und professionell im Team weiterzuentwickeln
- unbefristeter Arbeitsvertrag
- 30 Urlaubstage
- eine leistungsgerechte Vergütung ohne Stagnation
- eine kollegiale Arbeitsatmosphäre
- Englischkurse für Anfänger und Fortgeschrittene
- attraktive Angebote zur Gesundheitsförderung, wie Yoga und Massage
- kostenfreie Getränke, Mitarbeiterevents, Mitarbeiterrabatte