Job Description
Sie haben eine Leidenschaft für Sekretariatsaufgaben, Freude am Umgang mit Menschen, an der Mitgestaltung und Strukturierung von Prozessen und arbeiten service- und teamorientiert?
Werden Sie Teammitglied im Sekretariat des BBZ Norderstedt und unterstützen Sie uns ab dem 01.02.2025.
Es handelt sich um eine unbefristete Teilzeitbeschäftigung (Beschäftigungsumfang nach Absprache).
Als Mitarbeiter/in im Schulsekretariat übernehmen Sie eine zentrale Rolle in der Verwaltung und Organisation unserer Bildungseinrichtung. Durch Ihren Einsatz managen Sie die verschiedenen administrativen und organisatorischen Aufgaben des Schulsekretariates. Sie sind eine/einer der ersten Ansprechpartner/innen für die Schülerinnen und Schüler und sind mitverantwortlich für einen reibungslosen Ablauf in allen allgemeinen Sekretariatsaufgaben.
- Arbeit im Frontoffice mit Kontakt zu Schülerinnen und Schülern, Lehrkräften und Besuchern des BBZ Norderstedt
- Organisatorische Unterstützung der Schulleitung sowie der Abteilungsleitungen im Bereich der Berufsfachschulen bei administrativen Aufgaben wie beispielsweise An- und Abmeldungen der Schülerinnen und Schüle
- Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben wie professionelle schriftliche Korrespondenz, Telefondienst, Akten- und Listenführung sowie der Erstellung von Schülerausweisen
- Führen von verschiedenen Statistiken / Excel-Tabellen
- Selbstständige und eigenverantwortliche Datenerfassung und Verwaltung von Schülerdaten im Schulverwaltungsprogramm WinSCHOOL
- Erstellung und Beglaubigung von Zeugniskopien
- Vor- und Nachbereitung von Konferenzen
- Erfolgreicher Abschluss der Ausbildung zum / zur Verwaltungsfachangestellten oder einer vergleichbaren Ausbildung im kaufmännischen Bereich
- Sehr gute kommunikative Fähigkeiten, ausgeprägte Serviceorientierung, Belastbarkeit sowie eine hohe Auffassungsgabe
- Eine zuverlässige, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
- Sicheres Auftreten und gute Umgangsformen
- Sehr gute Kenntnisse von MS Office
- Kenntnisse im Umgang mit einem Schulverwaltungsprogramm (möglichst WinSCHOOL) sind erwünscht
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Freude an der Zusammenarbeit in einem Team
- Bereitschaft, Urlaub in den Schulferien von Schleswig-Holstein zu nehmen
- Einen unbefristeten Arbeitsvertrag für einen krisensicheren, modernen und abwechslungsreichen Arbeitsplatz
- Flache Hierarchien, ein positives Arbeitsklima, Wertschätzung und Raum für Mitgestaltung
- Vergütung nach TVöD (gemäß Qualifikation und persönlichen Voraussetzungen bis Entgeltgruppe 5)
- 30 Tage Urlaub bei einer Fünftagewoche
- Gute Verkehrsanbindung sowie Parkmöglichkeiten