Job Description
Als „Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft“ schafft und vermittelt das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Wissen für Gesellschaft und Umwelt. Ziel ist es, zu den globalen Herausforderungen maßgebliche Beiträge in den Feldern Energie, Mobilität und Information zu leisten. Daran arbeiten am KIT rund 9.800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einer breiten disziplinären Basis in Forschung, Lehre und Innovation zusammen.
Wir suchen für das Institut für Baustatik (IBS) zum 01.05.2025 unbefristet eine/einen
Assistentin / Assistenten / Sekretärin / Sekretär (w/m/d)
Teilzeit 80 %
Zur Unterstützung der Institutsleitung und des gesamten Instituts suchen wir eine versierte Person im Sekretariat mit Freude an vielfältigen Aufgaben:
- Bearbeitung sämtlicher Organisations- und Verwaltungsaufgaben, die im Büroalltag am Institut anfallen z. B. Korrespondenzen sowie Planungen und Organisation von Besprechungen, Abwicklung des Post- und E-Mail-Verkehrs, Terminmanagement
- Mitwirkung bei der Vorbereitung von Konferenzen, Workshops, Projekttreffen
- Überblick der Finanzen des Instituts inkl. Buchungen, Bestellungen und Rechnungsstellungen
- Unterstützung der laufenden Forschungsprojekte von Drittmittelgebern (z. B. DFG, BMBF und DAAD) durch Mittelanforderungen und die Erstellung von Verwendungsnachweisen
- Vorbereitung von Personalangelegenheiten (z. B. Neueinstellungen) und Verwaltung der Urlaubskarten
- Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen
- Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement (w/m/d)), eine vergleichbare Ausbildung oder nachweisbare Kenntnisse auf entsprechendem Niveau.
- Sie bringen einen sicheren Umgang mit MS Office mit.
- Zudem haben Sie sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- Berufserfahrung im Verwaltungsdienst sowie Erfahrung in der Anwendung von SAP sind wünschenswert.
- Eine sorgfältige, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie Kommunikationsstärke runden Ihr Profil ab.
Teil bei der einzigen deutschen Exzellenzuniversität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervorragenden Arbeitsbedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer zielgerichteten Einarbeitung sowie breitgefächerten Weiterqualifizierungsangeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeitmodellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeitangeboten sowie Kinder- und Ferienbetreuungsangeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat und ein vielseitiges Angebot in verschiedenen Mensen.
Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.
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