Job Description
Das Staatsinstitut für Frühpädagogik und Medienkompetenz (IFP) mit Dienstort Amberg sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt
eine Teamassistenz (m/w/d)
in Teilzeit (80%, 32 Std./Woche), unbefristet.
Das Staatsinstitut für Frühpädagogik und Medienkompetenz (IFP) ist eine wissenschaftliche Einrichtung des Freistaates Bayern und eine nachgeordnete Behörde des Bayerischen Staatsministeriums für Familie, Arbeit und Soziales (StMAS). Das IFP übernimmt die Weiterentwicklung der Inhalte und Methoden der außerschulischen Bildung und Erziehung gemäß Art. 17 Abs. 1 BayKiBiG. Dies umfasst insbesondere die frühpädagogische Forschung, den Praxistransfer wissenschaftlicher Erkenntnisse und Methoden und Politikberatung. Das IFP steht in Austausch mit anderen Forschungseinrichtungen und Fachinstitutionen auf nationaler, europäischer und internationaler Ebene.
- Tagungs- und Konferenzorganisation (Teilnehmermanagement, Vorbereitung der Konferenzräume, Bestellung von Catering, Suche und Reservierung der Tagungshäuser, Mitarbeit mit dem Konferenztool Aloom)
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben (z.B. Schreibdienste, Adressverwaltung, Ablage, Korrespondenz, Telefondienste, Post- und Email-Versand etc.)
- Kontrolle der Zahlungseingänge in unserem Buchungssystem (IHV) und Versand der entsprechenden Materialien
- Projektassistenz (Unterstützung von Projektteams in Organisations- und Sekretariatsaufgaben)
- Sachbearbeitung im Zeiterfassungssystem (BayZeit)
- Sie besitzen eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im Assistenzbereich bzw. in einem vergleichbaren Verwaltungsfach, Kenntnisse im Bereich der Buchhaltung sind von Vorteil
- Alle organisatorischen Assistenzaufgaben wie Terminplanung, Korrespondenz etc. haben Sie fest im Griff
- Sie besitzen sehr gute Schreibfertigkeiten
- Sie wenden die aktuellen Office-Programme (Word, Excel und PowerPoint etc.) sehr gut und sicher an
- Sie haben einen souveränen Umgang mit Bürotechnik
- Sie verfügen über eine sehr gute mündliche Ausdrucksfähigkeit, haben ein sicheres und freundliches Auftreten und arbeiten gerne im Team
- Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis auf der Grundlage des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) mit einer Eingruppierung bis zur Entgeltgruppe 6 mit allen Vorzügen des öffentlichen Dienstes (bitte informieren Sie sich z.B. auf der Homepage der Tarifgemeinschaft deutscher Länder über die Vergütung)
- Darüber hinaus bieten wir Ihnen alle Vorzüge des öffentlichen Dienstes, insbesondere Arbeitsplatzsicherheit und gute Voraussetzungen für die Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch gleitende Arbeitszeit und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten sowie u.a. betriebliche Altersvorsorge
- Wir unterstützen Sie in Ihrem anspruchsvollen, abwechslungsreichen, zukunftsorientierten Aufgabengebiet durch vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten
- Der Dienstort ist in Amberg