Job Description
Das Institut Laue-Langevin (ILL) in Grenoble (Frankreich) ist ein in der Neutronenforschung europaweit führendes internationales Forschungszentrum. Jedes Jahr organisiert das ILL mehr als 2000 Besuche von Gastwissenschaftlern, die hochwertige Experimente durchführen.
Sie sind an einer neuen Herausforderung in unserem internationalen Institut interessiert?
Innerhalb des Bereichs „Projekte und Techniken“, der die Aufgabe hat, die technische Entwicklung und den technischen Support der wissenschaftlichen Instrumente sicherzustellen, ist die folgende Stelle zu besetzen: Zweisprachige/r Assistent/in Englisch und Französisch.
Zusammen mit einer anderen Assistentin übernehmen Sie die administrative Unterstützung der hochtechnischen Abteilungen und Gruppen innerhalb des Bereichs „Projekte und Techniken“ und tragen entscheidend zu deren reibungslosem Funktionieren bei. Sie werden für mehrere Manager/innen arbeiten und dabei die folgenden Aufgaben und Verantwortlichkeiten übernehmen:
- Detaillierte Protokollführung und Erstellung und Formatierung wichtiger Dokumente in englischer und französischer Sprache
- Planung und Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen (Seminare, Workshops usw.)
- Buchung von Dienstreisen und Verwaltung von Reisekostenabrechnungen
- Vorbereitung der Besuche externer Personen (Planung und Zutrittsberechtigungen)
- Erledigung klassischer Sekretariatsaufgaben
- Verwaltung des Inhalts von Abteilungs-, Veranstaltungs- und Projektwebseiten
- Fungieren als Schnittstelle zwischen internen und externen Akteuren
- Sicherstellung des Sekretariats des Arbeitssicherheitsausschusses (CSSCT).
- Bachelor in Betriebswirtschaft oder abgeschlossene Ausbildung als zweisprachige/r Sekretär/in oder Assistent/in (oder einen gleichwertigen Abschluss)
- sehr gute Englisch- und Französischkenntnisse in Wort und Schrift werden vorausgesetzt. Kenntnisse in Deutsch wären von Vorteil.
- mindestens 5 Jahre Berufserfahrung als Verwaltungsassistent/in in einer technischen und/oder wis-senschaftlichen Umgebung, wo Englisch die Arbeitssprache ist.
- versierter Umgang mit gängigen Bürosoftware-Anwendungen (insbesondere MS Office) und mit Tools zur Verwaltung von Webseiten und Bildern
- Sie haben eine hervorragende Organisationsfähigkeit und sind in der Lage, Prioritäten zu setzen und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen.
- Sie arbeiten sorgfältig und genau bis ins Detail und bringen die Fertigkeit mit, Probleme zu lösen.
- Sie verfügen über gute Kommunikations- und zwischenmenschliche Kompetenzen.
- Sie sind in der Lage, Initiative zu ergreifen und sowohl selbstständig als auch im Team zu arbeiten.
- Sie besitzen die Fähigkeit, das erforderliche Maß an Präzision und Vertraulichkeit für eine bestimmte Aufgabe einzuschätzen.
Lebensqualität
In der Alpenmetropole Grenoble, der Heimat für Forschung und Technologie, mit perfekter Anbindung und Lage (mit dem Zug in 3 Std. in Paris/der Provence; in 1 Std. am internationalen Flughafen Lyon und in 1–1,5 Std. in Genf). Da es uns wichtig ist, dass Sie Ihr Berufs- und Privatleben gut in Einklang bringen können, bieten wir unter bestimmten Bedingungen die Möglichkeit des Arbeitens im Homeoffice, zahlreiche bezahlte Urlaubstage pro Jahr und eine Reihe weiterer Vorteile, die Sie bei Ihrer Ankunft entdecken werden! PerspektivenWir garantieren einen sicheren Arbeitsplatz in unbefristeter Anstellung inmitten eines multikulturellen wissenschaftlichen Umfelds. Leistungen
Wir bieten großzügige Sozialleistungen (Auslandszulage, Krankenversicherung), Umzugshilfe (unter bestimmten Bedingungen) und einen jährlichen Produktivitätsbonus. Außerdem bieten wir Sprachkurse für Sie und Ihre(n) Partner(in) sowie Zuschüsse für die Nutzung der Kantine, der öffentlichen Verkehrsmittel, für den Urlaub und für soziale Aktivitäten.