Persönliche Referentin / Persönlicher Referent (w/m/d) des Vizepräsidenten Finanzen, Personal und Infrastruktur

Job Description

Als „Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft“ schafft und ver­mittelt das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Wissen für Gesellschaft und Umwelt. Ziel ist es, zu den globalen Herausforderungen maßgebliche Beiträge in den Feldern Energie, Mobilität und Information zu leisten. Daran arbeiten am KIT rund 9.800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einer breiten disziplinären Basis in Forschung, Lehre und Innovation zusammen.

Wir suchen für unser Präsidium zum nächst­möglichen Zeitpunkt befristet auf 2 Jahre eine/einen

Persönliche Referentin / Persönlichen Referenten (w/m/d) des Vizepräsidenten Finanzen, Personal und Infrastruktur

Vollzeit

In dieser verantwortungs­vollen Position unter­stützen Sie den Vize­präsidenten für Finanzen, Personal und Infra­struktur tatkräftig bei der Umsetzung seiner viel­seitigen Aufgaben. Ihr Schwerpunkt liegt auf der inhaltlichen und koordinativen Unter­stützung eines breiten Spektrums an Themen aus seinem Verantwortungs­bereich:

• Koordination, Steuerung und Organisation: Sie treiben vielfältige Themen und Prozesse mit Sorgfalt und Eigen­initiative voran, während Sie den Über­blick über deren Fortschritt eigen­ständig behalten. Dabei gewähr­leisten Sie eine reibungs­lose Organisation komplexer Abläufe und fördern eine effektive Zusammen­arbeit zwischen Abteilungen und Teams – insbesondere an Schnitt­stellen. Aus Sitzungen und Gesprächen filtern Sie die wesentlichen To-dos heraus und kommunizieren diese präzise an die zuständigen Ansprech­partner
• Eigenständige Bearbeitung und Nachverfolgung: Sie übernehmen eigen­ständig ausgewählte Aufgaben, etwa im Zusammen­hang mit Präsidiums­sitzungen, Veranstaltungen oder spezifischen Projekten. Dabei geht es auch um Themen­stellungen, die den reibungs­losen Ablauf kleinerer Organisations­einheiten oder die Klärung und Umsetzung spezifischer Anforderungen betreffen (z. B. Budgetierungs­themen, Entscheidungen hinsichtlich zentraler oder dezentraler Ausführung von Aufgaben etc.)
• Gremienarbeit und Kommunikation: Sie bereiten Sitzungen des Präsidiums, Senats, Aufsichts­rats und anderer Gremien inhaltlich vor und nach. Zudem koordinieren Sie die Nach­verfolgung der dort beschlossenen Maßnahmen. Der Informations­austausch mit internen und externen Stakeholdern wird durch Ihre voraus­schauende Kommunikation sicher­gestellt.
• Erstellung von Präsentationen und Entscheidungs­vorlagen: Sie recherchieren eigen­ständig, entwickeln fundierte Konzept­papiere und erstellen professionelle Präsentationen sowie entscheidungs­reife Vorlagen. Dabei arbeiten Sie eng mit relevanten Beteiligten zusammen, um eine umfassende und präzise Vor­bereitung zu gewähr­leisten.

Diese Position ist ideal für Bewerbende in den ersten Jahren nach Abschluss Ihres Studiums, die ihre Karriere starten oder den nächsten Schritt in ihrer beruflichen Entwicklung gehen möchten. Sie bietet Ihnen die Möglich­keit, sich fachlich als auch persönlich weiter­zuentwickeln und wertvolle Praxis­erfahrung in einem spannenden Arbeits­umfeld zu gewinnen.

Die Position bietet über den Befristungs­zeitraum hinaus eine länger­fristige Perspektive mit weiteren spannenden Aufgaben.

Sie überzeugen durch Ihre Qualifikation auf Master­niveau und ein stark aus­geprägtes analytisches Denk­vermögen. Folgende Kompetenzen zeichnen Sie aus:

• Akademische Qualifikation: Sie haben ein Hochschul­studium auf Master­niveau in Wirtschafts- oder Sozial­wissen­schaften, Wirt­schafts­ingenieur­wesen, einer vergleich­baren Fachrichtung oder das Zweite Juristische Staats­examen erfolgreich abgeschlossen.
• Berufserfahrung und Kenntnisse: Idealerweise verfügen Sie über erste, vorzugs­weise mehrjährige Berufs­erfahrung in einem hochschul­nahen oder administrativen Umfeld. Sehr gute Englisch­kenntnisse und ein sicherer Umgang mit MS Office sowie gängigen IT-Tools runden Ihr Profil ab.
• Fachliche und methodische Kompetenz: Ihre schnelle Auffassungs­gabe erlaubt es Ihnen, komplexe Sach­verhalte systematisch zu durch­dringen und präzise zu analysieren. Ihre konzeptionellen Fähigkeiten und Ihr strategisches Denken setzen Sie gezielt ein, um komplexe Prozesse effizient zu steuern und Prioritäten klar zu definieren.
• Interaktionskompetenz: Sie agieren kooperativ, bauen effektive Schnitt­stellen zu verschiedenen Akteuren auf und lösen Konflikte souverän und konstruktiv. Mit Ihrer klaren Ausdrucks­weise und Über­zeugungs­kraft bereiten Sie Entscheidungs­prozesse professionell vor und präsentieren Ihre Ideen überzeugend
• Personale Kompetenz: Sie übernehmen Verantwortung, arbeiten ziel­orientiert und behalten auch in anspruchs­vollen Situationen den Über­blick. Mit Flexibilität und Ausdauer reagieren Sie auf wechselnde Anforderungen und reflektieren Ihre Arbeit kontinuierlich, um nachhaltige Ergebnisse zu erzielen. Ihr klares Rollen­bewusst­sein ermöglicht es Ihnen, in dieser verantwortungs­vollen Position souverän zu agieren.

Teil bei der einzigen deutschen Exzellenz­universität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervor­ragenden Arbeits­bedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer ziel­gerichteten Einarbeitung sowie breit­gefächerten Weiterqualifizierungs­angeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeits­zeit­modellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeit­angeboten sowie Kinder- und Ferien­betreuungs­angeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat und ein viel­seitiges Angebot in verschiedenen Mensen.

Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.

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