Job Description
Bei der Stiftung Lesen arbeiten heißt: Die Zukunft von Kindern und Jugendlichen mitgestalten und ihnen einen Zugang zu Bildung geben. Wir glauben daran, dass Lesen die zentrale Voraussetzung für Bildung, beruflichen Erfolg, Integration und eine bessere Gesellschaft ist. Wir arbeiten eng mit Bundes- und Landesministerien, Unternehmen, Stiftungen, Verbänden und wissenschaftlichen Einrichtungen zusammen. Die Stiftung Lesen steht unter der Schirmherrschaft des Bundespräsidenten und wird von zahlreichen prominenten Lesebotschafter*innen unterstützt. stiftunglesen.de
Für die Unterstützung unseres Office Managements suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n:
Office Manager*in (m/w/d) in Teilzeit (20 h)
Die Stelle ist (zunächst) auf 2 Jahre befristet.
- Als Office Manager*in sind Sie gemeinsam mit Kolleg*innen erste Ansprechperson nach außen sowie hausintern
- Sie vereinbaren Gespräche und sind für die organisatorische Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen, inkl. Erstellung der Sitzungsunterlagen und Protokolle verantwortlich
- Sie planen und organisieren Meetings, Dienstreisen und koordinieren die Termine der Geschäftsführung
- Die Bearbeitung und zeitliche Überwachung aller Termine des Zentralkalenders sowie die Übernahme der Telefonzentrale gehören ebenfalls zu Ihren Aufgaben
- Eigeninitiativer Aufbau von Beziehungen zu unterschiedlichsten Menschen in Partnerorganisationen und Bearbeitung der Nachverfolgung und/oder Neuanbahnung sowie Pflege von Kontakten
- Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Idealerweise mindestens drei Jahre Berufserfahrung als Office Manager*in oder in einer ähnlichen Position
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie ein sicherer Umgang mit MS Office
- Hohe Affinität, als kommunikative Schnittstelle Themen schnell und effizient zu lösen und damit das Team wirkungsvoll zu unterstützen
- Ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten und überzeugendes Auftreten, Teamgeist, Kreativität, Eigenverantwortung sowie ein hohes Maß an Team- und Kundenorientierung
- Eine strukturierte, strategische und ergebnisorientierte Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, Ihre Aufgaben zu priorisieren
- Eine verantwortungsvolle Position mit eigenen Gestaltungsmöglichkeiten in einem dynamischen, wertschätzenden und kompetenten Team mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen
- Mobiles Arbeiten (40% Homeoffice) und Gleitzeit
- Einen (zunächst) auf 24 Monate befristeten Arbeitsvertrag und 30 Urlaubstage pro Jahr
- Betriebliche Altersvorsorge, Berufsunfähigkeitsversicherung und Gruppenunfallversicherung
- Einen mit öffentlichen Verkehrsmitteln gut erreichbaren Arbeitsplatz in der Mainzer Innenstadt