Job Description
Rezeptionist & Training Administration (m/w/d)
– Training Akademie –
Anstellung ab 01.02.2025 bis 31.03.2026 befristet in Vollzeit (40 Std./Wo.)
Standort: Erlensee bei Hanau
Vertex Professional Services (VPS) ist ein Unternehmen mit mehr als 90 Jahren Erfahrung in der Bereitstellung von Lerndienstleistungen, das jährlich mehr als eine Million Nutzer in über 146 Ländern und 34 Sprachen unterstützt. VPS verfügt über umfassende Erfahrung in Entwicklung und Management von Lernlösungen in verschiedenen Branchen.
In dieser vielseitigen Position als Rezeptionist/Trainingsadministrator (m/w/d) sind Sie das Willkommensgesicht in einer modernen und hellen Automobil-Akademie. Sie sind Teil eines engagierten kleinen, lokalen Teams, welches in internationalem Umfeld agiert und vielseitige administrative Tätigkeiten mit Freude ausführt.
Zusätzlich zählen auch verantwortungsvolle Aufgaben im Bereich der Trainingsadministration zum insgesamt sehr abwechslungsreichen Aufgabenspektrum:
- Empfang von Besuchern, Entgegennahme von Telefonanrufen, Warenannahme
- Ausgabe und Entgegennahme von Fahrzeugpapieren und Schlüsseln für Fahrzeuge
- Grundordnung in der Welcome Area, in Trainingsräumen und im Materiallager gewährleisten
- Verwaltung, Bestellung und Ausgabe von Trainings- und Büromaterialien
- Pflege der trainingsbezogenen Datenbanken, LMS, ServiceNow, JIRA, Excel Tools usw. (User, Dealer, Kurse, Trainer, Räume usw.) und der Ablage (Schriftstücke in Papierform)
- Erstellung von Berichten (aus LMS, BO, Excel) und anderen Quellen
- Beantwortung von Kunden- und Händleranfragen, inkl. 1st Level Support für das LMS
- Management der Online-Kurse, Klassenraumtrainings und Ausbildungsreihen inkl. Telefon- und Mailingaktionen (Auffüllen v. Kursen)
- Unterstützung der Trainer und der Trainingskoordination bei administrativen Aufgaben
- Erledigung von Schriftverkehr (E-Mail, Serienbriefe, Anschreiben, etc.)
- Unterstützung bei der Organisation von Dienstreisen
- Andere allgemeine Administrationstätigkeiten bei Bedarf
- Kaufmännische Ausbildungen wie Industriekaufmann (m/w/d), Kaufmann für Büromanagement (m/w/d), Hotelfachmann (m/w/d) oder Hotelkaufmann (m/w/d).
- Hohes Maß an Kundenorientierung und ausgeprägte Sozialkompetenz
- Freundliches, sicheres und gepflegtes Auftreten
- Ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten
- Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse sowie sichere MS Office Kenntnisse erforderlich
- Organisationsfähigkeit, Teamfähigkeit und Zuverlässigkeit
- Hohe Flexibilität (wechselnde Dienstpläne zwischen 7:30 Uhr bis 18:00 Uhr, montags bis freitags)
- Moderne Arbeitsplätze und eine sehr angenehme Arbeitsumgebung
- Ein einladender, lichtdurchfluteter Empfangsbereich, der unseren Teamgeist und unsere offene Unternehmenskultur widerspiegelt
- Kostenfreie Parkplätze direkt vor Ort sowie eine ausgezeichnete Kantine
- Wettbewerbsfähige Gehälter, die Ihre Leistung wertschätzen
- Ein abwechslungsreiches und herausforderndes Arbeitsumfeld, das Raum für Ihre persönliche und berufliche Weiterentwicklung bietet
- Zusammenarbeit in einem dynamischen, internationalen Team, das durch Vielfalt und Innovation überzeugt
- Eine gründliche Einarbeitung, begleitet von einem erfahrenen Mentor, der Sie mit Rat und Tat unterstützt, um schnell durchzustarten